Para quien lleva la contabilidad de una oficina en España con el Plan General de Contabilidad. La cuenta 621 parece la de «los alquileres», pero se le cuelan facturas ajenas y se olvida lo que la acompaña: la retención.
Equipo de InforcopyPublicado el 11 de noviembre de 2026Normas comprobadas en el BOE y la AEAT el 17 de octubre de 2026
Foto: Dave Dugdale, CC BY-SA 2.0, recortada.
La respuesta corta
La cuenta 621, Arrendamientos y cánones, recoge lo que paga la empresa por usar un bien que no es suyo: el alquiler del local, de una plaza de garaje o de una sala y la cuota del renting de la multifunción. El mantenimiento de lo propio, el tóner, el leasing y lo comprado van a otras cuentas.
Lo esencial
- Es una cuenta de gasto del grupo 6: ni de activo ni de pasivo.
- No van en ella el mantenimiento de lo tuyo (622), el tóner (602 o 629), el leasing ni lo que compras.
- Se carga con cada factura y se vacía al cierre contra la 129.
- El alquiler de un inmueble lleva retención del 19 % y modelo 115, con excepciones.
- El local y la plaza de garaje suelta llevan IVA; la vivienda, no.
Si la cuota de tu multifunción es una de las facturas de tu 621, te decimos por escrito qué incluye el renting antes de que lo renueves.
¿Qué es la cuenta 621 del Plan General de Contabilidad?
621 Arrendamientos y cánones debe cada alquiler129 Resultado del ejercicio al cierre recibe el saldo
Es la cuenta del grupo 6 donde se apunta lo que la empresa paga por usar un bien que no es suyo: los arrendamientos de muebles e inmuebles y los cánones por propiedad industrial ajena.
El Plan General de Contabilidad la define así: «Los devengados por el alquiler o arrendamiento operativo de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa». Manda la palabra operativo: una compra a plazos no es 621.
Los cánones son pagos por usar una marca o una patente ajenas. En una oficina casi nunca aparecen, y por eso la cuenta 621 se lee como la de los alquileres. Es gasto, ni de activo ni de pasivo.
El plan de pymes tiene la misma cuenta con la misma definición. El autónomo que lleva su contabilidad con el plan la usa igual, como contamos en el renting para autónomos; su IRPF, con su asesor.
¿Qué gastos de la oficina van en la cuenta 621?
621 la base debe del alquiler472 el IVA debe si es deducible410 el total haber al arrendador
Los alquileres de lo que usas y no es tuyo: el local, una plaza de garaje, una sala por días y la cuota del renting de la multifunción. La base va a la 621 y el IVA, a la 472.
La prueba es una pregunta: ¿el bien es de otro y lo usas tú? Entonces va a la 621, salvo que el contrato sea una compra encubierta. Si el bien es tuyo, pagas una reparación, una compra o una amortización.
A la 621 se le cuelan facturas con la palabra «alquiler» cerca: el mantenimiento de una multifunción comprada, el tóner suelto o la cuota de un leasing. Prueba con ocho facturas de una oficina:
Cada factura a su clavo
Llegan de una en una ocho facturas de una oficina. Pincha cada una en la cuenta donde la apuntarías; si no es la suya, se suelta y pasa a la buena.
Las ocho facturas, ya en su cuenta Así queda la oficina bien apuntada Con el bloque activo, las facturas llegan de una en una y las cuelgas tú.
Aciertos a la primera8de 8
- Alquiler del local Inmueble ajeno en uso
- Cuota del renting de la multifunción Bien mueble ajeno en uso
- Alquiler de una sala para un curso Inmueble ajeno, aunque sea un día
- Mantenimiento de la multifunción propia Conservación de un bien propio
- Licencia anual de un programa o 621629 o 621: el plan no la nombra
- Tóner comprado aparte o 629602 o 629, según lleves el material
- Ordenador comprado217, inmovilizado: se amortiza
- Cuota de un leasing Activo y deuda: 174, 524 y 662
Pincha la factura en su clavo La prueba es una pregunta: ¿el bien es de otro y lo usas tú? Entonces es 621.
Cuentas del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), con la definición literal de su quinta parte y de la norma de registro 8.ª. Donde valen dos, las dos son defendibles y la elige quien lleva tu contabilidad. Referencia orientativa: no sustituye a tu asesor.
La cuota del renting es la que más conceptos mezcla: cuota, exceso de copias y mantenimiento, cada uno con su cuenta. Lo contamos línea a línea en cómo se contabiliza el renting de una impresora.
¿Qué gastos parecidos no van en la 621 y adónde van?
217 el equipo debe si es un leasing174 y 524 la deuda haber con la financiera662 los intereses debe cada cuota
El mantenimiento de lo propio va a la 622; el tóner, a la 602 o a la 629; una licencia anual, a la 629 o a la 621; el leasing y lo comprado, al balance; y la fianza no es gasto.
| Gasto | Cuenta | Lo que dice el plan | Por qué no es la 621 |
|---|---|---|---|
| Mantenimiento de la multifunción propia | 622 | «Los de sostenimiento de los bienes comprendidos en el grupo 2» | El equipo es tuyo. Si lo tienes en renting, mira qué incluye el renting con mantenimiento incluido. |
| Tóner comprado aparte | 602 o 629 | Cuenta 328: «salvo que la empresa opte por considerar que el material de oficina adquirido durante el ejercicio es objeto de consumo en el mismo» | Es un consumible que compras, no el uso de un bien ajeno. Lo que cuesta tenerlo a mano lo vemos en gestión de consumibles; hay contratos de renting con tóner incluido. |
| Licencia anual de un programa | 629 o 621; 206 si es de varios ejercicios | Cuenta 206: «el derecho al uso de programas informáticos»; cuenta 621: cánones de «propiedad industrial» | El plan no la nombra: las dos lecturas valen y la elige tu contabilidad. |
| Cuota de un leasing | Al balance: el equipo al activo, la deuda a la 174 y la 524, los intereses a la 662 | Norma 8.ª: «registrará un activo y un pasivo financiero por el mismo importe» | Es un arrendamiento financiero: en contabilidad, una compra financiada. |
| Ordenador comprado | 217 | «Ordenadores y demás conjuntos electrónicos» | Es tuyo: se amortiza. |
| Fianza del local | 260 o 565 | Fianzas constituidas a largo o a corto plazo | No es gasto: se entrega en garantía y se recupera. |
Cuentas del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), con la definición literal de su quinta parte y de la norma 8.ª. Donde hay dos, la elige quien lleva tu contabilidad. Las que se te suelten en el bloque de arriba se marcan aquí.
El que más confunde es el leasing. Según la norma 8.ª, si se transfieren «sustancialmente todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad», el equipo va al activo y la deuda al pasivo. La cuota no toca la 621.
Lo comprado sigue ese camino: el ordenador o la multifunción que compras en propiedad van al inmovilizado y pasan a gasto con la amortización de los equipos. Donde el plan deja elegir, elige una cuenta y úsala siempre.
¿La cuenta 621 va al debe o al haber? El año en la cuenta
129 Resultado del ejercicio debe 2.358,96621 Arrendamientos y cánones haber 2.358,96
Al debe. Cada alquiler se carga en la 621 cuando se devenga, con abono a la 410 o al banco. Al haber solo pasa al cierre, cuando el saldo se lleva a la 129, o cuando una rectificativa corrige un cargo.
El plan lo dice para todo el grupo 6: sus cuentas «se abonan, al cierre del ejercicio, con cargo a la cuenta 129». La 621 empieza el año a cero y lo termina a cero. Lleva un año con la cuota de un renting:
El año en la 621
Lleva la cuenta en T de un renting mes a mes. En marzo llega una factura duplicada; en abril, su rectificativa, y tú decides dónde apuntarla. En diciembre, regulariza.
Llega la rectificativa de la factura duplicada de marzo, por 196,58. ¿Dónde la apuntas?
621 Arrendamientos y cánones
Debe
- Enero Ene196,58
- Febrero Feb196,58
- Marzo Mar196,58
- Marzo, duplicada Mar dup.196,58
- Abril Abr196,58
- Mayo May196,58
- Junio Jun196,58
- Julio Jul196,58
- Agosto Ago196,58
- Septiembre Sep196,58
- Octubre Oct196,58
- Noviembre Nov196,58
- Diciembre Dic196,58
Haber
- Abril, rectificativa Abr rect.196,58
- Cierre, a la 129 A la 1292.358,96
Suma del debe2.555,54
Suma del haber2.555,54
Saldo deudor de la 6210,00 Regularizada: la cuenta empieza el año siguiente a cero.
129 Resultado del ejercicio 2.358,96 · a 621 Arrendamientos y cánones 2.358,96 Con la rectificativa en el haber, el debe suma 2.555,54 y el haber 196,58 antes de regularizar. Restada en el debe, el debe sumaría 2.358,96 y el haber nada. El saldo que va a la 129 es 2.358,96 en los dos casos.
Importes de ejemplo: la cuota es la de un contrato real de renting publicado, 196,58 euros al mes. El Plan General de Contabilidad no dice cómo se apunta una rectificativa en una cuenta de gasto: las dos formas dejan el mismo saldo. Las sumas se hacen en tu navegador.
La rectificativa es lo delicado: el plan no dice cómo se apunta en una cuenta de gasto. En el haber se ven el error y su arreglo; restada en el debe, no queda rastro.
Guarda la factura mala y su rectificativa juntas, el tiempo que explicamos en cuánto tiempo hay que guardar las facturas.
Si pagas un alquiler por adelantado y una parte es del año siguiente, al cierre esa parte sale de la 621 y pasa a la 480, Gastos anticipados.
¿Lleva retención el alquiler del local? Su asiento en la cuenta 621
621 1.000,00 debe la base472 210,00 debe el IVA4751 190,00 haber la retención410 1.020,00 haber al arrendador
Sí, en general. Quien paga el alquiler de un inmueble urbano para su negocio retiene el 19 % de la base, sin IVA, lo apunta en la 4751 y lo ingresa con el modelo 115. También entre empresas, salvo excepciones.
La cuenta contable del alquiler del local es la 621, pero su asiento lleva una línea más: la retención. Con una base de 1.000 euros (ejemplo), el IVA es de 210, la retención de 190 y al arrendador le pagas 1.020.
Retienes por el Reglamento del IRPF si el arrendador es una persona física y por el del Impuesto sobre Sociedades si es una sociedad. Entre empresas también se retiene. Cambia quién te alquila y qué:
¿Quién te alquila?
Cambia qué alquilas y a quién se lo alquilas. El recibo se reescribe con o sin retención, con el modelo que toca y con el artículo que lo dice.
Alquiler del local
Base1.000,00
IVA, 21 %210,00
Retención, 19 %190,00
Pagas al arrendador1.020,00
Con retención Con retención del 19 %, también entre empresas
- Modelo
- Modelo 115 en cada periodo y resumen anual en el 180
- Lo dice
- Reglamento del IS, art. 60.1.e, y Ley del IS, art. 128.6.a
- Asiento
- 621 1.000,00 debe · 472 210,00 debe · 4751 190,00 haber · 410 1.020,00 haber
Con 80 euros al mes, 960 al año, ya pasaría de 900: retención de 15,20 euros al mes.
| Una persona física | Una sociedad | Una empresa que acredita que no se le retiene | |
|---|---|---|---|
| Alquiler del local | Retención 19 % · 115 | Retención 19 % · 115 | Sin retención · si lo acredita |
| Plaza de garaje | Sin retención · 900 € | Sin retención · 900 € | Sin retención · 900 € |
| Cuota del renting | Retención 19 % · 123 | Sin retención | Sin retención |
¿La cuota de tu multifunción es una de las facturas de tu 621? Te la presupuestamos con cada línea explicada. Pide presupuesto de renting ¿Qué equipo necesito?
Referencia orientativa con importes de ejemplo, calculada en tu navegador. Los 900 euros suman todo lo que pagas al mismo arrendador en el año. En Ceuta y Melilla la retención se reduce; en Canarias no hay IVA sino IGIC, y los territorios forales tienen su propio impuesto de sociedades. Lo confirma tu asesor. Inforcopy alquila equipos en renting: por eso te enseñamos también cuándo no hay retención.
Un inmueble se libra en tres casos: si lo pagado al mismo arrendador no pasa de 900 euros al año, si el arrendador acredita que tributa en el grupo 861 del IAE sin cuota cero, o si es vivienda para empleados.
La retención se declara con el modelo 115 y se resume en el modelo 180; la de un bien mueble alquilado a una persona física, con el modelo 123. El certificado del exonerado se guarda con la documentación de la empresa.
¿La cuenta 621 lleva IVA?
621 70,00 debe plaza de garaje472 14,70 debe IVA del 21 %410 84,70 haber sin retención
No: la 621 recoge la base, y el IVA soportado va a la 472 si es deducible. El alquiler del local y el de una plaza de garaje suelta llevan IVA del 21 %; el de una vivienda está exento.
La exención está en el artículo 20 de la Ley del IVA: viviendas y «los garajes y anexos accesorios a las viviendas» alquilados con ellas. Una plaza alquilada aparte para el coche de la empresa no entra.
Si tu actividad no te deja deducir ese IVA, el que no se deduce se suma al gasto de la 621.
La cuota del renting va a la 621; el resto de su factura, no siempre
621 196,58 debe la cuota472 41,28 debe el IVA410 237,86 haber sin retención
La cuota de una multifunción en renting es un arrendamiento operativo: va a la 621 con su IVA y, con una sociedad, sin retención. El exceso de copias y la última factura, en contabilizar el renting y qué mirar en el contrato.
Lo que haríamos nosotros con la 621 de una oficina
Lo que haríamos nosotros
Abriríamos una subcuenta de la 621 por contrato: local, garaje, renting. Con tres líneas en el mayor se ve si falta una cuota o sobra una, y al cierre cada una se cuadra con su contrato.
Pediríamos la retención del local en una línea aparte de la factura, y al arrendador exonerado, el documento que lo acredita. Y miraríamos la 621 en noviembre: una duplicada se arregla mejor con el trimestre abierto.
Con lo que no estamos de acuerdo
Circulan asientos con la retención del alquiler en el debe. La 4751 es una deuda con Hacienda que «se abonará al devengo del tributo»: va al haber. Tampoco acompaña siempre a la 621: el renting con una sociedad no lleva retención.
Lo que no sabemos
No hemos encontrado una consulta del ICAC sobre la cuenta de una licencia anual de programa. Por eso esa factura tiene dos clavos en el bloque. Si aparece una, lo cambiaremos y lo diremos.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta 621
Ni una cosa ni otra: es una cuenta de gasto del grupo 6. No va al balance sino a la cuenta de pérdidas y ganancias, y al cierre del ejercicio su saldo pasa a la 129. Lo que sí está en el balance es la deuda con el arrendador, en la 410, mientras no la pagas.
Se carga en el debe cada vez que se devenga un alquiler o un canon, normalmente con abono a la 410 o al banco. Al haber solo va al cierre, cuando su saldo pasa a la 129, o para corregir un cargo, por ejemplo con una factura rectificativa.
No: la 621 recoge la base y el IVA soportado deducible va a la 472. El alquiler de un local y el de una plaza de garaje suelta llevan IVA del 21 %; el de una vivienda está exento. Si el IVA no se puede deducir, se suma al gasto.
Sí. El Reglamento del Impuesto sobre Sociedades obliga a retener en el alquiler de inmuebles urbanos aunque el arrendador sea una sociedad, con el 19 % de la base sin IVA. No se retiene si lo pagado al mismo arrendador no pasa de 900 euros al año o si el arrendador acredita que está exonerado.
No. La llevan los de inmuebles urbanos, con excepciones (900 euros al año, arrendador del grupo 861 del IAE que lo acredita, vivienda para empleados), y los de bienes muebles cuando el arrendador es una persona física. El renting de una multifunción con una sociedad no lleva retención.
El Plan General de Contabilidad no la nombra. Si es el derecho de uso de un programa durante varios ejercicios, va al inmovilizado intangible, en la 206, y se amortiza. Si es una licencia anual que se renueva, la lectura más común es la 629, aunque hay quien la lleva a la 621. Lo decide quien lleva tu contabilidad.
La 621 es para el uso de un bien ajeno: alquileres y arrendamientos operativos, y cánones de propiedad industrial. La 629 recoge los servicios que no caben en ninguna otra cuenta del subgrupo 62, como los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas o los viajes del personal.
¿Renuevas el equipo de la oficina? Te damos el presupuesto de renting con cada línea de la factura explicada, para que sepas qué va a la 621 antes de firmar.
Presupuesto de renting de multifunción, sin compromiso. Tu contabilidad la sigue llevando tu gestoría: nosotros ponemos el equipo y una factura que se entiende.
Si llevas la contabilidad de una oficina
Escrito por el equipo de Inforcopy (INFORCOPY SISTEMAS, S.L.), que desde 1995 vende, alquila y mantiene fotocopiadoras e impresoras multifunción Sharp y Epson desde sus sedes de Alcorcón, Toledo, Ciudad Real y Cuenca. No llevamos contabilidades: ponemos las máquinas cuya cuota acaba en la 621. Normas comprobadas en el BOE y en la sede de la AEAT el 17 de octubre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor.
