31 de enero de 2034 Antes de ese día no se puede destruir la factura de una multifunción de más de 3.005,06 € sin IVA comprada el 15 de marzo de 2025. No son cuatro años: son casi nueve.
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas no se contesta con un número de años, sino con una fecha. En España depende de qué declaración cuelga cada factura, de si es la compra de un equipo y de si está en papel o en PDF.
Foto: The National Archives (UK), CC BY 3.0.
La respuesta corta
Una factura se guarda al menos cuatro años para Hacienda, desde el día siguiente al fin del plazo de su declaración, y seis por el Código de Comercio. Más si es la compra de un equipo de más de 3.005,06 € sin IVA (unos nueve años) o si la empresa compensa pérdidas (diez).
Lo esencial
- Para Hacienda cuentan cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración, no desde la fecha de la factura.
- En una sociedad casi siempre mandan los seis años del Código de Comercio, contados desde el cierre del ejercicio.
- La compra de un equipo de más de 3.005,06 € sin IVA se guarda el año de compra, cuatro de regularización y cuatro más.
- Escanear una factura con la multifunción no permite tirar el papel si no se hace con software homologado por la AEAT.
- La factura que llega en PDF se guarda en PDF: imprimirla no la sustituye.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España?
Cuatro años para Hacienda y seis para el Código de Comercio, contados desde fechas distintas. En una sociedad casi siempre mandan los seis; un equipo caro o un año con pérdidas alargan el plazo.
Hacienda puede revisar un impuesto durante cuatro años, y la factura tiene que estar ahí mientras pueda hacerlo. Lo que cuenta no es su antigüedad, sino la declaración en la que entró.
El Código de Comercio va aparte: obliga a los empresarios a guardar la documentación de su negocio seis años desde el último asiento de los libros. Las dos normas corren a la vez.
Plazo Qué se guarda y desde cuándo se cuenta Norma
4 añospara Hacienda Toda factura, recibida o emitida. Desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración en la que entra: el IVA del trimestre y el impuesto anual. LGT, arts. 66, 67 y 70 · Ley del IVA, art. 165
6 añosmercantil La documentación del negocio de un empresario. Desde el último asiento de los libros; lo habitual es contarlo desde el cierre del ejercicio. Código de Comercio, art. 30
5 + 4 añosequipos Compras de bienes que se usan más de un año y cuestan más de 3.005,06 € sin IVA. El año de compra y cuatro de regularización del IVA, y después cuatro años más. Ley del IVA, arts. 107, 108 y 165
10 + 4 añoslocales y oficinas Compras de terrenos y edificaciones. El año de compra y nueve de regularización, y cuatro años más. Ley del IVA, arts. 107 y 165
10 añospérdidas Facturas de un año con pérdidas que se compensan después. Desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración del año en que se generaron. LGT, art. 66 bis · Ley del IS, art. 26.5
10 añosno es general Documentación de prevención del blanqueo de capitales. Solo para los sujetos obligados de esa ley: bancos, aseguradoras de vida, inmobiliarias y los demás que enumera. No es un plazo para cualquier empresa. Ley 10/2010, arts. 2 y 25
Cómo leer esta tabla: plazos para empresas y autónomos en España, comprobados en el BOE el 11 de septiembre de 2026. No cubre ejercicios no naturales, IVA mensual (SII), inspecciones abiertas, subvenciones ni oro de inversión.
¿Desde qué día se cuenta el plazo para guardar una factura?
Los cuatro años no empiezan el día de la factura ni el día en que presentas, sino el siguiente al fin del plazo para presentar. Y la misma factura entra en dos declaraciones.
Una factura del 15 de marzo entra en el IVA del primer trimestre, que se presenta hasta el 20 de abril: sus cuatro años empiezan el 21, aunque presentaras el día 5.
Esa factura también es un gasto del año, y el impuesto anual se presenta mucho después: el de Sociedades, hasta el 25 de julio siguiente. Manda siempre la fecha más tardía, casi nunca la del IVA.
Escribe la fecha de una factura tuya y elige qué es: la línea se dibuja con cada plazo hasta el día en que puedes destruirla.
La fecha de tu factura
Escribe la fecha de emisión y elige qué es. Te damos el día exacto a partir del cual se puede destruir.
La factura justifica cada año en que deduces la amortización, así que se guarda hasta que prescribe el último (LGT, art. 70.3). Tu asesor sabe cuántos son.
Puedes destruirla a partir del1 de enero de 2032
Manda el Código de Comercio: seis años desde el cierre del ejercicio.
Si solo contaras el IVA, la habrías tirado el 21 de abril de 2029: 2 años y 8 meses antes.
- Fecha de la factura15 de marzo de 2025
- Acaba el plazo del IVA del trimestre20 de abril de 2025 Reglamento del IVA, art. 71.4
- Cierre del ejercicio31 de diciembre de 2025
- Acaba el plazo del Impuesto sobre Sociedades25 de julio de 2026 Ley del IS, art. 124.1
- Prescribe el IVA del trimestre21 de abril de 2029 LGT, arts. 66 y 67.1
- Prescribe el Impuesto sobre Sociedades del año26 de julio de 2030 LGT, arts. 66, 67.1 y 70.1
- Se cumplen los seis años del Código de Comercio1 de enero de 2032 Código de Comercio, art. 30
Referencia orientativa, no asesoramiento. Cálculo con la LGT (arts. 66, 66 bis, 67.1 y 70), el Reglamento del IVA (art. 71.4), la Ley del IS (arts. 26.5 y 124.1), la Ley del IVA (arts. 107, 108 y 165.Uno) y el Código de Comercio (art. 30), leído desde el cierre del ejercicio. Supone ejercicio natural, IVA trimestral y, para el autónomo, renta hasta el 30 de junio. No cubre el SII, inspecciones abiertas ni subvenciones. Si el último día de un plazo es inhábil, pasa al siguiente hábil y la fecha se mueve unos días. El cálculo se hace en tu navegador.
¿Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa, y las de un autónomo?
Una sociedad con ejercicio natural puede destruir una factura corriente de 2025 desde el 1 de enero de 2032, por el Código de Comercio. Un autónomo sin contabilidad mercantil, desde el 1 de julio de 2030, cuando prescribe su renta.
La diferencia está en el impuesto anual y en los libros: la sociedad lleva contabilidad mercantil, así que sus seis años pesan más que los cuatro de Hacienda.
El autónomo cuelga la factura de su renta, que en la campaña de 2025 se presentó hasta el 30 de junio de 2026. Si su actividad es empresarial y lleva contabilidad mercantil, suma los seis años.
Si eres autónomo y estás eligiendo el equipo de la oficina, mira también qué impresora o fotocopiadora te conviene.
¿Qué facturas hay que guardar más tiempo?
Las compras de bienes que se usan más de un año y superan 3.005,06 € sin IVA, las de locales, las de años con pérdidas que se compensan y las que justifican una amortización.
La Ley del IVA llama bien de inversión a lo que se usa más de un año como instrumento de trabajo y no baja de quinientas mil pesetas, que son 3.005,06 €. Una multifunción puede serlo o no según lo que costó.
Si lo es, su IVA se regulariza el año de compra y los cuatro siguientes, y la factura se guarda ese periodo y cuatro años más, como pasa con las multifunciones A3 en color o de blanco y negro compradas.
Con un local la regularización dura diez años y la factura, cuatro más. Si la compra se amortiza, se conserva hasta que prescribe el último ejercicio en que se deduce.
Las pérdidas que se compensan alargan el plazo a diez años, lo que dura su comprobación. Los diez años del blanqueo de capitales, en cambio, no son para cualquier empresa.
En renting no hay compra ni factura de bien de inversión: llega una factura por cuota y cada una sigue el plazo general. Si dudas, mira los pros y contras de alquilar o comprar o nuestra venta de equipos.
¿Cuándo puedo tirar las facturas, y cómo?
Cuando han pasado todos los plazos que le afectan, no solo el primero. Decide más el tipo de factura y su soporte que su antigüedad, y se destruye de forma segura.
Sobre la mesa de una oficina hay papeles que parecen iguales y no lo son. Toca cada uno y mira adónde va.
La mesa de papeles
Seis papeles de una oficina. Toca cada uno: se levanta y se va a su bandeja con la razón legal y el plazo.
Sobre la mesa
Se guarda el papel. El escaneo normal no es digitalización certificada: sin un programa homologado por la AEAT, el original sigue siendo el papel.El plazo de la factura: en una sociedad, seis años desde el cierre del ejercicio Orden EHA/962/2007, art. 7
Se puede destruir. El Impuesto sobre Sociedades de 2018 prescribió en julio de 2023 y los seis años del Código de Comercio se cumplieron el 31 de diciembre de 2024.Desde el 1 de enero de 2025, si no hay una inspección ni un recurso abiertos LGT, arts. 66 y 67 · Código de Comercio, art. 30
Se guarda. Es un bien de inversión: su IVA se regulariza hasta 2024 y la factura se conserva cuatro años más.Como pronto, hasta el 31 de enero de 2029 Ley del IVA, arts. 107, 108 y 165.Uno
Se puede destruir el papel. La digitalización certificada permite prescindir del original. La imagen digital pasa a ser la factura.El papel, ya; la imagen, durante todo el plazo de la factura Orden EHA/962/2007, art. 7.1
Se guarda el PDF. Se conserva en el formato en que llegó. La copia impresa no la sustituye: es la que sobra.El plazo de cualquier factura, en su formato original Orden EHA/962/2007, art. 8 · RD 1619/2012, art. 21
Se guarda. Es un justificante de gasto y se conserva como una factura; 2024 todavía está en plazo.En una sociedad, hasta el 31 de diciembre de 2030 LGT, art. 29.2.e · Código de Comercio, art. 30
Se guarda0
Aquí llegan los papeles que todavía hay que conservar.
Se puede destruir0
Aquí llegan los que ya puedes triturar.
Casos de una sociedad con ejercicio natural, vistos en septiembre de 2026. Referencia orientativa, no asesoramiento: una inspección o un recurso abiertos alargan cualquier plazo.
Las facturas llevan nombres, NIF, importes y cuentas: se trituran, no van enteras al contenedor, igual que lo olvidado en la bandeja de la impresora o la impresión de documentos confidenciales.
¿Son válidas las facturas escaneadas? ¿Puedo tirar el papel?
Una factura escaneada vale para consultarla, pero no te deja tirar el original salvo que se digitalice con software homologado por la Agencia Tributaria: la digitalización certificada.
La Orden EHA/962/2007 permite prescindir del papel si la digitalización cumple varias condiciones, empezando por el programa. La AEAT publica la lista de software homologado; en 2026 ya ha añadido diez.
El escaneo de la multifunción deja un PDF muy útil para encontrar una factura en segundos, sobre todo con OCR. Pero el original sigue siendo el papel: escanear para encontrar no es digitalizar para destruir.
Qué más hace falta lo explicamos en cómo digitalizar documentos y en por qué digitalizar no es solo escanear. Pasa ahora tu escaneado por los cinco controles.
¿Puedo tirar el papel escaneado?
Tu factura escaneada tiene que pasar los cinco controles de la Orden EHA/962/2007. Contesta sí o no en cada uno.
Controles superados: 0 de 5
Programa homologado
¿El programa con el que se escanean las facturas está en la lista de software homologado de la Agencia Tributaria?
Puedes destruir el original
Tu escaneado es una digitalización certificada. Guarda la imagen digital durante todo el plazo que habría tenido el papel y conserva el acceso para Hacienda.
- ¿El programa con el que se escanean las facturas está en la lista de software homologado de la Agencia Tributaria? Sin un software de digitalización certificado no hay digitalización certificada. El PDF vale para consultar y enviar, pero el original en papel se guarda. Orden EHA/962/2007, art. 7.2.a ¿Cómo se llama exactamente el programa y en qué fecha lo homologó la AEAT? Compruébalo en su lista publicada.
- ¿La imagen se guarda en un formato que admite la AEAT: PDF/A, PNG, JPEG 2000, PDF 1.4 o superior, o TIFF 6.0 o superior? La imagen tiene que estar en un formato estándar y con una resolución que admita la Agencia Tributaria. Si no, no sirve como original. Orden EHA/962/2007, art. 7.2 · AEAT, formatos admitidos ¿En qué formato y con qué resolución guarda el programa cada factura?
- ¿Cada imagen queda firmada con un certificado electrónico, tuyo o del proveedor que digitaliza por ti? La norma exige una imagen fiel e íntegra de cada documento, firmada con firma electrónica. Sin firma, nada garantiza que la imagen no se haya tocado. Orden EHA/962/2007, art. 7.2.b ¿Con qué certificado se firma cada imagen y a nombre de quién está?
- ¿Las imágenes se guardan en una base de datos documental, con los datos de cada factura y firmada al cierre de cada periodo? Una carpeta de PDF sueltos no basta: cada factura necesita su registro con los datos del libro registro, y la base se firma al cierre de cada periodo de liquidación. Orden EHA/962/2007, art. 7.2.c y d ¿Dónde se guardan las imágenes y cómo se firma la base de datos al cerrar cada trimestre?
- ¿Hacienda podría consultar, buscar, copiar, descargar e imprimir esas facturas en línea y sin demora? El programa tiene que dar acceso completo y sin demora injustificada. Si no lo da, el papel sigue haciendo falta. Orden EHA/962/2007, art. 7.2.d · RD 1619/2012, art. 21.2 ¿Cómo accedería un inspector a las facturas y en qué formato podría descargarlas?
Resumen del art. 7 de la Orden EHA/962/2007, que la AEAT sigue citando en sus preguntas frecuentes de marzo de 2026. No recomendamos ningún programa: la lista oficial está en la sede de la AEAT. Referencia orientativa; tu proveedor y tu asesor tienen la última palabra.
¿Y las facturas que llegan en PDF? ¿Puedo imprimirlas y borrar el archivo?
No. La factura que llega en PDF se conserva en el formato en que llegó; imprimirla da una copia, no un original, salvo en un caso técnico que casi nadie usa.
El reglamento de facturación pide conservar lo electrónico en su formato original, legible y con acceso para Hacienda. Solo vale la impresión con dos códigos PDF-417 que describe la Orden, que no es la de una oficina corriente.
El archivador puede tener la copia en papel, pero el PDF no se borra: una carpeta por año y proveedor, con copias de seguridad, basta; si llegan muchas, ayuda la gestión documental automatizada.
Lo que haríamos nosotros con el archivo de facturas
Lo que haríamos nosotros
Guardaríamos todo seis años desde el cierre del ejercicio, que en una sociedad cubre casi todo. Las facturas de equipos, locales y años con pérdidas irían aparte, con la fecha de destrucción en el lomo.
Escanearíamos para encontrar, no para tirar, salvo que el volumen justifique la digitalización certificada. Y no guardaríamos todo diez años por defecto: ocupa sitio, retiene datos personales y no lo pide ninguna norma general.
Con lo que no estamos de acuerdo
Hay quien dice que los equipos se guardan cinco años; la Ley del IVA habla de la regularización y los cuatro años siguientes. Otros extienden a cualquier empresa los diez años de la ley de blanqueo.
Tampoco nos convence contar los cuatro años desde el día en que presentaste. La ley los cuenta desde el día siguiente al fin del plazo: son días, pero separan una fecha exacta de una aproximada.
Lo que no sabemos
El Código de Comercio cuenta los seis años «a partir del último asiento realizado en los libros». Lo leemos como el cierre del ejercicio, que es lo habitual; si no es tu caso, que lo confirme tu asesor.
Preguntas frecuentes sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas
Solo en casos concretos: si esas facturas justifican pérdidas que se compensan o deducciones pendientes, cuya comprobación dura diez años, o una compra que todavía se regulariza o se amortiza. Fuera de eso, el plazo fiscal es de cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración.
Sí. Un ticket es una factura simplificada y, como justificante de un gasto, se guarda el mismo tiempo que cualquier factura. El papel térmico se borra con los años, así que conviene hacer una copia para poder leerlo, sin tirar el original.
Sí. Puedes elegir dónde, siempre que Hacienda pueda verlas sin demora. Si las guardas en formato electrónico, con acceso en línea para consultarlas, buscarlas, copiarlas, descargarlas e imprimirlas. Fuera de España solo vale por medios electrónicos y avisando antes a la AEAT (RD 1619/2012, arts. 21 y 22).
Si Hacienda la pide y no la tienes, no podrás justificar el gasto ni el IVA que dedujiste, y puede no admitirlos. Además, no conservarla incumple una obligación formal. La sanción depende de cada caso: consúltalo con tu asesor.
Para consultarla, sí. Para tirar el papel, solo si la haces con una aplicación de digitalización certificada que figure en la lista de software homologado de la AEAT. Una foto normal no es digitalización certificada.
En renting no compras el equipo: recibes una factura por cuota y ninguna es de bien de inversión. Cada una sigue el plazo general; en una sociedad, seis años desde el cierre del ejercicio en que la recibes.
Este artículo trata de empresas y autónomos. Un particular solo necesita guardar las facturas que justifican algo en su renta, como una deducción, durante los cuatro años en que Hacienda puede revisarla.
¿Escaneáis las facturas en una multifunción? Te decimos qué sale hoy de tu equipo y qué haría falta para poder prescindir del papel.
Revisamos el formato y el flujo de escaneo de tu oficina y te decimos qué preguntar a tu proveedor de software. Sin compromiso.
Para despachos con archivo en papel
Escrito por el equipo de Inforcopy (INFORCOPY SISTEMAS, S.L.), que desde 1995 instala y mantiene fotocopiadoras e impresoras multifunción en Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca. Normativa comprobada en el BOE y en la sede de la AEAT el 11 de septiembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor fiscal.
