¿Cómo optimizar el espacio de la oficina?

No todas las oficinas de empresas cuentan con suficientes metros cuadrados para que sean cómodas ampliamente, pero esto no es excusa para no optimizar el espacio.

Esto es sin duda clave para mejorar la productividad, el confort y la organización, ya que favorece el flujo de trabajo e influye positivamente en el estado de ánimo de los empleados.

Prioriza una distribución eficiente

Evalúa las áreas que necesitas, como estaciones de trabajo, salas de reuniones, zonas de almacenamiento y espacios para relajarse.

Partiendo de allí diseña una distribución que permita un flujo libre, sin obstrucciones, y que se adapte a las necesidades de tus empleados.

Considera colocar escritorios cerca de las ventanas para aprovechar la luz natural y destina apartados cerrados para actividades que requieran privacidad.

Elige muebles multifuncionales

El mobiliario multifuncional es una gran solución para oficinas pequeñas, siendo recomendado que utilices escritorios con cajoneras incorporadas, estanterías que sirvan como divisores y sillas apilables o plegables.

Estos no nada más ahorran espacio, del mismo modo ofrecen flexibilidad para reorganizar la oficina cuando sea necesario.

Usa estanterías verticales para almacenamiento

Aprovechar las paredes es una estrategia fundamental para lograr el objetivo principal. Instala estanterías verticales que lleguen hasta el techo para almacenar documentos, libros y otros elementos esenciales. De esta forma, liberarás espacio en el suelo, lo que dará una sensación de amplitud.

Etiquetar cada sección de las estanterías ayudará a mantener un orden constante y facilitará encontrar lo que se necesita.

Implementa una política de escritorio limpio

El desorden siempre va a reducir significativamente la productividad, por ende implementa una política de escritorio limpio donde cada empleado se comprometa a mantener su área de trabajo organizada al final del día.

Proporciona cajas, organizadores y bandejas para papeles para que todos puedan guardar sus elementos esenciales sin acumular cosas innecesarias.

Aparatos de impresión pequeños y eficientes

Los equipos grandes, como fotocopiadoras o impresoras multifuncionales tradicionales, pueden ocupar mucho. Opta por aparatos de impresión compactos, opciones que brindamos en el renting de equipo multifunción en Madrid.

Además, evalúa si realmente necesitas un equipo por cada departamento o si es posible centralizar las funciones en un área común, optimizando tanto el espacio como los recursos.

Aprovecha las zonas muertos

Los rincones olvidados o áreas subutilizadas, como las esquinas, pueden transformarse en zonas funcionales. Considera instalar escritorios en forma de ‘L’, estanterías o incluso pequeños armarios en estos puntos.

Otra opción es colocar bancos con almacenamiento incorporado en áreas de descanso para maximizar su utilidad.

Utiliza colores claros y buena iluminación

Los colores claros en paredes, muebles y pisos generan un efecto genial como para que el sitio se sienta más amplio. Combínalos con una iluminación adecuada, utilizando luces LED que sean eficientes y de tonos cálidos para crear un ambiente agradable y productivo.

Digitaliza documentos siempre que sea posible

Con las fotocopiadoras que hallas en la venta de impresora en Inforcopy o con nuestro servicio de alquiler de impresoras en Madrid, esta tarea será más sencilla para digitalizar los documentos que hagan falta.

Asimismo, invierte en un buen sistema de gestión documental y capacita a los empleados para que utilicen herramientas digitales de manera eficiente.

Crea zonas compartidas

En lugar de asignar áreas individuales a cada empleado, considera zonas compartidas como escritorios rotativos o mesas largas para coworking. Esta disposición no solo ahorra espacio, sino que también fomenta la colaboración y la comunicación entre los empleados.

Para áreas de descanso o reuniones, utiliza muebles modulares que se puedan mover y reorganizar fácilmente según las necesidades.

Escoge decoración minimalista

El exceso de decoración puede saturar visualmente una oficina pequeña, por ende, piensa en optar un diseño minimalista con elementos decorativos funcionales, como relojes de pared, pizarras blancas o plantas de interior.

Asimismo, piensa que las plantas añaden vida al área, y lo grandioso es que mejoran la calidad del aire y el bienestar general.

Revisa el mobiliario periódicamente

Con el tiempo, algunos muebles o equipos se vuelven obsoletos o innecesarios. Establece revisiones periódicas para identificar elementos que sean reemplazables por alternativas más compactas o que puedan eliminarse por completo.

Donar, o quizás mejor, vender aquellos elementos calificados en buen estado que ya no se usen, también puede ser una opción para liberar espacio.

Escucha a los empleados

No te olvides de hacer consultas a los empleados sobre cómo se sienten con el diseño de la oficina. Muchas veces, ellos son quienes identifican problemas desde la experiencia, que no son evidentes a simple vista o sugerir ideas prácticas para mejorar la distribución.