Eliminación del papel olvidado: autenticación mediante tarjeta en lamultifunción

En la rutina diaria de una oficina es habitual que un informe se envíe a imprimir y quede olvidado durante horas en la bandeja de salida, exponiendo datos confidenciales a cualquiera que pase por allí. Si esos documentos contienen nóminas o presupuestos estratégicos, la pyme incurre en una grave brecha de seguridad frente al RGPD. Por ello, implantar la autenticación mediante tarjeta en tus equipos es la medida más rápida para erradicar este problema.

Si en nuestro artículo anterior analizamos la impresión ecológica para reducir residuos plásticos, hoy nos enfocamos en la privacidad documental a través del sistema de impresión retenida (Pull Printing).

Funcionamiento de la autenticación mediante tarjeta

Al enviar un trabajo desde el ordenador, el documento no se produce de forma inmediata en el papel, sino que sigue un flujo protegido:

• Envío seguro a cola virtual: El archivo no viaja a una máquina física concreta; queda encriptado en un servidor seguro dentro de la red corporativa.
• Identificación presencial: El empleado camina hacia cualquier multifunción Sharp o Epson de la oficina y acerca su tarjeta de fichar o tarjeta de proximidad (RFID) al lector del panel.
• Liberación in situ: La pantalla muestra la lista de sus impresiones pendientes y el equipo produce las páginas únicamente mientras la persona está físicamente presente.

Ventajas de seguridad y ahorro en la oficina

Implantar este sistema ofrece beneficios operativos inmediatos para la privacidad del negocio:

• Confidencialidad 100% garantizada: Nadie puede ver ni retirar documentos impresos por otros compañeros de la empresa.
• Ahorro directo de papel: Permite borrar desde el panel táctil los trabajos enviados por error o duplicados antes de que se gasten hojas o tinta.
• Flexibilidad de uso: Los empleados pueden liberar sus impresiones en cualquier multifunción de la sede, evitando esperas si un equipo está ocupado.

Implementar la impresión segura en tu empresa es una medida estratégica con Inforcopy; solicita información en nuestra página de contacto.

Conclusión: privacidad total en tu parque ofimático

En definitiva, adoptar la autenticación mediante tarjeta en la multifunción garantiza la privacidad total de tus datos, evita el desperdicio de papel y blinda a tu pyme frente a las brechas de seguridad.