La importancia del volumen mensual de impresión

A pesar de que ahora se digitalizan más documentos, la impresión de los mismos es algo del día a día en las oficinas, y es que esto cumple con un rol importante para distintas tareas.

En este sentido, es común que se esté imprimiendo constantemente, y un error de las empresas es no tener en cuenta el volumen de estas, sobre todo al adquirir un equipo, como en nuestra venta de impresoras en Inforcopy.es, porque saber esto será de ayuda para mantenerla.

Ya sea para una pequeña oficina o una gran empresa, comprender este término marcará la diferencia entre eficiencia operativa y problemas recurrentes con los equipos de impresión.

¿Qué es el volumen de impresión?

Si hablamos del volumen de impresión hacemos referencia a un número estimado que un equipo multifunción maneja, al menos, idealmente el que debería manejar para que no se acorte su vida útil. Este valor suele estar especificado por los fabricantes bajo dos indicadores principales.

• Volumen recomendado. Indica la cantidad óptima de impresiones para garantizar el funcionamiento eficiente y la durabilidad del equipo.
• Volumen máximo. Representa la capacidad máxima que el equipo puede soportar en condiciones extremas, aunque no es aconsejable alcanzarla.

Conocer el volumen mensual es esencial para evitar la sobrecarga de los equipos, minimizar costos y asegurar una productividad constante, que son aspectos que en la oficina se van a apreciar.

¿Por qué esto importa en las oficinas?

Dicho término posee un impacto directo en la productividad, los costos y el mantenimiento de los equipos. Algunas de las razones principales por las que este factor es crucial las señalaremos a continuación:

• Evitar el desgaste prematuro. Si un equipo imprime más de lo recomendado, sus componentes internos pueden deteriorarse rápidamente, generando averías frecuentes y costos de reparación elevados.
• Optimizar los costos operativos. Elegir un equipo adecuado para el volumen de impresión hará que no se presenten gastos innecesarios en consumibles como tinta, tóner y papel, así como en energía eléctrica.
• Garantizar la productividad. Equipos que no pueden manejar el volumen requerido generan interrupciones constantes, afectando el flujo de trabajo y la entrega de tareas.
• Ajuste a las necesidades del equipo. Cada departamento u oficina tiene requerimientos específicos. Una impresora con un volumen adecuado asegura que todos puedan trabajar de manera eficiente sin largos tiempos de espera.

Consejos para escoger el mejor equipo

Seleccionar el equipo adecuado, sea en al comprarlo o quizás en nuestro alquiler de impresora para tus necesidades, no es tarea sencilla, pero siguiendo estos consejos podrás tomar una decisión informada:

• Analiza tus necesidades reales de impresión. Antes de adquirir un equipo, evalúa cuántas páginas imprime tu oficina mensualmente. Considera también el tipo de documentos texto, gráficos, fotografías y los formatos utilizados.
• Especificaciones del fabricante. Siempre es fundamental mirar que el volumen mensual recomendado del equipo coincida o exceda ligeramente tus necesidades promedio. Nunca bases tu decisión solo en el volumen máximo.
• Impresora láser o de inyección de tinta. Las impresoras láser suelen ser más eficientes para volúmenes altos debido a su rapidez y menor costo por página. Por otro lado, las de tinta son ideales para trabajos que requieren alta calidad en color y bajos volúmenes.
• Considera las funciones adicionales. Un equipo multifunción que incluya escáner, copiadora y fax puede ser más conveniente para oficinas con diversas necesidades, ahorrando espacio y costos.
• Evalúa la velocidad de impresión. Mide la cantidad de páginas por minuto, es decir, el PPM que el equipo puede producir. Para oficinas con demandas altas, una impresora rápida es fundamental.
• Calcula el costo por página. Compara el precio de los cartuchos o tóneres y la duración estimada de cada uno. Esto te dará una idea clara del gasto a largo plazo.
• Compatibilidad con tu red. Si tu oficina utiliza una red compartida, opta por una impresora con conectividad WiFi o Ethernet para facilitar el acceso a todos los empleados.
• Considera la sostenibilidad. Busca medios con certificaciones ecológicas que garanticen un consumo eficiente de energía y materiales reciclables.
• Piensa en la escalabilidad. Si tu empresa está creciendo, elige un equipo que pueda adaptarse a un aumento de este sin necesidad de reemplazo inmediato.
• Garantías y el soporte técnico. Mira siempre que el fabricante ofrezca una garantía adecuada y un servicio posventa confiable.
• Consulta opiniones y reseñas. Antes de comprar, revisa las experiencias de otros usuarios para identificar posibles ventajas y desventajas del modelo.