Evaluar necesidades de impresión en la empresa

El nivel de impresión que lleva a cabo una empresa, varía de una a otra, porque no todos los requerimientos son iguales, y determinar tales siempre es fundamental.

Sin embargo, a pesar de esto, muchas no toman el tiempo necesario para evaluar sus necesidades de impresión, lo que puede resultar en una infraestructura costosa e ineficaz.

¿Por qué evaluar las necesidades de impresión?

La razón principal por la que se debe evaluar el tema central, es para asegurarse de no estar gastando más de lo necesario en equipos, materiales y servicios relacionados.

Una evaluación adecuada permite identificar el volumen real de impresión, el tipo de documentos que se producen con mayor frecuencia y la cantidad de empleados que requieren acceso a estos recursos. Si no se evalúan bien, podría terminar con más impresoras de las que hacen falta o con equipos inadecuados para el volumen de trabajo.

Este exceso de equipos o ausencia de herramientas más veces de las que se creen llegan a ocasionar ineficiencias, tiempos de inactividad, gastos prevenibles en tinta y papel, y la necesidad de realizar mantenimiento costoso con una frecuencia mayor.

¿Cómo hacer esta evaluación correctamente?

• Realiza un inventario de los existentes. Antes de hacer cualquier cambio o decisión, es importante saber qué equipos de impresión están disponibles. Toma nota del número de impresoras, copiadoras y escáneres, así como de su ubicación y estado general.
• Mide el volumen de impresión actual. Establece un sistema para rastrear cuántas impresiones realiza la empresa en un mes promedio. Esto puede implicar el uso de software especializado o simplemente un análisis manual de los registros.
• Analiza los tipos de documentos. Existen compañías que imprimen principalmente documentos en blanco y negro, mientras que otras requieren impresiones a color o de gran formato. Identificar estos detalles siempre viene bien para elegir el mejor equipo.
• Usuarios y el acceso a la impresión. Determina cuántos empleados necesitan acceder a la impresión y qué tipo de documentos producen con más frecuencia. ¿Es necesario que cada empleado tenga una impresora propia o puede utilizarse una impresora compartida?
• Calcula los costos de impresión. Calcula cuánto gasta la empresa mensualmente en consumibles y mantenimiento o en el alquiler como de renting de impresoras para gestorías, según sea el caso. Esto te ayudará a entender los costos totales de impresión y a buscar áreas donde se pueda reducir el gasto.
• Considera la sostenibilidad. Si la sostenibilidad es una prioridad, es clave que evalúes las opciones de impresión ecológicas, como los medios de bajo consumo energético o las de reciclaje de tinta.

Define si te es más rentable comprar o alquilar

Sabiendo cuales son los requerimientos empresariales en este contexto, sabes que dispones de dos opciones, que son, comprar o alquilar, y para que tomes una decisión inteligente, brindaremos más información sobre pros y contras de cada caso:

Pros y contras de comprar

Pros

• Control total. Al comprar un equipo multifunción, se tiene el control total sobre el mantenimiento, las actualizaciones y la gestión de los equipos.
• Costo único. Aunque la inversión inicial es alta, no tendrás que preocuparte por pagos mensuales a largo plazo.
• Vida útil prolongada. Tales medios comprados pueden durar muchos años si se mantienen adecuadamente, resultando en un costo total de propiedad más bajo a largo plazo.

Contras

• Alta inversión inicial. Es indispensable normalmente una inversión significativa, lo que puede no ser ideal si tu empresa tiene un presupuesto limitado.
• Mantenimiento y soporte. La empresa será responsable del mantenimiento, las reparaciones y el suministro de consumibles, generando costos adicionales y tiempo de inactividad.
• Obsolescencia tecnológica. Estas llegan a volverse obsoletas más rápidamente que las que se alquilan, especialmente en un entorno tecnológico en constante cambio.

Pros y contras de alquilar

Pros

• Bajo costo inicial. El renting de fotocopiadoras implica un desembolso inicial mucho menor, ideal para empresas con un presupuesto limitado o que no desean realizar grandes inversiones en equipo.
• Mantenimiento incluido. Muchos contratos de alquiler incluyen mantenimiento y servicio, lo que elimina la preocupación por los costos de reparación y garantiza que los equipos estén siempre operativos.
• Suficiente flexibilidad. Los contratos de alquiler suelen ser más flexibles, geniales para cambiar los equipos según sea necesario sin la obligación de realizar una nueva compra.

Contras

• Pagos recurrentes. Aunque el costo inicial es bajo, los pagos mensuales por el alquiler de impresoras se acumulan con el tiempo, resultando más costoso a largo plazo en comparación con la compra.
• Dependencia del proveedor. Si surge un problema con el equipo o el servicio, dependerás de un proveedor externo para la solución.