¿Qué papel tocas cada semana?
Cómo organizar el archivo de una oficina empieza por una pregunta: qué se consulta y qué solo se guarda. Tres ejercicios, del armario al PDF de la multifunción, que valen igual para el archivo físico de una empresa.
Lomo de una caja bien cerrada
Serie Facturas recibidas
Fechas extremas03-2023 a 11-2024
Unidad Administración
Revisar en2031 (propuesta nuestra)
Y su escaneo, en la carpeta
2026-02-03_factura_Suministros-Norte.pdf
La respuesta corta
Un archivo de oficina se ordena por uso, no por armarios. Lo que consultas cada semana, a mano; lo cerrado, en cajas con sus fechas extremas en el lomo; lo que ya no hay que guardar, fuera. Y el PDF, con un nombre que empieza por año, mes y día.
Lo esencial
- Tres sitios: la mesa para lo vivo, el archivo central para lo cerrado y la salida para lo que ya cumplió su plazo.
- Una caja, una serie. Sin copias con el original localizado, sin borradores y sin grapas.
- En el lomo: serie, fechas extremas, unidad y el año en que se revisa.
- Una caja de folio prolongado mide 115 mm de lomo: caben 8 por metro de balda.
- El escaneo, con la fecha al revés delante (2026-02-03), fijada una vez en la multifunción.
¿Cómo se organiza el archivo de una oficina?
Por uso y por series cerradas: lo que se consulta cada semana se queda a mano, lo cerrado baja en cajas rotuladas al archivo central y lo que ya cumplió su plazo sale de la oficina.
Serie El archivo entero Criterio Cuánto se consulta Fuente Universidad de Alicante, 2003
El armario lleno no es falta de espacio, es mezcla. El manual de archivos de oficina de la Universidad de Alicante separa lo que está en trámite, de consulta frecuente, de lo que se consulta poco. Organizar el archivo es respetar esa frontera.
| Sitio | Qué va | Cómo se guarda | Cuándo sale |
|---|---|---|---|
| A mano archivo de gestión | Lo que consultas cada semana: expedientes abiertos, contratos vigentes, facturas del año | Carpetas suspendidas, por serie | Al cerrarse el trámite o el año |
| Archivo central | Series cerradas que hay que guardar: facturas y correspondencia (seis años), nóminas (de cuatro a seis) | Cajas de archivo definitivo con las fechas extremas en el lomo, de pie | El año de revisión escrito en la etiqueta |
| Fuera de la oficina | Lo que ya cumplió su plazo, copias con el original localizado, borradores, catálogos | Destrucción segura o custodia externa | No vuelve |
Plazos generales de una empresa sin inspecciones ni pleitos abiertos, según el Código de Comercio (art. 30.1) y la Ley General Tributaria (art. 66). Las escrituras y los poderes no salen nunca.
Lo que consultas cada semana
Marca las series que abres al menos una vez por semana. Las demás se colocan solas según su obligación.
A mano 0
- Nada: la mesa, despejada.
- Facturas del año Se consultan mientras el año está abierto
- Contratos vigentes Siguen vivos: fase activa
- Expedientes cerrados Debería estar en fase semiactivaSi lo consultas cada semana, quizá no está cerrado.
- Nóminas de años anteriores Se guardan por obligación, no por usoSi las buscas cada semana, falta un índice.
- Correspondencia La del asunto en curso
- Escrituras Se conservan siempreGuarda una copia a mano; el original, bajo llave.
- Presupuestos Los que están en negociación
- Clientes antiguos Datos personales sin relación vivaSi ya no son clientes, ¿para qué los consultas?
Archivo central 6
- Nada guardado por obligación.
- Facturas del año Seis años, debidamente ordenadas
- Contratos vigentes En carpeta propia mientras duren
- Expedientes cerrados Consulta esporádica
- Nóminas de años anteriores De cuatro a seis años
- Correspondencia Seis años
- Escrituras Bajo llave; no sale nunca
- Presupuestos Los no aceptados; los aceptados, con su contrato o factura
- Clientes antiguos Destrucción segura cuando pase la prescripción
Fuera de la oficina 2
- Nada sale de la oficina.
- Facturas del año Seis años, debidamente ordenadas
- Contratos vigentes En carpeta propia mientras duren
- Expedientes cerrados Consulta esporádica
- Nóminas de años anteriores De cuatro a seis años
- Correspondencia Seis años
- Escrituras Bajo llave; no sale nunca
- Presupuestos Los no aceptados; los aceptados, con su contrato o factura
- Clientes antiguos Destrucción segura cuando pase la prescripción
Nada a mano: la mesa queda despejada. Seis series bajan al archivo central y dos pueden salir de la oficina.
| Serie | Si la consultas cada semana | Si no | Por qué |
|---|---|---|---|
| Facturas del año | A mano | Archivo central: seis años, debidamente ordenadas | Código de Comercio, art. 30.1: seis años «debidamente ordenados». Hacienda puede revisar cuatro (LGT, art. 66). |
| Contratos vigentes | A mano | Archivo central: en carpeta propia mientras duren | Mientras duran no se cierran: son documentación en trámite. |
| Expedientes cerrados | A mano: Si lo consultas cada semana, quizá no está cerrado. | Archivo central: consulta esporádica | Fase semiactiva: consulta esporádica (manual de la Universidad de Alicante). |
| Nóminas de años anteriores | A mano: Si las buscas cada semana, falta un índice. | Archivo central: de cuatro a seis años | Entre cuatro y seis años según la norma que se mire; se guardan por obligación. |
| Correspondencia | A mano | Archivo central: seis años | El Código de Comercio nombra la correspondencia entre lo que se conserva seis años. |
| Escrituras | A mano: Guarda una copia a mano; el original, bajo llave. | Archivo central: bajo llave; no sale nunca | Se conservan siempre: van a la balda de lo que no se revisa. |
| Presupuestos | A mano | Fuera de la oficina: los no aceptados; los aceptados, con su contrato o factura | No tienen plazo de conservación propio: el aceptado se guarda con lo que generó. |
| Clientes antiguos | A mano: Si ya no son clientes, ¿para qué los consultas? | Fuera de la oficina: destrucción segura cuando pase la prescripción | RGPD, art. 5.1.e, y Ley Orgánica 3/2018, art. 32: los datos no se guardan más de lo necesario. |
Referencia orientativa para una oficina sin inspecciones ni pleitos abiertos. El reparto se hace en tu navegador con los plazos generales del Código de Comercio y la Ley General Tributaria; el de cada papel, con tu asesor.
Si todo acaba en la mesa, la mesa es el archivo entero. Si tu despacho escanea a diario, mira qué equipos ponemos en oficinas de asesorías y en gestorías con mucho papel.
¿Cuáles son las tres etapas del archivo?
Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. En una oficina, son la mesa, las cajas del almacén y la balda bajo llave de lo que no se tira nunca.
Serie Ciclo del documento Fases Activa, semiactiva, inactiva
El archivo de gestión es lo que está en trámite; el central, lo cerrado que se guarda por obligación; el histórico, la balda de escrituras y poderes. Los «3 a 5 años» del manual son de una administración, no de una empresa.
En una empresa, el Código de Comercio pide guardar correspondencia y justificantes «debidamente ordenados», seis años desde el último asiento, y Hacienda puede revisar cuatro. Por eso la caja lleva escrito cuándo se revisa.
¿Cómo se organiza el archivo físico de una empresa?
En cinco pasos que se repiten cada vez que se cierra una serie: sacar lo que sobra, clasificar, ordenar por fecha, rotular e inventariar.
Serie El archivo físico Fuente Archivos de Castilla y León
- Sacar lo que sobra Copias con el original localizado, borradores, catálogos, clips y grapas.
- Clasificar por series Facturas recibidas, emitidas, nóminas, contratos: una serie por caja.
- Ordenar por fecha De la más antigua a la más reciente, dentro de cada serie.
- Rotular Serie, fechas extremas, unidad y año de revisión en el lomo.
- Inventariar Una fila por caja en una hoja de cálculo: dónde está y qué guarda.
Las recomendaciones de los Archivos de Castilla y León piden anotar «las fechas extremas»: la del documento más antiguo y la del más reciente. De las ocho páginas que hoy responden en Google, ninguna lo pide en la caja.
¿Cómo se prepara una caja para el archivo central?
Con una sola serie cerrada dentro, sin copias ni borradores ni papeles vivos, y con la etiqueta escrita el mismo día en que se cierra.
Serie Facturas recibidas Unidad Administración Supuesto Doce papeles sobre la mesa
El manual de Alicante pide separar «todas las copias, duplicados, borradores» y dejar los documentos libres de clips y grapas. La caja se llena sin apretar, y se evita dejarla medio vacía para no multiplicar etiquetas.
Prepara la caja para el archivo central
Caja de facturas recibidas de administración. Toca los papeles que meterías y cierra la caja.
Sobre la mesa
Dentro de la caja 0
- Todavía no has metido ningún papel.
| Papel | ¿Entra? | Por qué |
|---|---|---|
| Factura recibida Marzo de 2023 | Sí | Serie cerrada: entra. |
| Borrador de un contrato Sin firmar | No | Los borradores no van al archivo (manual de la Universidad de Alicante). |
| Nómina 2023 | No | Otra serie: una caja, una serie. Va a la caja de nóminas. |
| Factura recibida, con grapa Julio de 2024 | Sí, sin la grapa | Entra, pero sin la grapa: los documentos van «libres de clips, grapas, gomas». |
| Catálogo de un proveedor Publicidad | No | Catálogos y publicaciones comerciales no se archivan. |
| Fotocopia de la factura de marzo Copia | No | Si el original está en la caja, la copia sobra. Si el original no aparece, guárdala aparte hasta encontrarlo; tampoco va a la caja. |
| Contrato de mantenimiento Vigente | No | Sigue vivo: se queda en el archivo de gestión. |
| Factura emitida 2023 | No | Otra serie: las emitidas van en su propia caja. |
| Correo impreso Ya está en el buzón, con su PDF | No | Duplicado: el original se conserva en el correo. |
| Factura recibida Noviembre de 2024 | Sí | Misma serie: amplía las fechas extremas. |
| Escritura de constitución Original | No | Se guarda siempre, bajo llave: nunca va a una caja que se revisa. |
| Extracto bancario 2024 | No | Otra serie: va con los extractos del banco. |
Supuesto de una empresa sin inspecciones abiertas. El año de revisión es nuestra propuesta con el Código de Comercio (seis años desde el cierre del último ejercicio que contiene): confírmalo con tu asesor. Es una referencia orientativa y se calcula en tu navegador.
La etiqueta es lo único que se lee sin abrir la caja: si solo dice «Facturas», dentro de cinco años habrá que vaciarla. Una impresora de etiquetas ayuda a que todas se lean igual.
Lo que lleva el lomo
- Serie
- Qué papeles son: «Facturas recibidas», no «Varios».
- Fechas extremas
- La del papel más antiguo y la del más reciente.
- Unidad
- El departamento que la genera y la pide.
- Año de revisión
- Seis años desde el cierre del último ejercicio que contiene.
Serie, fechas extremas y unidad son práctica archivística (Universidad de Alicante; Archivos de Castilla y León). El año de revisión es propuesta nuestra, calculada con el Código de Comercio: confírmalo con tu asesor.
¿Qué caja se usa y cuántas caben en un metro?
La caja de archivo definitivo de folio prolongado, de 390 × 275 × 115 mm y cartón con pH 7 o más. En un metro de balda caben ocho, de pie y sin apretar.
Serie Material de archivo Cálculo Nuestro, sobre la medida de la UA
8 cajas por metro
1.000 mm ÷ 115 mm de lomo = 8,7. Se redondea hacia abajo para que entren sin apretar. Con cajas de 100 mm de lomo, que también se venden, caben 10.
La medida y el pH salen del manual de Alicante: el cartón ácido amarillea el papel. Ninguna de las ocho páginas revisadas dice cuántas caben en una balda.
Castilla y León pide colocarlas en vertical, una a continuación de otra, sin apilarlas, fuera del suelo y lejos de la humedad: una gotera estropea en un invierno lo guardado seis años.
Si el archivo muerto roba sitio a los puestos, merece otro cuarto: lo contamos en cómo optimizar el espacio de la oficina y en lo esencial de una oficina.
¿Cómo nombrar los archivos escaneados?
Con la fecha al revés delante (año, mes y día, como 2026-02-03), después el tipo de documento y el proveedor. Es el único orden que una carpeta pone solo por fecha.
Serie El archivo en PDF Referencia ISO 8601 y NTI de Documento Electrónico
Una carpeta ordena por caracteres, no por calendario. «julio2025» queda delante de «marzo2025», y «03-02-2026» junto a «05-10-2026». Solo una de las ocho páginas revisadas da un nombre que se ordene por fecha.
La propia Administración escribe el año primero. La Norma Técnica de Documento Electrónico fija la fecha como AAAAMMDD según la ISO 8601. A una empresa no la obliga, pero el criterio de orden es el mismo.
Y el nombre lo puede poner la multifunción. El manual en español de Sharp de la serie BP dice que, al escanear a carpeta de red, se usa el nombre de archivo fijado por el administrador si nadie lo cambia.
Los escaneos quedan en la carpeta compartida, con el nombre configurado. Compón ese nombre moviendo las tres columnas y mira qué encuentra quien busca la factura de febrero.
Ponle nombre al escaneo
Desliza las tres columnas (con el dedo, la rueda, las flechas o los botones) y mira cómo ordena la carpeta ocho escaneos de ejemplo.
- Proveedor
- 03-02-2026día primero
- Tipode documento
- 2026-02-03año primero
- Nadahueco vacío
- feb2026mes en letra
- Número
- Proveedor
- 03-02-2026día primero
- Tipode documento
- 2026-02-03año primero
- Nadahueco vacío
- feb2026mes en letra
- Número
- Proveedor
- 03-02-2026día primero
- Tipode documento
- 2026-02-03año primero
- Nadahueco vacío
- feb2026mes en letra
- Número
Así se llamaría la factura 11803-02-2026_factura_Suministros-Norte.pdf
La fecha va delante pero la carpeta la desordena: 3 saltos atrás en el calendario.
Carpeta «Escaneos», ordenada por nombre
- 03-02-2026_albaran_Transportes-Vega.pdf Albarán 45 de Transportes Vega · 03-02-2026
- 03-02-2026_factura_Suministros-Norte.pdf Factura 118 de Suministros Norte · 03-02-2026
- 03-02-2026_factura_Suministros-Norte.pdf La factura 118, escaneada otra vez · 03-02-2026
- 05-10-2026_factura_Asesoria-Ribera.pdf Factura 7 de Asesoría Ribera · 05-10-2026
- 12-11-2025_factura_Suministros-Norte.pdf Factura 131 de Suministros Norte · 12-11-2025
- 15-09-2025_contrato_Limpiezas-Olmo.pdf Contrato de Limpiezas Olmo, sin número · 15-09-2025
- 27-01-2026_factura_Transportes-Vega.pdf Factura 45 de Transportes Vega · 27-01-2026
- 30-12-2025_presupuesto_Limpiezas-Olmo.pdf Presupuesto 12 de Limpiezas Olmo · 30-12-2025
| Patrón | Así queda la carpeta | Resultado |
|---|---|---|
| fecha 2026-02-03 · tipo · proveedor | 2025-09-15_contrato_Limpiezas-Olmo, 2025-11-12_factura_Suministros-Norte, 2025-12-30_presupuesto_Limpiezas-Olmo… | Orden cronológico perfecto, del más antiguo al más reciente. |
| fecha 03-02-2026 · tipo · proveedor | 03-02-2026_albaran_Transportes-Vega, 03-02-2026_factura_Suministros-Norte, 03-02-2026_factura_Suministros-Norte… | La fecha va delante pero la carpeta la desordena: 3 saltos atrás en el calendario. |
| mes en letra · proveedor · número | dic2025_Limpiezas-Olmo_12, ene2026_Transportes-Vega_45, feb2026_Suministros-Norte_118… | La fecha va delante pero la carpeta la desordena: 2 saltos atrás en el calendario. |
| proveedor · número · nada | Asesoria-Ribera_7, Limpiezas-Olmo, Limpiezas-Olmo_12… | Choque: 2 documentos distintos comparten nombre. Sin fecha ni tipo, el número no basta. |
| proveedor · fecha 2026-02-03 · número | Asesoria-Ribera_2026-10-05_7, Limpiezas-Olmo_2025-09-15, Limpiezas-Olmo_2025-12-30_12… | Agrupado por proveedor y, dentro de cada grupo, por fecha. También vale. |
| nada · nada · nada | automático, automático, automático… | Sin patrón, la máquina pone un nombre automático: no se sabe qué es cada PDF sin abrirlo. |
Ocho escaneos de ejemplo con nombres de proveedor inventados. La carpeta se ordena como «ordenar por nombre» (por caracteres, sin distinguir mayúsculas) y el cálculo se hace en tu navegador. El patrón se deja fijado una vez en la multifunción; lo configura quien la instala.
Puede que no necesites nada de esto: con diez escaneos al mes, basta renombrarlos a mano. Con lotes diarios, el nombre lo pone la máquina, configurado una vez, porque a las siete de la tarde nadie se acuerda.
Sharp BP-50C26
Multifunción A3 color, hasta 55 páginas por minuto- Alimentador reversible de una pasada: hasta 100 hojas, 80 imágenes por minuto a dos caras
- Escaneo a carpeta de red, a correo y a FTP de serie, según su ficha
- Según el manual de su serie, usa el nombre de archivo fijado en los ajustes del administrador; leer el nombre por OCR pide un kit opcional
Para oficinas que escanean lotes cada día a una carpeta compartida. Si la tuya es pequeña y trabaja en A4, la Sharp MX-C357F o las multifunción A4 color.
Inforcopy es distribuidor de Sharp y de Epson. El criterio de esta recomendación es el escaneo a carpeta de red con nombre de archivo fijado y el alimentador de lotes, no la marca. Sin precio: depende del volumen y de si se compra o se pone en renting. Antes de instalarla confirmamos contigo qué patrón de nombre admite tu configuración.
Este modelo ya no está disponible en nuestro catálogo. Mira las multifunción A3 color que tenemos hoy.
Escanear no es poder tirar el papel: para destruir una factura, Hacienda exige una digitalización certificada; el PDF sirve para consultar. Para el día a día, mira cómo digitalizar documentos y cómo escanear por lotes sin subir uno a uno.
¿Y los papeles con datos personales?
El archivo en papel también es un fichero para el RGPD: necesita llave, acceso por persona y destrucción segura de lo que ya no hay que guardar.
Serie Expedientes con datos personales Norma RGPD y LOPDGDD
El Reglamento General de Protección de Datos se aplica al papel «contenido o destinado a ser incluido en un fichero», y llama fichero a todo conjunto estructurado de datos personales. Un archivo ordenado por cliente lo es.
La guía de la AEPD de protección de datos por defecto pone la distribución física y la destrucción del papel a la altura de lo técnico. La Ley Orgánica 3/2018 (art. 32) pide destruir tras la prescripción. Y cuidado con los documentos olvidados en la impresora: también son papel con datos.
Lo que haríamos nosotros para organizar el archivo de una oficina
Opinión de Inforcopy, separada del dato
Una balda por año de revisión, no por tipo de papel: en enero se mira una sola y se sabe qué sale. Y la etiqueta, escrita el día que se cierra la caja: una semana después nadie recuerda qué metió.
En lo digital, el escáner configurado una vez con año-mes-día, tipo, proveedor y número, y una subcarpeta por año. Si la red falla, antes revisaríamos la impresora compartida en la red de la oficina.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con los nombres de ejemplo con el mes en letra o el año al final: la carpeta los desordena. Y con el «deshazte de los duplicados» sin más: si el original no aparece, la copia se guarda aparte.
Lo que no sabemos
Qué patrón deja guardar cada modelo como predeterminado sin el kit de OCR, que según el manual de la serie BP hace falta para leer el nombre del documento. Lo estamos comprobando.
Preguntas frecuentes sobre cómo organizar el archivo de una oficina
Sacar lo que sobra (copias con el original localizado, borradores, catálogos, clips y grapas), clasificar por series, ordenar cada serie de la fecha más antigua a la más reciente, rotular la caja con la serie, las fechas extremas y la unidad, e inventariar las cajas en una hoja de cálculo.
Archivo de gestión (lo que se consulta a menudo, en la oficina), archivo central (series cerradas que se guardan por obligación y se consultan de vez en cuando) y archivo histórico (lo que se conserva siempre). En una pyme, el histórico suele ser una balda bajo llave con escrituras y poderes.
Con cajas de archivo definitivo de folio prolongado, de 115 mm de lomo, caben 8 por metro de balda, de pie y sin apretar (1.000 entre 115 da 8,7). Si las cajas son de 100 mm de lomo, caben 10. Es un cálculo nuestro sobre la medida del manual de archivos de oficina de la Universidad de Alicante.
Separar por uso (mesa, archivo central y salida), una serie por caja, las fechas extremas en el lomo, un inventario de cajas y, en lo digital, un nombre de archivo que empiece por año, mes y día, fijado en la multifunción para que no dependa de acordarse.
Donde diga el destino del escaneo. Si la multifunción escanea a una carpeta de red, el PDF queda en esa carpeta compartida con el nombre de archivo configurado; si no se configura ninguno, la máquina pone uno automático. Conviene una subcarpeta por año.
En general, sí. Escanear no permite destruir el original: en las facturas, Hacienda solo lo admite con una digitalización certificada hecha con software homologado. Mientras tanto, el PDF sirve para consultar y el papel se guarda en su caja hasta su año de revisión.
El archivo de gestión, al cerrar cada trámite o cada año, cuando las series cerradas bajan a cajas. El archivo central, una vez al año: se sacan las cajas cuyo año de revisión ha llegado, después de comprobar con el asesor que no hay inspecciones ni pleitos abiertos.
¿Tu multifunción ya pone la fecha delante cuando escanea?
Si la oficina escanea cada día, mira el renting de multifunción con mantenimiento o la compra del equipo. Y si no sabes cuál encaja, prueba el selector de equipo multifunción.
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Equipo de Inforcopy, distribuidor de equipos de impresión y mantenimiento informático para oficinas desde 1995. Publicado el 21 de octubre de 2026. Fuentes comprobadas el 25 de septiembre de 2026: Universidad de Alicante, Archivos de Castilla y León, BOE, AEPD y manual de Sharp. Plazos orientativos: para tu caso, consulta a tu asesor.
