¿Cómo agregar una impresora compartida en una red de oficina?
Las impresoras, fotocopiadoras o equipos multifuncionales como los que hallas en Inforcopy.es, deben estar siempre disponibles en sitios como las oficinas, y es que cumplen un papel esencial.
Si bien lo ideal sería que cada escritorio presente contara con estos equipos, no siempre es lo más práctico ni lo más económico, por ende, la mejor opción es: compartirla por red.
La tecnología ha simplificado muchas tareas diarias en las oficinas, y una de ellas es la capacidad de compartir recursos como impresoras entre varios empleados según necesiten.
¿Qué es una impresora compartida por red?
Una impresora compartida por red es un dispositivo que está conectado a la red de la oficina, permitiendo que todos los dispositivos vinculados a esa red puedan acceder a sus funciones.
Esta configuración es posible lograrla mediante una impresora con capacidad de conexión inalámbrica o mediante un cable conectado a un servidor o computadora central que actúe como puente.
El propósito principal de esto es optimizar recursos y reducir costos al evitar la necesidad de adquirir un medio de este tipo para cada empleado o departamento. Además, esta solución mejora la productividad al centralizar las tareas de impresión en un solo dispositivo.
¿Cómo agregarla a la oficina?
Configurar una impresora compartida en red quizás parezca un proceso complejo, pero con los pasos adecuados es bastante sencillo, tales son los siguientes.
Lo primero, mira que esté conectada a la red
- Si es una impresora inalámbrica, conéctala al Wi-Fi de la oficina siguiendo las instrucciones del manual.
- Si es una impresora con cable, conéctala al router o a un servidor central mediante un cable Ethernet.
Configúrala en una computadora central
- Conecta la impresora a una computadora mediante USB si no está conectada directamente a la red.
- En Dispositivos, luego de entrar a Configuración, ve a Impresoras y escáneres y recién aquí agregar una impresora o un escáner.
- Selecciona la impresora en la lista o agrega manualmente su dirección IP.
Activa la opción de compartir la impresora
- Ve a Panel de Control y selecciona Dispositivos, yendo luego a impresoras.
- Haz clic derecho sobre el icono de la misma y selecciona Propiedades de la impresora.
- En la pestaña Compartir, marca la casilla que dice Compartir esta impresora y dale un nombre fácil de identificar.
Configura los permisos
- Asegúrate de que solo las personas autorizadas puedan acceder a la impresora configurando los permisos desde la misma pestaña de Compartir.
- Agrega el equipo en otras computadoras.
- Ve a Configuración, después a Dispositivos y por ultimo a Impresoras y escáneres.
Haz clic en Agregar una impresora o un escáner
Selecciona la impresora compartida en la lista, y si no aparece, elige la opción de Agregar mediante nombre o dirección IP e introduce la información correspondiente.
Realiza una prueba de impresión
Desde una de las computadoras conectadas, intenta imprimir un documento de prueba para asegurarte de que todo funcione correctamente.
Ventajas de las impresoras compartidas por red
Hacer esto supone varias ventajas, que las convierten en una solución eficiente para oficinas de cualquier tamaño, sea que las adquieras a través del alquiler de impresoras en Madrid o quizás de nuestra venta de fotocopiadora en Madrid:
- Ahorro de costos. Solo necesitas un equipo y no varios para cubrir las necesidades de varios empleados o departamentos.
- Eficiencia. Centralizar las tareas de impresión reduce el tiempo que cada empleado pierde buscando y utilizando impresoras individuales.
- Flexibilidad. Los usuarios pueden imprimir desde cualquier dispositivo conectado a la red, ya sea una computadora, un teléfono móvil o una tablet.
- Reducción de cables. Especialmente con las impresoras inalámbricas, no es necesario tener una conexión física entre cada dispositivo y la impresora.
- Fácil mantenimiento. Es más sencillo realizar tareas de mantenimiento o reemplazo en un único medio compartido que en varios individuales.
Desventajas de las impresoras compartidas por red
Aunque las ventajas son significativas, también existen algunas desventajas que deben tenerse en cuenta.
- Sobrecarga del dispositivo. Si muchas personas la usan al mismo tiempo, podría colapsar o disminuir su velocidad.
- Dependencia de la red. Si la red de la oficina presenta problemas, esta quizás no estará disponible para nadie.
- Privacidad y seguridad. Si no se configuran correctamente los permisos, cualquier persona conectada a la red podría acceder.
- Mayor desgaste. Al ser utilizada por varias personas, la impresora podría necesitar mantenimiento con mayor frecuencia.
- Problemas de compatibilidad. Algunos dispositivos más antiguos tendrán dificultades para conectarse a las versiones modernas.
Con las instrucciones anteriores, podrás implementarla sin complicaciones y evaluar si esta solución es la mejor para tu entorno laboral.
