Lo que firmas manda
El contrato de renting de una fotocopiadora no es un papel: son tres. La hoja de condiciones particulares, unas condiciones generales que nadie lee y unos anexos donde vive lo que se paga.
Somos parte interesada. Inforcopy vende renting de fotocopiadoras, así que esto lo firma alguien que también quiere venderte. No interpretamos tu contrato ni decimos que una cláusula sea nula: eso es de tu abogado. Solo qué mirar y qué pedir por escrito, también a nosotros.
Condiciones particularesUna hoja. Lo tuyo: el equipo, la cuota y el plazo
- Qué equipo, con qué accesorios y dónde va instalado
- Cuánto se paga, cada cuánto y cuántas cuotas
- Si el mantenimiento entra o no entra
- Qué anexos forman parte del contrato
Condiciones generalesLas mismas para todos los clientes. Ahí duele
- Que el contrato es irrevocable y se prorroga solo
- Qué pasa si dejas de pagar o si la máquina se estropea
- Quién puede ceder el contrato y quién no
- Quién paga la retirada del equipo al terminar
Y los anexos, que son el tercer papel. El contrato real que leemos aquí cita cuatro: descripción de equipos, aceptación de entrega, devolución y una orden de domiciliación. Las condiciones del seguro ni siquiera estaban en el papel: se remitían a una dirección de internet.
Foto: Blogtrepreneur, CC BY 2.0.
La respuesta corta
Antes de firmar el contrato de renting de una fotocopiadora mira tres cosas: con quién firmas (si hay una financiera son dos contratos), qué dicen las condiciones particulares (lo que no está escrito se paga aparte) y qué anexos te han entregado.
Lo esencial
- «Todo incluido» no es una cláusula: vale lo que valga la lista que lo acompaña.
- Con financiera de por medio se firman dos contratos, y el de la cuota se paga aunque la máquina no imprima.
- La condición particular manda sobre la general, y la duda se resuelve contra quien redactó el contrato.
- Una condición general que no te entregaron puede no quedar incorporada al contrato; un anexo que falta te deja sin prueba.
- Al acabar, la devolución suele ir a tu cargo y el borrado del disco del equipo no sale en ningún papel: hay que pedirlo.
¿Qué es un contrato de renting de una fotocopiadora y qué papeles lo forman?
Es un arrendamiento de la máquina por un plazo cerrado y sin opción de compra. Lo forman las condiciones particulares, unas condiciones generales impresas y los anexos que esas dos hojas citan por su nombre.
Las condiciones particulares se rellenan para ti; las generales vienen impresas, iguales para todos. Eliges equipo, firmas un plazo (de 36 a 60 meses) y pagas una cuota fija. Antes, mira qué equipo necesitas y si alquilar o comprar.
Si estás comparando ofertas, pídenos la nuestra con las condiciones por escrito: qué incluye la cuota, los plazos de avería en horas y qué pasa al terminar. Lo mismo que proponemos exigirle a cualquiera.
Lo que dice el papel
«Complementariamente a las condiciones particulares, rigen las condiciones generales, detalladas a continuación, que forman parte indisoluble de este contrato y son suscritas, por duplicado ejemplar y a un solo efecto, por las partes.»Cierre de las condiciones particulares de un contrato de renting de cuatro multifunciones publicado en el portal de transparencia de un colegio profesional, en vigor desde diciembre de 2018. Es el contrato que usamos como ejemplo en todo el artículo.
¿Qué cláusulas hay que mirar en un contrato de renting de fotocopiadora?
Siete: duración y prórroga, cuota y forma de pago, copias y precio del exceso, mantenimiento y tiempos, cancelación, seguro y fin de contrato. Deciden lo que vas a pagar de verdad.
| Cláusula | Lo que suele decir | De dónde sale |
|---|---|---|
| Duración y prórroga | De 36 a 60 meses, con carácter irrevocable. En el contrato leído se prorroga sola tres meses, y luego mes a mes, si nadie avisa con quince días. | Ocho de las once páginas del sector que hemos medido dan una duración, y no coinciden entre ellas · contrato publicado, cláusula cuarta |
| Cuota y forma de pago | Mensual anticipada o trimestral; primera cuota proporcional a los días. Demora pactada: 1,5 % mensual y 18,03 € por recibo devuelto. | Contrato publicado, cláusula quinta · preguntas frecuentes de una financiera de renting · Ley 3/2004 como regla de defecto |
| Copias y precio del exceso | Se factura por lectura real de contadores, con un precio por copia en negro y otro en color que hay que rellenar a mano. | Modelo de contrato de servicio publicado por un proveedor · pliego público de un arrendamiento por copia |
| Mantenimiento, piezas y tóner | Avisos y piezas sin cargo, salvo mal uso. La reparación empieza el día laborable siguiente. El papel queda fuera. | Modelo del sector, puntos 1.4 a 1.6 · pliego público · contrato publicado, que es «sin mantenimiento» |
| Cancelación y penalización | Sin salida voluntaria prevista. Por impago: el 50 % de las cuotas pendientes o todas vencidas de golpe. | Contrato publicado, cláusula novena · preguntas frecuentes de dos financieras · Código Civil, arts. 1152 a 1154 |
| Seguro y siniestros | Obligatorio, con prima anual y franquicia. El siniestro no suspende las cuotas; en siniestro total no cubierto, el 100 % de lo pendiente. | Condiciones de seguro y preguntas frecuentes de una financiera · contrato publicado, cláusula séptima |
| Fin de contrato y devolución | Devuelves a tu cargo donde diga el arrendador, y el 10 % de la cuota por cada día de retraso. Del disco del equipo, nada. | Contrato publicado, anexo de devolución · pliego de un organismo público · INCIBE |
Cómo leer esta tabla: cada fila sale de documentos publicados que puedes abrir (un contrato de renting de 2018, un modelo de contrato de servicio y dos pliegos). No es un estándar del sector: en tu contrato manda lo escrito.
¿Qué incluye de verdad la cuota del renting?
Lo que esté escrito en las condiciones particulares, línea a línea. «Todo incluido» es una frase comercial: si la hoja no nombra el tóner de color, los desplazamientos o el seguro, esas partidas se pagan aparte.
En el contrato leído, la modalidad dice «Sin Mantenimiento» y la cláusula sexta obliga a conservar el equipo «a su costa»: eso vivía en otro papel. Empieza por tu volumen mensual y el coste por copia.
La cuota, línea a línea
Quita de la hoja lo que tu oferta no nombre y lee quién paga entonces
Las siete líneas que puede incluir una cuota, en el orden de la hoja y no por importancia. Quita las que tu oferta no nombre por escrito.
Condiciones particulares. Qué incluye la cuotaSiete líneas. Cada una que falte, la paga alguien.
-
Sin esta línea no puedes probar qué máquina contrataste En el contrato publicado, el anexo de equipos lista cuatro multifunciones por marca, modelo y accesorios,
sin ningún número de serie
, y el número de oferta está en blanco. Y la cláusula tercera avisa:La inclusión en los equipos de cualquier elemento que no esté comprendido en la configuración contratada deberá ser autorizada previamente por escrito por el ARRENDADOR.
Pide: el anexo de equipo con marca, modelo, accesorios, estado (nuevo o seminuevo) y número de serie, firmado por las dos partes, y la oferta numerada y fechada.Contrato de renting publicado en un portal de transparencia, condiciones particulares y cláusula tercera. -
Lo paga tu empresa La casilla de modalidad del contrato publicado dice
Sin Mantenimiento
, y la cláusula sexta remata:el ARRENDATARIO se obliga a mantener y conservar a su costa el material objeto de este contrato en perfecto estado de funcionamiento, durante toda la vigencia del mismo y hasta la devolución de los equipos.
Pide: la condición particular «con mantenimiento», o el contrato de servicio aparte con su anexo de tiempos. Y que diga quién lo presta.Contrato publicado, condiciones particulares y cláusula sexta. -
Lo paga tu empresa, y por partes Un pliego público sí lo escribe:
Reparación: Contempla la mano de obra y desplazamiento técnico, la reparación y/o, en su caso, la sustitución de las piezas defectuosas.
Cuando no está, el modelo de contrato del sector deja fuera las averías pornegligencia del usuario (mal uso) grapas, medios inadecuados, apertura del equipo, incendio, inundación
, los traslados (los gastos derivados por el traslado del equipo irán a cargo del cliente
) y la instalación en más de diez puestos. Pide: la lista de exclusiones por escrito, con el desplazamiento nombrado y el número de puestos de instalación incluidos.Pliego de un arrendamiento por copia (2020) y modelo de contrato de servicio del sector, puntos 1.4, 1.6 y 1.9. -
Lo paga tu empresa, y el color es lo primero que se cae Cuando está bien escrito, se parece a esto:
En el precio por impresión están incluidos todos los consumibles y piezas de recambio necesarias para el buen funcionamiento de la copiadora.
El papel queda fuera siempre (quedan excluidos los conceptos siguientes: El papel. El consumo energético
), y unas condiciones de seguro de renting publicadas excluyen expresamente los tóneres. Pide: una línea que diga «consumibles incluidos: tóner negro y de color, tambor y bote de residual; excluidos: papel y grapas», y cómo se piden.Modelo del sector, punto 1.1 · pliego público de 2020 · condiciones de seguro de una financiera de renting. -
No hay tope ni precio pactado: se factura lo que marque el contador El modelo del sector lo dice sin cifras:
La facturación del mantenimiento se realizará conforme a la lectura real de los contadores. El número de impresiones a facturar resultará de la última lectura realizada y la lectura actual.
Las casillas del coste por impresión en blanco y negro y en color van vacías, para rellenarlas a mano. Pide: el anexo de precios con copias incluidas, precio del exceso en negro y en color, periodicidad de la lectura, si hay mínimo mensual y si el escaneo se cobra.Modelo de contrato de servicio del sector, puntos 1.1 y 1.3. Como referencia pública de precio, un pliego de 2020 fijó un máximo de licitación de 0,01063 € por copia en negro y 0,06594 € en color, IVA excluido; no es un precio de Inforcopy. -
Puede aparecer una financiera el día de la firma Y entonces son dos contratos. El publicado lo deja escrito:
el ARRENDATARIO no podrá pretender disminución alguna en el precio, ni indemnización, ni resolver el contrato por no poder utilizar el material, sea cualquiera la causa a que tal falta de uso obedezca.
Las preguntas frecuentes de una financiera añaden que el cobro suele ser trimestral y que pagar al mes puede subir la cuota un 1,5 %. Pide: el nombre del arrendador en la oferta, el número de cuotas, la periodicidad del cobro y qué ocurre con las cuotas si el servicio falla.Contrato publicado, cláusula primera · preguntas frecuentes publicadas por una financiera de renting tecnológico. -
Lo paga tu empresa, y aparece al firmar Una financiera lo publica así:
Es obligatorio la existencia de un seguro para los bienes. Si no dispone de su propio seguro multirriesgo, [la financiera] incluirá los bienes en una póliza marco. El precio de seguro se factura y paga anualmente.
Esas condiciones fijan una franquicia de150,00 EUR
por siniestro. Y el contrato publicado reclama el 100 % de las cuotas pendientes si hay siniestro total no cubierto. Pide: si el seguro va dentro de la cuota o aparte, la prima anual, la franquicia y si sirve la póliza que ya tiene tu oficina.Preguntas frecuentes y condiciones de seguro publicadas por una financiera · contrato publicado, cláusula séptima.
Líneas que faltan: 0 de 7
Aquí se irá escribiendo lo que hay que pedir por escrito antes de firmar.
- La lista de lo que incluye la cuota y lo que queda fuera
- El tiempo de respuesta y el de resolución, en horas laborables
- Con quién firmas y qué pasa cuando termina el contrato
Para oficinas de Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca. Sin precio aquí: la cuota depende de tu volumen y sale del presupuesto.
Referencia orientativa, no asesoramiento. Las frases entrecomilladas salen de contratos y pliegos publicados que citamos en el artículo; en tu contrato manda lo que esté escrito. El bloque funciona en tu navegador y no envía nada hasta que pulsas el botón.
Lo que dice el papel
«En el precio por copia quedan incluidos Los gastos de tóner, repuestos, hardware, software y sus actualizaciones Los gastos de mano de obra Los gastos de gestión de los residuos tóxicos y peligrosos (tóner y otros)». «En el precio por copia quedan excluidos los conceptos siguientes: El papel. El consumo energético.»Pliego de un arrendamiento de multifunciones por copia de una federación de municipios de Castilla-La Mancha (2020). Es el documento público que mejor escribe, línea a línea, qué entra en el precio y qué no. Si lo tuyo es un equipo pequeño y de compra, lo vemos en venta de fotocopiadoras.
¿Y si el contrato no dice lo mismo que la oferta?
Manda el contrato, y dentro de él la condición particular sobre la general. Lo que te contaron de palabra no cuenta, y la duda sobre una cláusula oscura va contra quien la redactó.
Las dos hablan de lo mismo con otras palabras: donde la oferta promete «1.000 páginas al mes incluidas», el contrato factura por lectura de contadores. La diferencia se paga en el tercer año.
La oferta encima del contrato
Desliza la hoja de la oferta sobre cada concepto del contrato y mira si dicen lo mismo
A la izquierda, el contrato; a la derecha, la oferta. Arrastra la oferta hasta el concepto que quieras comprobar (o usa los botones) y suéltala: se marca dónde las dos hojas no dicen lo mismo.
El contrato, concepto a concepto
- Duración «…teniendo carácter irrevocable . El presente contrato se prorrogará automáticamente, por un período inicial de tres meses y siendo las sucesivas prórrogas por períodos mensuales, siempre y cuando ninguna de las partes lo denuncie con quince días de anticipación.» La oferta habla de 60 meses y ahí se queda. El contrato añade dos cosas que no estaban: que es irrevocable y que se prorroga solo si nadie avisa quince días antes. Pide que el preaviso y la prórroga estén en la hoja que firmas, con su fecha. Sin comprobar
- Copias incluidas «La facturación del mantenimiento se realizará conforme a la lectura real de los contadores. El número de impresiones a facturar resultará de la última lectura realizada y la lectura actual.» La oferta promete un paquete mensual de copias; el contrato no lo menciona y factura por lectura de contador. Pide que el paquete figure como condición particular, con la periodicidad de la lectura y si hay mínimo. Sin comprobar
- Precio de la copia de más «Coste por impresión Blanco Negro: ……… Coste por impresión Color: ………» Aquí la oferta y el contrato dicen lo mismo, y eso también es un resultado. La condición es que las dos casillas estén rellenas con la misma cifra que la oferta antes de firmar: en el modelo publicado van en blanco. Sin comprobar
- Mantenimiento «Modalidad de Contrato: Sin Mantenimiento». Y, en el contrato de servicio aparte: «En el caso de avería, la reparación comenzará el día laboral siguiente (excepto los sábados y festivos) de haber sido notificada hasta las 12:00 h.» La oferta vende el mantenimiento dentro de la cuota; el contrato de arrendamiento lo deja fuera y lo manda a otro papel, con su plazo y sus exclusiones. Pide los dos contratos a la vez y compara las dos listas. Sin comprobar
- Quién retira el equipo «…devolverá conforme a las recomendaciones del fabricante y a su cargo la totalidad del equipo arrendado en el lugar y a la persona o entidad señalados por el ARRENDADOR Por cada día de retraso una indemnización del 10% de la cuota pactada.» La oferta habla de retirar el equipo viejo, el que sustituyes hoy. El contrato habla del equipo nuevo, el que devuelves dentro de cinco años, y esa retirada la pagas tú. Son dos retiradas distintas y solo una está incluida. Sin comprobar
La oferta comercial
Oferta comercial1 de 5
- Duración «La cuota propuesta es en base a una duración de 60 meses.»
- Copias incluidas«1.000 páginas al mes incluidas en blanco y negro.»
- Precio de la copia de más «Cualquier exceso será facturado como coste adicional, según la tarifa pactada por copia extra.»
- Mantenimiento «Mantenimiento preventivo y correctivo, sin coste extra.»
- Quién retira el equipo «En el precio se entiende incluida la retirada, si procede, del equipo sustituido.»
Arrástrala o usa los botones de abajo
Suelta la oferta sobre un concepto y aquí salen las dos frases, una al lado de la otra
Las dos hojas son un ejemplo montado con frases literales de ofertas, pliegos y contratos publicados. No describen el contrato de ninguna empresa en concreto ni el tuyo. Cuando la oferta y el contrato no dicen lo mismo, manda el contrato: la condición particular prevalece sobre la general y la duda se resuelve a favor de quien no redactó (Ley 7/1998, art. 6).
Lo que dice el papel
«Cuando exista contradicción entre las condiciones generales y las condiciones particulares específicamente previstas para ese contrato, prevalecerán éstas sobre aquéllas, salvo que las condiciones generales resulten más beneficiosas para el adherente que las condiciones particulares.» «Las dudas en la interpretación de las condiciones generales oscuras se resolverán a favor del adherente.»Artículo 6, apartados 1 y 2, de la Ley 7/1998, de condiciones generales de la contratación. Su artículo 2.3 deja claro que el adherente «podrá ser también un profesional»: una empresa que firma un renting también está protegida por esta ley. Y el Código Civil (art. 1281) manda estar «al sentido literal» de las cláusulas claras. Y unas condiciones de seguro publicadas por una financiera lo rematan: «No se ha acordado verbalmente ninguna estipulación complementaria». Lo que no esté en el papel, para el papel no existe.
¿Con quién firmas: con tu proveedor o con una financiera?
Puede que con los dos. En muchos rentings se firman dos contratos: el de arrendamiento, con una entidad financiera que compra la máquina, y el de servicio, con el proveedor que la instala y la repara.
Eso cambia todo. El contrato de servicio se negocia con el proveedor; el de la financiera, no, y sus cuotas corren aunque el servicio falle.
La cláusula no tiene rodeos: el arrendatario eligió equipo y proveedor «bajo su única y exclusiva responsabilidad», y recibe a cambio los derechos del arrendador frente al proveedor. Reclamas tú y pagas mientras reclamas.
La pregunta antes de firmar es corta: ¿quién factura la cuota y quién arregla la máquina? Si no son la misma empresa, pide por escrito qué pasa con las cuotas si el servicio no cumple.
Ceder el contrato: en un solo sentido
La cesión es asimétrica: tú no puedes traspasar el contrato sin permiso escrito, y el arrendador sí puede poner a otro en su sitio y comunicártelo.
Lo que dice el papel
«El ARRENDATARIO no podrá transmitir ni ceder sus derechos y obligaciones, ni subarrendar el equipo objeto de este contrato, sin previo permiso escrito del ARRENDADOR. En el caso de que el ARRENDADOR subrogue su posición jurídica mediante el ejercicio del derecho que le otorga este contrato, solamente quedará obligado a comunicar tal circunstancia al ARRENDATARIO.»Cláusula segunda del contrato publicado. En la misma línea, el Código de Comercio (art. 347) permite transferir un crédito mercantil sin consentimiento del deudor, bastando con ponerlo en su conocimiento; y el Código Civil (art. 1205) exige el consentimiento del acreedor para cambiar de deudor. Qué figura es la tuya lo dice tu abogado.
El seguro, que casi nunca está en la oferta
Cuatro preguntas sobre el seguro, antes de firmar
- ¿Va dentro de la cuota o se factura aparte? Una financiera publica que es obligatorio y que, si no tienes póliza propia, incluye los equipos en una póliza marco que «se factura y paga anualmente».
- ¿Cuánta franquicia? Esas mismas condiciones publicadas fijan 150 € por siniestro, y dejan fuera el tóner y el mantenimiento.
- ¿Sirve la póliza que ya tiene la oficina? Si vale la tuya, no pagas dos veces. Pregúntalo antes de que te la incluyan.
- ¿Qué pasa mientras se tramita un siniestro? «El hecho de que haya un siniestro no exime al Arrendatario de las obligaciones establecidas en el Contrato de arrendamiento»: las cuotas siguen. Y si el riesgo no estaba cubierto y el equipo es siniestro total, el contrato leído reclama el 100 % de las cuotas pendientes.
¿Qué anexos hay que pedir antes de firmar un renting?
Cinco: la descripción del equipo con su número de serie, los precios de copia, los tiempos de servicio, el anexo de protección de datos y un ejemplar de las condiciones generales. Ahí viven las obligaciones que más duelen.
Pedirlos no es desconfiar: el contrato los cita por su nombre y se apoya en ellos. Si dice «equipo detallado en el anexo» y nadie te lo da, no puedes probar qué máquina te prometieron.
Y la ley separa dos casos. Un anexo particular que falta es un problema de prueba; unas condiciones generales que no te entregaron pueden no quedar incorporadas, y eso lo declara un juez.
Los anexos que no te dieron
Pide cada anexo y contesta si lo tienes: las cláusulas del contrato se reescriben solas
El contrato cita cinco papeles por su nombre. Pide cada anexo y di si te lo entregaron: a la izquierda verás qué puedes probar con él y qué te queda sin él.
El cuerpo del contratoCinco cláusulas que remiten a un papel que no está aquí
«Equipo detallado en: Oferta nº …… · Anexo Descripción de Equipos al presente contrato»
Sin contestar Puedes probar qué máquina y qué accesorios se contrataron, y cuáles hay que devolver. Nadie puede demostrar qué máquina ni qué accesorios se prometieron.«Coste por impresión Blanco Negro: ……… Coste por impresión Color: ………»
Sin contestar El exceso de copias tiene un precio pactado y comprobable. El exceso se factura al precio que diga la factura, no al que recuerdas.«En el caso de avería, la reparación comenzará el día laboral siguiente (excepto los sábados y festivos) de haber sido notificada.»
Sin contestar El plazo de respuesta es exigible, en horas y por escrito. El plazo que te contaron no es un plazo: es una expectativa.«Tratamiento de datos»: en los dos contratos publicados que hemos leído, esta cláusula solo habla de los datos de contacto del cliente.
Sin contestar Hay instrucción escrita sobre qué pasa con lo que guarda el disco del equipo. Nadie se ha comprometido por escrito a borrar el disco al retirar la máquina.«Complementariamente a las condiciones particulares, rigen las condiciones generales que forman parte indisoluble de este contrato.»
Sin contestar Sabes qué firmaste: irrevocable, prórroga automática, 50 % por impago, fuero en otra ciudad. Firmaste unas cláusulas que no pudiste leer, y la ley tiene algo que decir sobre eso.
Qué obligación vive en este papel
Qué máquina es la tuya. En el contrato publicado, el anexo lista cuatro multifunciones por marca, modelo y accesorios,
sin un solo número de serie, y el hueco del número de oferta está vacío. El parte de siniestro de la aseguradora, en cambio, exige la
indicación exacta de cada uno de los objetos.
Si te lo dieronGuárdalo con el contrato: es la prueba de qué equipo entró y de qué equipo tiene que salir al final, con sus accesorios.
Si no te lo dieronEs una condición particular, así que el problema no es de validez: es de prueba. Sin ese papel no hay forma de demostrar qué máquina y qué accesorios se contrataron. El Código Civil (art. 1281) manda estar
Qué pedir
Marca, modelo, accesorios, estado y número de serie de cada equipo, firmado por las dos partes, con la oferta numerada y fechada.
Contrato de renting publicado, anexo «Descripción de equipos» · condiciones de seguro publicadas por una financiera · Código Civil, art. 1281.
al sentido literalde lo escrito, y aquí no hay nada escrito.
Qué obligación vive en este papel
Lo que cuesta cada copia de más y cada cuánto se lee el contador. El modelo del sector deja las dos casillas en blanco (
Coste por impresión Blanco Negro: ……… Color: ………) y factura
conforme a la lectura real de los contadores.
Si te lo dieronComprueba que las cifras son las de la oferta y que dice si hay mínimo mensual, si el escaneo se cobra y si el precio se revisa cada año.
Si no te lo dieronTambién es condición particular: sin él, el precio del exceso y el mínimo quedan a lo que diga la factura. El Código de Comercio (art. 57) obliga a cumplir los contratos
Qué pedir
Copias incluidas, precio del exceso en negro y en color, periodicidad de la lectura de contadores, mínimo mensual si lo hay y revisión anual de precios si la hay.
Modelo de contrato de servicio publicado por un proveedor del sector, puntos 1.1 y 1.3 · Código de Comercio, art. 57.
según los términos en que fueren hechos y redactados, y aquí no se redactó ninguno.
Qué obligación vive en este papel
Cuánto puede tardar el técnico. Un pliego público separa cuatro plazos:
Tiempo de respuesta: 4 horas laborables(lo que tarda en desplazarse),
Tiempo de resolución: 24 horas laborables,
Tiempo de sustitución: 48 horas laborablesy
Tiempo de reposición de los consumibles: 24 horas laborables.
Si te lo dieronComprueba que los plazos están en horas laborables, con su horario, y que distinguen responder de resolver. «Lo antes posible» no es un plazo.
Si no te lo dieronSi el plazo solo está en un folleto o te lo dijeron de palabra, no es exigible como plazo. Y si vive en unas condiciones de servicio que no te entregaron, la Ley 7/1998 (art. 7.a) dice que no quedan incorporadas
Qué pedir
Respuesta, resolución, sustitución y reposición de consumibles, en horas laborables, con el horario de servicio y qué pasa si no se cumplen.
Pliego de un arrendamiento de multifunciones por copia (2020), apartado de niveles de servicio · Ley 7/1998, art. 7.a).
las que el adherente no haya tenido oportunidad real de conocer de manera completa al tiempo de la celebración del contrato.
Qué obligación vive en este papel
Qué pasa con lo que guarda el disco de la multifunción. El Reglamento de Protección de Datos (art. 28.3) exige que el encargo se rija por un contrato, y su letra g) que, al terminar, el encargado
suprimirá o devolverá todos los datos personales. Un pliego público lo pide antes de la retirada:
se deberá garantizar el borrado de los discos duros.
Si te lo dieronComprueba que dice quién borra el disco, cuándo, con qué método y si entrega certificado. Si tu caso es un encargo de tratamiento lo decide tu delegado o tu asesor de protección de datos.
Si no te lo dieronLa cláusula de datos de los contratos publicados solo habla de los datos de contacto del cliente, y uno de ellos cita una ley derogada en 2018. Si el proveedor accede a documentos tuyos, el responsable sigues siendo tú: sin anexo no hay instrucción escrita de borrar nada.
Qué pedir
Quién borra el disco, cuándo, con qué método y con qué certificado, dentro del anexo de devolución.
Reglamento (UE) 2016/679, art. 28.3 y 28.3.g · Ley Orgánica 3/2018, art. 33.3 · pliego del servicio de impresión de un organismo público (2014) · INCIBE.
Qué obligación vive en este papel
Casi todo lo caro. En el contrato publicado son quince cláusulas: que es irrevocable, la prórroga automática, el 50 % de las cuotas pendientes por impago, el 100 % en siniestro total no cubierto, la cesión en un solo sentido y el fuero en otra ciudad. Sus condiciones de seguro ni siquiera estaban en el papel: remitían a una dirección de internet.
Si te lo dieronLéelas antes de firmar, con tiempo, y busca tres cosas: duración y preaviso, qué pasa si dejas de pagar y quién paga la devolución. Si algo no se entiende, que lo mire tu abogado.
Si no te lo dieronAquí sí entra la ley:
Qué pedir
Un ejemplar completo antes de firmar, incluido todo lo que el contrato cite por referencia, también lo que esté en una página web.
Ley 7/1998, arts. 5.1, 7.a), 9.1 y 10.1, y art. 2.3 (la ley vale también entre empresas) · contrato de renting publicado, condiciones generales.
No podrá entenderse que ha habido aceptación de la incorporación de las condiciones generales al contrato cuando el predisponente no haya informado expresamente al adherente acerca de su existencia y no le haya facilitado un ejemplar de las mismas(art. 5.1), y el art. 7.a) dice que no quedan incorporadas. Ojo: eso lo declara un juez a instancia del adherente (art. 9.1), no lo decides tú. Y el contrato sigue en pie si puede subsistir sin ellas (art. 10.1).
Papeles que faltan: 0 de 5
Pide los cinco y contesta. Según cuáles falten, te quedas sin prueba o con una discusión que decide un juez.
Este bloque no dice si una cláusula de tu contrato vale o no vale: eso lo decide un juez. Te dice qué papel pedir antes de firmar y qué dice la ley, en literal, sobre los papeles que no se entregan. Los cinco anexos son los que cita el contrato publicado que usamos de ejemplo; el tuyo puede tener otros.
Lo que dice el papel
«No podrá entenderse que ha habido aceptación de la incorporación de las condiciones generales al contrato cuando el predisponente no haya informado expresamente al adherente acerca de su existencia y no le haya facilitado un ejemplar de las mismas.» «No quedarán incorporadas al contrato las siguientes condiciones generales: a) Las que el adherente no haya tenido oportunidad real de conocer de manera completa al tiempo de la celebración del contrato b) Las que sean ilegibles, ambiguas, oscuras e incomprensibles…»Artículo 5.1, párrafo segundo, y artículo 7 de la Ley 7/1998. El artículo 9.1 añade quién puede pedir que se declare: el adherente, ante un juez. Y el 10.1, que el contrato sigue en pie si puede subsistir sin esas cláusulas.
El disco duro del equipo, que no sale en ningún anexo
Una multifunción guarda en su disco lo que se escanea y se imprime. En los dos contratos publicados, la cláusula de datos solo habla de los de contacto, y uno cita una ley derogada. Mira también cómo evitar documentos expuestos.
Lo que dice el papel
«Estas medidas deben aplicarse tanto si los dispositivos son recursos en propiedad como si se trata de un servicio subcontratado a una empresa especializada en alquiler o leasing de equipos. Cuando venza el contrato del servicio o se sustituya cualquier equipo de impresión, debe realizarse un borrado seguro del contenido de su disco duro interno.»INCIBE, sobre ciberseguridad en impresoras. El Reglamento General de Protección de Datos (art. 28.3.g) obliga al encargado a suprimir o devolver los datos al terminar el servicio, y la Ley Orgánica 3/2018 (art. 33.3) deja esa decisión al responsable. Si tu proveedor accede a documentos tuyos, pregunta a tu asesor de protección de datos qué figura le corresponde.
¿Se puede cancelar el renting de una fotocopiadora antes de tiempo?
Depende de lo que diga tu contrato, y muchos no prevén salida voluntaria. El que hemos leído se declara irrevocable; otra financiera admite cancelar facturando todas las cuotas que falten.
Lo que sí está escrito es el impago: requerimiento de diez días y, después, resolver cobrando el 50 % de las cuotas pendientes, o exigirlas todas de golpe.
Las cifras de ese contrato, si se deja de pagar con 36 cuotas por delante
- 7.076,88 € pendientes, que son las 36 cuotas de 196,58 € que quedaban por vencer.
- 3.538,44 € de indemnización, el 50 % que fija la cláusula novena, además de los recibos impagados y los intereses.
- 1,5 % mensual de demora y 18,03 € por cada recibo devuelto, más los gastos de abogado y procurador, que el contrato también pone a cargo del cliente.
- 48 horas para devolver el equipo desde que el arrendador resuelve el contrato.
Hemos leído que, si el servicio falla, lo mejor es devolver los recibos. Nosotros no lo haríamos sin un abogado delante: el Código Civil solo deja moderar la pena a un juez, y si la obligación se cumplió en parte.
¿Qué pasa cuando se acaba el contrato de renting?
Que no se acaba solo. Si nadie avisa con el preaviso pactado se prorroga, y la devolución suele ir a cargo del cliente, con penalización por cada día de retraso.
En el contrato leído, la prórroga es de tres meses y luego mes a mes, salvo denuncia con quince días de antelación. Tres cuotas más son 589,74 € sin presupuestar.
Tres cosas que se apuntan el día de firmar
- La fecha del preaviso, en el calendario de la oficina, para que la prórroga no entre sola.
- Quién paga la retirada. En ese contrato, el cliente: el desmontaje, el embalaje y el transporte están excluidos, y cada día de retraso cuesta el 10 % de la cuota, 19,66 € al día.
- El borrado del disco, dentro del anexo de devolución, con método y certificado.
Guarda el contrato y sus anexos seis años, como pide el Código de Comercio. Si el equipo se queda corto antes, mira cuándo cambiarlo.
Lo que haríamos nosotros antes de firmar un renting
Lo que haríamos nosotros
Nada de esto es difícil y casi nunca se hace. Son las cinco cosas que separan un contrato que se entiende de otro que se descubre tarde.
- Pedir las dos hojas y todos los anexos días antes de la firma, y leerlos con la oferta al lado.
- Preguntar primero quién factura la cuota y quién arregla la máquina, y pedir por escrito qué pasa con las cuotas si el servicio falla.
- Exigir el tiempo de respuesta en horas laborables, separado del de resolución, y el de sustitución si la avería es grave.
- Apuntar la fecha del preaviso el mismo día de firmar.
- Pedir el borrado certificado del disco dentro del anexo de devolución, que es lo que casi nadie pide.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con el consejo de dejar de pagar cuando el servicio falla: el contrato ya dice lo que cuesta y lo sufre el cliente. Y con prometer que todo entra sin la lista al lado, que también nos aplicamos.
Tampoco nos convence el modelo que circula como «contrato de renting» y es un contrato de mantenimiento por copia: sin cuota, sin plazo y sin arrendador.
Lo que no sabemos
Cómo leería un juez tu contrato, ni si tu anexo es condición particular o general: eso lo decide tu abogado con el papel delante. Aquí quedan fuera los particulares, el leasing y los contratos públicos.
Preguntas frecuentes sobre el contrato de renting de una fotocopiadora
Lo que ponga en tus condiciones particulares. En las páginas del sector que hemos medido se repite un rango de 36 a 60 meses, aunque no coinciden entre ellas, y el contrato real que usamos de ejemplo son 60 cuotas mensuales con carácter irrevocable. Mira también la prórroga: en ese contrato se renueva sola tres meses, y luego mes a mes, si nadie avisa con quince días de antelación.
Depende del equipo, del volumen de copias al mes, del reparto entre color y blanco y negro, del plazo y de lo que incluya la cuota. Dos ofertas con la misma cifra no valen lo mismo si una deja fuera el tóner de color, los desplazamientos o el seguro. Por eso conviene comparar la lista de lo que incluye cada una, y no solo el número. En Inforcopy no publicamos precios: la cuota sale de un presupuesto.
En el renting, por definición, no hay opción de compra: es un alquiler. Una financiera de renting lo publica así en sus preguntas frecuentes, y otra explica que el contrato debe estipular que los equipos se devuelven al final del plazo. Si alguien te ofrece comprar el equipo al terminar, que figure por escrito en el contrato, con precio y condiciones, y consúltalo con tu asesor por las consecuencias fiscales.
Se factura el exceso al precio por copia que diga el contrato. El problema aparece cuando ese precio no está escrito: el modelo de contrato de servicio más visible del sector deja en blanco las casillas del coste por impresión en blanco y negro y en color, y factura por lectura real de contadores. Pide el anexo de precios con las copias incluidas, el precio del exceso en cada color y cada cuánto se lee el contador.
Si hay una entidad financiera de por medio, lo habitual es que sí. Una financiera de renting publica que el seguro es obligatorio, que si no tienes póliza propia incluye los bienes en una póliza marco y que se factura y se paga una vez al año. Sus condiciones fijan una franquicia de 150 euros por siniestro y dejan fuera el tóner y el mantenimiento. Pregunta si el seguro va dentro de la cuota o aparte, cuál es la prima y si sirve la póliza de tu oficina.
Nadie, salvo que esté escrito. Una multifunción guarda en su disco lo que se escanea y se imprime, y en los contratos publicados que hemos leído la cláusula de protección de datos solo habla de los datos de contacto del cliente. INCIBE recomienda el borrado seguro del disco cuando vence el contrato o se sustituye el equipo, y un pliego público lo exige antes de la retirada. Pide que el anexo de devolución diga quién borra, cuándo, con qué método y con qué certificado.
No. El leasing es un arrendamiento financiero pensado para acabar en compra, con su opción al final; el renting es un alquiler de servicio sin opción de compra. El contrato de renting que usamos de ejemplo lo dice expresamente: las partes manifiestan que no se considera venta a plazos ni arrendamiento financiero. La diferencia cambia cómo se contabiliza cada cuota, así que esa parte conviene verla con tu asesor.
¿Tienes ya un contrato de otro proveedor y quieres comparar? Tráenos tu oferta y te damos la nuestra, línea a línea.
Te decimos qué incluye nuestra cuota y qué no, con los plazos en horas y por escrito. No revisamos tu contrato: eso es trabajo de tu abogado. Si lo que falla es el servicio que tienes, también atendemos incidencias y mantenimiento informático.
Renting de impresión, por sector
Documentos citados
Contrato de renting de cuatro multifunciones publicado en el portal de transparencia del Real e Ilustre Colegio de Abogados de Zaragoza (en vigor desde el 7 de diciembre de 2018) · Pliego de prescripciones técnicas de un arrendamiento de multifunciones por copia de la Federación de Municipios y Provincias de Castilla-La Mancha (2020) · Pliego del arrendamiento del servicio de impresión del Instituto de Salud Carlos III (2014) · Modelo de contrato de mantenimiento a coste por copia publicado por un proveedor del sector · Preguntas frecuentes y condiciones de seguro publicadas por dos entidades financieras de renting · Ley 7/1998, de condiciones generales de la contratación, Código Civil, Código de Comercio, Reglamento General de Protección de Datos y Ley Orgánica 3/2018, en el BOE consolidado · INCIBE. Todos comprobados el 21 de septiembre de 2026.
Escrito por el equipo de Inforcopy (INFORCOPY SISTEMAS, S.L.), que desde 1995 instala, mantiene y da en renting fotocopiadoras e impresoras multifunción en Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca. Inforcopy vende renting: es parte interesada en este tema y lo dice al principio del artículo. Este texto es informativo, no interpreta ningún contrato concreto y no sustituye el consejo de un abogado ni de tu asesor.
