¿Cuándo fue tu última copia que se pudo restaurar?
Última restauración de prueba
Casi todas las oficinas saben contestar cuándo se hizo la última copia. Muy pocas saben contestar a esto.
Foto: Shixart1985, CC BY 2.0.
Las copias de seguridad para empresas se deciden con tres números que no da ninguna norma: cada cuánto se copia, cuánto se guardan las versiones y cada cuánto se comprueba que restauran.
La respuesta corta
Una empresa necesita dos copias de seguridad además del original, en dos soportes distintos y una de ellas fuera de la oficina. Cada cuánto se hacen lo decide el trabajo que te puedes permitir perder. Y solo sirven si alguna vez has restaurado un archivo con ellas.
Lo esencial
- La regla que recomienda INCIBE son tres copias contando el original, en dos soportes distintos y con una fuera de la empresa.
- Una copia conectada al ordenador cae con el mismo suceso que el original: ransomware, robo o incendio.
- Copiar solo los viernes es aceptar perder hasta cinco días de trabajo. Con copia cada noche, el máximo es un día.
- Sin versiones antiguas no se recupera un daño que se descubre tarde: para entonces ya está copiado encima.
- El Reglamento de Protección de Datos no da ningún número: pide poder restaurar «de forma rápida» y comprobar con regularidad que las medidas funcionan.
¿De qué te protege una copia de seguridad, y de qué no?
Te devuelve los datos después de un borrado, una avería, un robo, un incendio o un cifrado por ransomware. No evita ninguno de los cinco: la copia, dice INCIBE, no protege del ataque, garantiza poder recuperar la información.
Parte de incidenciasCaso de ejemplo, no un cliente real
- Suceso
- Se avería el disco del ordenador de administración, un martes por la mañana.
- Qué se perdió
- Todo el trabajo hecho desde la última copia.
- Qué lo habría evitado
- Una copia en otro soporte, hecha la noche anterior.
La política de copias de seguridad de INCIBE para pymes enumera lo que deja a una oficina sin datos: robos, incendios, inundaciones, fallos eléctricos, rotura del dispositivo, virus y borrados accidentales.
Lo que decide si los recuperas no es cuántas copias tienes, sino si el mismo suceso alcanza a la vez al original y a la copia. Es lo que el Esquema Nacional de Seguridad pide evitar.
Lanza el desastre
Marca tus copias y pulsa un sucesoMarca dónde tienes hoy tus copias, las que sean, y lanza cada uno de los cinco sucesos. Debajo verás qué soporte queda en pie y si recuperas los datos. El original está en el ordenador o en el servidor de la oficina, y cae en los cinco.
Dónde tienes hoy las copias
Lanza un suceso
Sin suceso lanzado Marca tus copias y pulsa uno
- Aquí aparecerá qué le pasa a cada copia que hayas marcado.
Elige y lanza
El veredicto sale de la mejor copia que siga en pie después del suceso.
Los cinco sucesos
- Incendiosin lanzar
- Borradosin lanzar
- Ransomwaresin lanzar
- Averíasin lanzar
- Robosin lanzar
| Suceso | Sin copia | Disco USB conectado | NAS en la oficina | La nube |
|---|---|---|---|---|
| Incendio | Cae | Cae | Cae | Aguanta |
| Borrado por error | Cae | Aguanta | Aguanta | Depende |
| Ransomware | Cae | Cae | Depende | Depende |
| Avería del disco | Cae | Aguanta | Aguanta | Aguanta |
| Robo | Cae | Cae | Depende | Aguanta |
Simplificación para una oficina pequeña, con las guías de copias de seguridad y de ransomware de INCIBE y el Esquema Nacional de Seguridad detrás de cada casilla. Un sistema real tiene matices: lo que cuenta es si el mismo suceso alcanza a la vez al original y a la copia. «Aguanta» supone una copia programada, no un espejo ni una carpeta sincronizada.
De los 55.411 casos de código malicioso que gestionó INCIBE en 2025, 392 fueron de ransomware. Son los que atendió su equipo, no todos los de España: para justificar una copia no hace falta asustar.
¿Cuántas copias de seguridad necesita una empresa?
Dos además del original, en dos soportes distintos y con una fuera de la oficina: es la regla 3-2-1 de las copias de seguridad. Cuando lo que preocupa es el ransomware, INCIBE sube la cuenta a tres copias además del original.
Parte de incidenciasCaso de ejemplo, no un cliente real
- Suceso
- Alguien borra una carpeta compartida un viernes a última hora.
- Qué se perdió
- Los presupuestos del año, y nadie lo nota hasta el lunes.
- Qué lo habría evitado
- Una copia programada en un segundo soporte.
La guía de copias de seguridad de INCIBE lo dice con tres cifras: mantener 3 copias de cualquier fichero importante, el original y 2 copias; en 2 soportes distintos; con 1 copia fuera de la empresa.
El propio INCIBE da dos respuestas. En su guía de ransomware pide «al menos tres copias de seguridad actualizadas y en distintos soportes», que son cuatro contando el original.
No es una contradicción, es un cambio de riesgo: contra un borrado bastan dos copias; contra un ataque que va a por ellas, la tercera queda fuera de su alcance.
| Soporte | Aguanta | No aguanta | Con qué condición |
|---|---|---|---|
| Disco USB conectadoEl que vive enchufado al equipo | Borrado por error y avería del disco original | Ransomware, robo e incendio | Solo cuenta como segundo soporte si se desconecta entre copias |
| NAS en la oficinaEl servidor de archivos en red | Borrado, avería y, con suerte, el robo | Incendio e inundación del local | Bajo llave y fuera de la vista, con versiones y sin estar montado como unidad de red |
| La nubeCopia contratada fuera de la empresa | Avería, robo e incendio | Nada, si lo que hay es solo una carpeta sincronizada | Que guarde versiones anteriores y que la sincronización continua esté desactivada |
Cómo leer esta tabla: resumen para una oficina pequeña, con las guías de INCIBE y el Esquema Nacional de Seguridad detrás de cada casilla. Es la tabla del simulador, girada.
Si prefieres que lo revise alguien, esto es lo que hace un servicio de mantenimiento informático: mirar qué se copia, desde dónde y cada cuánto antes de tocar nada.
¿Dónde se guardan las copias de seguridad de la oficina?
Al menos una fuera del edificio y al menos una que el equipo infectado no pueda alcanzar. Sincronizar una carpeta no es tener una copia, y un espejo tampoco: los dos replican el borrado.
Parte de incidenciasCaso de ejemplo, no un cliente real
- Suceso
- Un ransomware cifra el equipo de un puesto, un lunes por la mañana.
- Qué se perdió
- El equipo y la carpeta de red que tenía montada como unidad.
- Qué lo habría evitado
- Una copia con versiones que ese equipo no pudiera tocar.
La guía de ransomware de INCIBE explica por qué el sitio importa: algunas variedades cifran, además del equipo infectado, los dispositivos de almacenamiento conectados, los compartidos en red que tenga asociados y los servicios en la nube que estén mapeados.
De ahí salen las dos reglas del sitio: una copia lejos del edificio, que sobrevive al incendio, y una copia que el equipo no pueda escribir, que sobrevive al cifrado.
| Lo que muchas oficinas llaman copia | Qué pasa cuando borras o se cifra | Cuándo sí sirve |
|---|---|---|
| Carpeta sincronizadaLa nube montada como una carpeta más | El cambio viaja al otro lado: si el archivo se borra o se cifra aquí, se borra o se cifra allí | Cuando el servicio guarda versiones anteriores y la sincronización continua está desactivada |
| Espejo o RAID 1Dos discos escribiendo lo mismo | «Si borramos un archivo accidentalmente también lo estaremos borrando de la copia de seguridad», avisa INCIBE | Nunca como copia. Protege de que falle un disco, no de un error humano ni de un cifrado |
| La papelera del servicioLo borrado, recuperable un tiempo | Guarda lo borrado durante un plazo limitado y no guarda lo que se sobrescribe | Como red de seguridad de unos días, nunca como conservación de versiones |
Cómo leer esta tabla: las tres son herramientas útiles y ninguna es una copia por sí sola. Las dos primeras filas salen de las guías de INCIBE.
La copia que sale de la oficina va cifrada: protege los datos en caso de robo, dice INCIBE. Y su lista de control pide algo más terrenal: nada de guardar en casa copias con datos de clientes.
Del dato de la oficina se olvida siempre una parte: lo que se escanea a una carpeta de red es dato como cualquier otro, igual que los buzones de impresión segura o lo que deja un escaneo masivo.
¿Cada cuánto hay que hacer copias de seguridad?
Lo decide el trabajo que puedes permitirte rehacer, no la costumbre. El «mínimo semanal» que muchas oficinas siguen aplicando viene de un reglamento de 2007 que ya no vale por sí solo.
Parte de incidenciasCaso de ejemplo, no un cliente real
- Suceso
- El disco del servidor falla un viernes por la tarde.
- Qué se perdió
- Cinco días, porque la última copia era la del viernes anterior.
- Qué lo habría evitado
- Una copia automática cada noche.
El reglamento de la antigua ley de protección de datos obligaba a copias de respaldo «como mínimo semanal» y a verificar los procedimientos cada seis meses. De ahí viene el viernes de media España.
La AEPD avisa de que aquel esquema «no seguirá siendo válido de forma automática» con el Reglamento europeo. Lo que se exige ahora es poder restaurar de forma rápida. Ningún número.
INCIBE lo traduce a algo usable: el tiempo máximo que la empresa asume perder. Si decides que son ocho horas, hay que copiar más a menudo que eso. En una oficina se piensa mejor en días de trabajo.
Programa la copia
Enciende los días que copiasCada interruptor es una copia automática que se lanza esa noche, al cierre. La tira enseña cuánto trabajo perderías si la avería llegase ese día por la tarde, antes de la copia. Arranca como arrancan muchas oficinas: solo el viernes.
- Lsin copia0días
- Msin copia0días
- Xsin copia0días
- Jsin copia0días
- Vcopia0días
- Ssin copia0días
- Dsin copia0días
Cada barra son los días de trabajo que habría que rehacer si el disco fallase ese día al cierre.
Pérdida máxima
Hasta 5 días
de trabajo, prácticamente una semana
El peor día para una avería
El viernes por la tarde
Justo antes de la copia de esa noche.
| Días con copia | Pérdida máxima | Peor día |
|---|---|---|
| Solo el viernes | 5 días de trabajo | El viernes |
| Solo el lunes | 5 días de trabajo | El lunes |
| Martes y jueves | 3 días de trabajo | El martes |
| Lunes, miércoles y viernes | 2 días de trabajo | El miércoles y el viernes |
| De lunes a viernes | 1 día de trabajo | Cualquiera de los cinco |
| Los siete días | 1 día de trabajo | Cualquiera de los cinco laborables |
Supone una oficina que trabaja de lunes a viernes y una copia que termina bien cada noche marcada. El cálculo se hace en tu navegador. Es la idea de punto de recuperación de la guía de INCIBE, contada en días de trabajo en lugar de en siglas.
Copiar solo los lunes pierde lo mismo que copiar solo los viernes, cinco días, pero cambia el día malo. Y el fin de semana no mejora nada si la oficina no abre.
| Tipo | Qué copia | Qué hace falta para restaurar |
|---|---|---|
| Completa | Todos los datos del sistema, cada vez | Solo esa copia. Es la más fácil de recuperar y la que más espacio y tiempo ocupa |
| Incremental | Lo que ha cambiado desde la copia anterior, sea del tipo que sea | La última completa y todas las incrementales posteriores, en orden |
| Diferencial | Todo lo que ha cambiado desde la última copia completa | Dos copias: la última completa y la última diferencial |
| En espejo | Una copia exacta y en tiempo real de los datos | Nada que restaurar, está ahí. Pero no guarda lo que borras: el borrado se replica |
Cómo leer esta tabla: definiciones de la guía de INCIBE, que propone para una pyme una copia completa semanal con incrementales o diferenciales diarias.
¿Cuánto tiempo se guardan las copias, y cómo compruebo que sirven?
INCIBE da un modelo orientativo: copias diarias, las semanales durante un mes y la última de cada mes durante un año. Y una copia solo cuenta de verdad el día que has restaurado un archivo con ella.
Parte de incidenciasCaso de ejemplo, no un cliente real
- Suceso
- Se descubre hoy que un archivo se cifró hace tres semanas.
- Qué se perdió
- El archivo bueno, si solo se guardan siete días de versiones.
- Qué lo habría evitado
- Una conservación escalonada, con versiones de meses anteriores.
El modelo que publica INCIBE cabe en cuatro líneas: copias incrementales diarias, copias totales una vez a la semana, conservación de las totales durante un mes y la última copia del mes durante un año.
Parece un lujo y es lo contrario: ocupa poco y salva del daño que se descubre tarde, cuando las versiones recientes ya tienen encima el archivo estropeado.
Restaura un archivo
Elige la retención y pide un archivoTres archivos que ya no están como deberían y una copia que se hace cada noche. Cambia cuánto tiempo guardas versiones y pide cada archivo: la consola busca la versión que hace falta y responde.
Consola de restauración Retención: 7 días
- Tarifas_2026.xlsx Se cifró hace tres semanas; se descubre hoy
- Contrato_cliente.docx Borrado ayer por la tarde
- Plantilla_presupuesto.docx Sobrescrita hace cinco meses sin darse cuenta
Elige cuánto tiempo guardas versiones y pulsa «Restaurar» en uno de los tres archivos.
| Archivo perdido | 7 días | 30 días | 12 meses |
|---|---|---|---|
| Borrado ayer | Recuperado | Recuperado | Recuperado |
| Cifrado hace tres semanas | No existe | Recuperado | Recuperado |
| Sobrescrito hace cinco meses | No existe | No existe | A medias |
Ejemplo con una copia cada noche. Con 7 y con 30 días se guarda una versión por noche durante ese tiempo. Con 12 meses se aplica el modelo orientativo de la guía de INCIBE: diarias, las semanales un mes y la última de cada mes durante un año. Tu programa puede conservar de otra manera: míralo en su configuración. Los nombres de archivo son ejemplos de oficina, no de ningún cliente.
Cómo se prueba una restauración en una oficina pequeña
No hace falta un simulacro. El Esquema Nacional de Seguridad pide probar los procedimientos con regularidad, y eso cabe en veinte minutos una vez al trimestre.
- Elige un archivo de trabajo cualquiera, mejor uno pesado, y pide su versión de hace un mes.
- Restáuralo en otra carpeta, nunca encima del original.
- Ábrelo y comprueba que el contenido está completo, no solo que el archivo existe.
- Apunta la fecha, quién lo hizo y cuánto tardó, que es el registro que pide INCIBE.
- Repite con un archivo que esté en la nube y con otro que esté en el servidor.
Lo que se descubre ahí es lo importante: nadie sabe la contraseña del panel, la copia lleva meses fallando en silencio o bajar los datos tarda dos días.
Y aquí INCIBE deja tres huecos en su lista de control para pymes. Son los tres números de este artículo, y los pone cada empresa:
- Las copias de seguridad se realizan cada .
- Conservas las copias de seguridad durante .
- Compruebas cada la fiabilidad de las copias verificando que pueden restaurarse.
Las tres frases están copiadas literalmente de esa lista. Lo único que la guía da cerrado es el dónde: al menos una copia completa fuera de la organización.
Lo que haríamos nosotros con las copias de una oficina
Lo que haríamos nosotros
Copia automática al cierre, de lunes a viernes. Una en la oficina, que restaura rápido un archivo borrado, y otra fuera con versiones, que es la que aguanta el incendio y el cifrado.
La conservación, escalonada como la de INCIBE. Y una restauración de prueba en el calendario cada trimestre: nunca dejaríamos pasar seis meses, que era el plazo de 2007 y nos sigue pareciendo el mínimo.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con elegir el programa antes que los tres números. Y con llamar copia a una carpeta sincronizada: es comodísima para trabajar y replica lo que le pase al original.
Tampoco usamos las cifras que circulan sobre empresas que cierran tras perder sus datos: hemos leído catorce páginas sobre esto y las más repetidas no llevan ninguna fuente detrás.
Lo que no sabemos
Cuánto tardarías en bajar tu copia de la nube con la línea que tienes. INCIBE avisa de que restaurar depende de la conexión, pero el número real solo se sabe probándolo una vez.
¿Es obligatorio hacer copias de seguridad?
El Reglamento de Protección de Datos no nombra las copias de seguridad ni una sola vez. Lo que exige es poder restaurar los datos personales «de forma rápida» y verificar con regularidad que las medidas funcionan.
Ninguna norma en vigor dice cada cuánto hay que copiar ni cuánto conservar: fijan el resultado y dejan el número a cada empresa, según el riesgo de lo que trate.
| Norma | Qué exige, literal | A quién |
|---|---|---|
| RGPD, art. 32.1.c | «La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico» | A cualquier empresa que trate datos personales |
| RGPD, art. 32.1.d | «Un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas» | La misma, y obliga a probar, no solo a tener contratada la copia |
| AEPD, guía de brechas | El riesgo «se considerará mitigado cuando exista un plan de recuperación que incluya una copia actualizada y recuperable de los datos» | Criterio de la autoridad cuando hay que valorar una brecha |
| ENS, medida mp.info.6 | «Al menos, una de las copias de seguridad se almacenará de forma separada en lugar diferente» y los procedimientos «deben probarse regularmente» | Sector público y empresas que le prestan servicios |
Citas literales del Reglamento europeo, de la guía de brechas de la AEPD y del Esquema Nacional de Seguridad, comprobadas el 21 de septiembre de 2026.
Si los datos quedan inaccesibles hay brecha de disponibilidad, y notificarla tiene plazo: 72 horas desde que se tiene constancia. Esa decisión la toma tu delegado de protección de datos, no un artículo de blog.
En asesorías, gestorías y notarías el cálculo es el mismo con más datos de terceros encima de la mesa. En ayuntamientos y colegios manda, además, el Esquema Nacional.
Preguntas frecuentes sobre copias de seguridad para empresas
INCIBE distingue cuatro. La completa copia todos los datos cada vez. La incremental copia solo lo que ha cambiado desde la copia anterior. La diferencial copia todo lo que ha cambiado desde la última completa. Y la copia en espejo replica en tiempo real, por lo que también replica lo que borras. Lo habitual en una oficina pequeña es una completa semanal combinada con incrementales o diferenciales diarias.
No recomendamos ninguno, entre otras cosas porque el programa importa menos que lo que le vas a exigir: que copie solo con la frecuencia que has decidido, que guarde versiones antiguas durante el tiempo que has decidido y que te deje restaurar un archivo suelto para probarlo. INCIBE mantiene un catálogo público de empresas y soluciones de ciberseguridad donde buscar proveedor.
Vale como uno de los dos soportes, no como la única copia. Si vive enchufado al ordenador, cae con el mismo ransomware, el mismo robo y el mismo incendio que el original. Cuenta de verdad cuando se desconecta entre copias, se guarda bajo llave y hay además otra copia fuera de la oficina.
Es la mejor copia contra el incendio y el robo, porque no está en el edificio. Y es la peor si lo que hay es una carpeta sincronizada, porque el borrado y el cifrado viajan con ella. INCIBE recomienda desactivar la sincronización persistente y recuerda que restaurar desde la nube depende de tu conexión a internet.
Es el periodo de tiempo máximo en el que la empresa asume la pérdida de datos, tal como lo define la guía de INCIBE. Si decides que son ocho horas, hay que copiar más a menudo que eso. En una oficina se entiende mejor en días de trabajo: copiar una vez por semana es aceptar perder hasta cinco días.
INCIBE recomienda cifrar la información confidencial y la almacenada en copias de seguridad para proteger los datos en caso de robo o de accesos no autorizados. Importa sobre todo en la copia que sale de la oficina. Y su lista de control para pymes pide algo más terrenal: no guardar en casa copias con datos de clientes o de empleados.
INCIBE es tajante: no pagar nunca el rescate, porque no garantiza recuperar la información. Aísla el equipo de la red, sospecha de los discos y las unidades de red que tuviera conectados y busca una copia anterior a la infección, aunque sea de semanas atrás. Tienes la Línea de Ayuda en Ciberseguridad de INCIBE, el 017, gratuita y confidencial. Si eres cliente nuestro, abre una incidencia y vamos.
¿Tienes copia, pero nadie ha probado nunca a restaurar? Eso se comprueba en una visita.
Revisamos con vosotros qué se copia, desde dónde, cada cuánto y qué versiones quedan, dentro del servicio de mantenimiento informático. Sin compromiso.
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Equipo de Inforcopy
INFORCOPY SISTEMAS, S.L. instala y mantiene equipos de impresión y sistemas informáticos de oficina desde 1995, con sedes en Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca. Quiénes somos · Mantenimiento informático · Abrir una incidencia
Fuentes comprobadas el 21 de septiembre de 2026 en las guías de INCIBE (copias de seguridad, ransomware y política de copias para la pyme), en las guías de la Agencia Española de Protección de Datos y en el BOE. Este artículo es informativo y no sustituye el criterio de tu delegado de protección de datos ni el de tu asesor.
