Compartir impresora en red: pasos y por qué desaparece

¿Cómo compartir impresora en red con Windows 11?

En el ordenador donde está instalada, abre Propiedades de la impresora, pestaña Compartir, y marca Compartir esta impresora. Antes, la red tiene que ser privada y el uso compartido, activado. Después, cada puesto la agrega por nombre o por dirección.

¿Prefieres que te la dejemos instalada y lista en la red? Pregúntanos por nuestro renting de impresoras y fotocopiadoras.

Los menús son los de Windows 11, no los del Panel de control: Windows 10 se quedó sin soporte el 14 de octubre de 2025, como contamos en qué hacer con los equipos que siguen en Windows 10.

• Conéctala a la red Por cable al router o al wifi de la oficina, con las instrucciones de su manual. Si solo tiene USB, conéctala al ordenador que la va a compartir e instálala ahí primero.
• Pon la red como privada En Red e Internet, elige Wifi o Ethernet y marca Red privada. Después, en Configuración avanzada de uso compartido, activa la detección de redes y el uso compartido de archivos e impresoras.
• Compártela En Impresoras y escáneres, elige la impresora, Propiedades de la impresora, pestaña Compartir, Cambiar opciones de uso compartido y Compartir esta impresora. Dale un nombre de recurso corto y apúntalo.
• Apunta el nombre del ordenador Está en Configuración > Sistema > Acerca de. Con ese nombre, o con su dirección IP, la encontrarán los demás puestos.
• Decide quién la usa Los permisos están en las propiedades de la impresora: no la dejes abierta a cualquiera. Si al agregarla otro puesto pide credenciales, son las del ordenador que la comparte.
• Agrégala en los demás puestos Agregar dispositivo. Si no sale, La impresora que deseo no está en la lista, Agregar un nuevo dispositivo manualmente y Seleccionar una impresora compartida por nombre, con \\nombre_equipo\nombre_impresora o \\dirección_IP\nombre_impresora.
• Haz una prueba Imprime una página de prueba desde cada puesto, no solo desde uno. Así sabes que todos la ven antes de que haga falta de verdad.

Si no se puede agregar por nombre, la ayuda de Microsoft para compartir una impresora aconseja probar por dirección IP, y al revés. Ese consejo da la pista de casi todas las averías: el puesto no la encuentra donde la dejó apuntada.

¿Qué es una impresora de red?

Es una impresora que trabaja para todos los puestos de una oficina a través de la red. Puede estar conectada al router o al wifi con su propia dirección, o colgada de un ordenador que la comparte con los demás.

La versión anterior de esta guía mezclaba los dos montajes, y no son lo mismo. Conectada a la red, la impresora tiene su dirección y no depende de ningún ordenador. Compartida desde un ordenador, este hace de puente: si se apaga, se corta el camino.

Compartirla tiene sentido por lo de siempre: una máquina para todos en vez de una por mesa. Las ventajas y desventajas de la entrada original siguen valiendo; las hemos revisado y añadido qué hacer con cada desventaja.

Si lo que buscas es conectar por primera vez una impresora, lo tienes en cómo conectar una impresora a tu PC y, para el wifi, en cómo conectar una impresora al wifi. Aquí partimos de una impresora que ya imprime.

«No aparece»: ¿por qué deja de aparecer la impresora en red?

Casi nunca está rota: ha cambiado de dirección. Si recibe la dirección automática del router, puede cambiar al reiniciarse este, y los puestos la siguen buscando en la vieja. Con una dirección fija, deja de pasar.

El manual de red de una multifunción Sharp, marca que distribuimos, lo dice sin rodeos: con DHCP activado, que viene así de fábrica, «la dirección IP asignada a la máquina puede cambiar automáticamente. Si cambia la dirección IP, no se podrá imprimir».

Pruébalo abajo: reinicia el router con dirección fija y sin ella, y con la impresora añadida por nombre.

La dirección fija se consigue de dos maneras: reservándola en el router, para que siempre le dé la misma, o escribiéndola en el menú de red de la impresora. Cuál te conviene depende de quién gestione el router de la oficina.

Para saber qué dirección tiene ahora, lo explicamos en cómo encontrar la dirección IP de tu impresora. Si el problema es que la impresora no llega a entrar en el wifi, es otro caso: qué hacer si la impresora no se conecta por wifi.

«En un ordenador sí y en otro no»: ¿compartida desde un ordenador o conectada a la red?

Si está compartida desde un ordenador, ese ordenador tiene que estar encendido y conectado: lo pide Microsoft. Cuando se apaga o se suspende, los demás puestos dejan de verla. Conectada a la red, no depende de ninguno.

Es el montaje que la entrada antigua llamaba «computadora central que actúe como puente». Funciona, y para dos puestos puede bastar. Pero ata la impresora a un ordenador concreto y a su horario.

Elige un montaje y apaga el ordenador de recepción. Mira qué puestos pueden imprimir y qué habría que cambiar en cada uno.

El portátil de quien viene un día es otro caso: tiene que estar en la misma red privada y, si la impresora cuelga de un ordenador, con permiso para usarla. Para oficinas con mucho movimiento existe la impresión follow me.

Y si la impresora va lenta en vez de desaparecer, la causa suele ser otra; la contamos en por qué una impresora en red va lenta.

«No imprime nadie»: ¿cómo se vacía la cola de impresión atascada?

Abre la cola de impresión y cancela el trabajo que está en error: suele ser el que bloquea a los demás. Si no se deja cancelar, se reinicia el servicio de cola de impresión. Apagar la impresora es lo último.

En una impresora compartida, la cola trabaja para todos: un documento atascado para la mañana entera. Apagar la impresora no vacía la cola del ordenador; al encenderla, el trabajo en error sigue ahí y vuelve a bloquearla.

Prueba los arreglos en el orden que quieras con la cola de ejemplo.

Si el trabajo no se deja cancelar, la guía de Microsoft para solucionar problemas de impresión explica cómo borrar y restablecer el administrador de trabajos de impresión en cola:

• Busca Servicios en la barra de tareas, abre Administrador de trabajos de impresión y pulsa Detener.
• Escribe %WINDIR%\system32\spool\printers en el mismo buscador, abre la carpeta y borra todos los archivos que hay dentro.
• Vuelve a Servicios, abre otra vez el administrador, pulsa Iniciar y deja el tipo de inicio en Automático.

Se borran todos los trabajos que esperaban, no solo el atascado: avisa antes a la oficina. Si la impresora se comparte desde un ordenador, la cola que se vacía es la de ese ordenador, como explica la ayuda para ver la cola de impresión.

Si sale «sin conexión», suele ser la avería de la dirección, más arriba. Y si los fallos llegan con un código de error tras una actualización de Windows, es trabajo para el técnico, no para tocar el registro.

Para el atasco en un solo ordenador tienes por qué se quedan bloqueados los documentos en la cola, qué hacer si la impresora no deja de imprimir y cuándo reiniciar la impresora.

¿Quién puede imprimir en una impresora de red de la oficina?

Todos los que estén en la red y tengan permiso. Por eso la red tiene que ser privada, la impresora con permisos, su panel web con contraseña y el firmware al día: una impresora en red es un equipo más de la red.

Lo contamos con detalle en la ciberseguridad de la impresora en una pyme, en cuándo actualizar el firmware de la impresora y en los riesgos reales de una impresora en red. Para el resto de equipos, ciberseguridad para pymes.

Lo que haríamos nosotros con la impresora de la oficina

Preguntas frecuentes sobre compartir impresora en red