Qué es un backup y qué no: sincronizar, espejo y papelera

Un backup es una copia de seguridad: un duplicado de tus archivos guardado en otro soporte para recuperarlos si el original se pierde, se borra o se estropea.

La RAE lo define como «duplicado de un archivo informático que se guarda en previsión de la pérdida o destrucción del original», y en su Diccionario panhispánico de dudas pide decir copia de seguridad en lugar del anglicismo. En América se dice también respaldo.

INCIBE, el instituto nacional de ciberseguridad, añade en su guía de copias de seguridad para el empresario la condición que importa: la información se duplica «de un soporte a otro». Si la copia vive en el mismo disco que el original, cae con él.

Para qué sirve un backup: para volver a un estado anterior. Al de anoche, si alguien guardó encima un presupuesto con datos malos; al de la semana pasada, si un programa malicioso cifró la carpeta. Si no puede volver atrás, no es una copia.

Importa más cuando la oficina ya no tiene papel. Si has digitalizado las facturas o los documentos, la copia es lo único que queda si el disco falla, y hay que guardar las facturas durante años, igual que buena parte de la documentación de la empresa.

No. Sincronizar mantiene dos sitios iguales: lo que cambias en tu ordenador cambia en la nube a los pocos segundos, también cuando lo que cambias es un error.

Es lo que hacen OneDrive o Google Drive con la carpeta de la oficina, y está bien para trabajar desde dos sitios. Pero si guardas encima un archivo, lo borras o un programa lo cifra, el cambio viaja igual que uno bueno.

INCIBE lo advierte en su guía sobre el ransomware: la copia en la nube «se sincroniza continuamente» y conviene «desactivar la sincronización persistente».

El matiz que casi nadie cuenta: una carpeta sincronizada sí puede devolverte un archivo, pero no por sincronizar, sino porque el servicio guarda versiones.

En OneDrive, el historial de versiones se conserva 30 días, y en una cuenta de empresa el administrador puede haberlo desactivado.

Los suscriptores de Microsoft 365 tienen además Restaurar su OneDrive, que deshace lo ocurrido en los últimos 30 días si algo se borró, se sobrescribió o se infectó. Es una red útil, pero dura un mes y vive en la misma cuenta.

No. Un disco en espejo, o RAID 1, escribe lo mismo en dos discos a la vez: si uno se rompe, el otro sigue, pero si borras un archivo, desaparece de los dos.

INCIBE lo llama «copia de seguridad en espejo» y deja por escrito su mayor desventaja: «si borramos un archivo accidentalmente también lo estaremos borrando de la copia de seguridad». Lo mismo pasa con un archivo sobrescrito o cifrado.

Lo llevan muchos servidores y NAS de oficina, y cumple su función: que la avería de un disco no pare a nadie. Por eso decimos que el espejo protege de una avería, no de una equivocación.

Si en tu oficina hay un NAS con dos discos, seguramente están en espejo. Te sirve como almacén compartido, pero necesita una copia aparte que no vea los cambios al instante, en otro disco o fuera de la oficina.

No. La papelera solo guarda lo que se borra de cierta manera y durante un tiempo; no recibe un archivo sobrescrito ni uno cifrado, y se vacía sola.

La papelera de Windows guarda lo que borras con la tecla Suprimir. Con Mayúsculas y Suprimir, Microsoft lo dice en su lista de métodos abreviados: el elemento se elimina «permanentemente», sin moverlo a la papelera.

Si tienes activado el Sensor de almacenamiento, Windows la vacía solo, con el plazo que elijas. En la nube, cada servicio pone el suyo.

La papelera, por tanto, es un plazo, no un archivo: sirve para deshacer un borrado reciente, y nada más. Si lo que perdiste lo estropeó un error al guardar, la papelera ni se enteró.

Lo sabes cuando has recuperado algo con ella. Tres comprobaciones lo dicen en un cuarto de hora: abrir un archivo en otro ordenador, mirar la fecha de la última copia terminada y ver si entra la base de datos del programa de gestión.

La guía de INCIBE lo pide sin rodeos: hay que «programar periódicamente pruebas de restauración de las copias», y su página de copias de seguridad para ciudadanos insiste en verificar que se puedan restaurar. Una copia que nadie ha restaurado es una suposición.

La prueba completa, paso a paso, está en la guía de copias de seguridad para empresas. Aquí basta con saber si lo que tienes es una copia o solo lo parece.

Lo que más se escapa es la base de datos del programa de gestión o de contabilidad, que a menudo no está en la carpeta de documentos. Le pasa lo mismo a la configuración de las impresoras, que contamos en copias de seguridad de impresoras.

Esta revisión encaja en las labores periódicas de mantenimiento informático, como tener los equipos al día y fuera de Windows 10, que ya no tiene soporte. No lleva más de un cuarto de hora.