¿Por qué establecer políticas de impresión en la oficina?

Si bien es cierto que por el hecho de vivir en la era digital, se requieren menos impresiones, estas no han dejado de ser necesarias, al menos en las oficinas.

Por esta razón se alquilan con frecuencia como con nuestros servicios de renting de impresora para gestoría o quizás renting de impresora para ayuntamiento, para obtener soluciones prácticas sin preocuparse por nada más que solo alquilarlas y hacer el pago correspondiente.

Sin embargo, en muchos casos las empresas, sean de sector que sean optan por su compra, y es especialmente en estos que establecer políticas de impresión.

¿Qué son las políticas de impresión en las empresas?

Estas no son más que reglas y directrices establecidas dentro de una empresa, con el propósito de gestionar cómo, cuándo y por qué se imprimen documentos. Las mismas tienen como objetivo principal garantizar que los empleados utilicen los recursos de impresión de manera responsable y eficiente.

Por lo general, abarcan una amplia gama de aspectos, como la reducción de impresiones innecesarias, el fomento del uso de papel reciclado o la configuración de las impresoras para imprimir por defecto en modo blanco y negro y a doble cara.

Además, ayudan a evitar el malgasto de tinta, papel y energía, sobre todo al comprar equipos multifunción y en muchas ocasiones se implementan mediante sistemas de gestión de impresión que permiten supervisar el uso de los equipos en tiempo real.

Ejemplos de políticas que establecer

Hacer esto efectivamente requiere considerar las necesidades específicas de la empresa y los hábitos de sus empleados.

Sin embargo, no siempre se tiene en claro sobre que establecer, por ello, presentamos ejemplos de políticas que podrían adoptarse:

• Impresión en blanco y negro por defecto. Uno de los mejores ajustes que hacer es sin duda definir que impriman en blanco y negro, salvo en casos donde el uso de color sea estrictamente necesario.
• Impresión a doble cara. Reducir el consumo de papel configurando para nada más imprimir automáticamente por ambas caras.
• Restricción de impresiones personales. Limitar o prohibir el uso de impresoras para documentos personales.
• Uso de papel reciclado. Implementar el uso exclusivo de papel reciclado para impresiones internas o que no tengan mucha importancia.
• Autorización para impresiones masivas. Solicitar aprobación de un supervisor antes de realizar impresiones de gran volumen de unas 100 o más hojas, para evaluar mejor si en verdad hace falta.
• Sistemas de autenticación. Configurar las mismas para que solo se impriman documentos tras autenticarse con una tarjeta o código personal, evitando impresiones olvidadas o no reclamadas al final.
• Fomentar el uso de medios digitales. Promover el uso de soluciones digitales como PDF o sistemas de gestión documental para compartir y almacenar información que sea más accesible online.
• Monitoreo del consumo de impresión. Implementar un software que registre qué, cuándo y cuánto imprimen los empleados, fomentando la rendición de cuentas.
• Políticas de reciclaje. En la actualidad, las empresas se ocupan y se preocupan por tomar acciones ecológicas. Establecer puntos de reciclaje es una excelente para recolectar papel usado y toners vacíos.

Beneficios de establecer estas políticas

Aplicar las que se consideren trae consigo una serie de beneficios tangibles e intangibles que afectan tanto a la empresa como al medio ambiente:

• Reducción de costos. Al disminuir el consumo de recursos en general como los que hemos venido indicando, se logra un ahorro significativo en los gastos operativos.
• Eficiencia operativa. Ayudan a optimizar los recursos de impresión, reduciendo el tiempo y esfuerzo dedicados a actividades relacionadas.
• Impacto ambiental positivo. Al limitar el uso de papel y fomentar el reciclaje, se disminuye mucho la huella ecológica de la empresa.
• Mejor seguridad de los datos. Con medidas como la autenticación previa, se minimiza el riesgo de que documentos confidenciales caigan en las manos equivocadas.
• Conciencia y responsabilidad. Educar a los empleados sobre el uso responsable de los recursos fomenta una cultura corporativa más consciente y sostenible.
• Cumplimiento normativo. Algunas industrias tienen regulaciones estrictas sobre el uso del papel y la protección de datos, y estas políticas pueden ayudar a cumplirlas.
• Reducción del desorden. Menos impresiones innecesarias significan menos documentos acumulados en escritorios y espacios de trabajo.
• Mayor vida útil del equipo. Reducir la carga en estos equipos al evitar impresiones innecesarias prolonga su duración y reduce los costos de mantenimiento.
• Mejor reputación corporativa. Empresas que implementan prácticas sostenibles mejoran su imagen ante clientes, socios y empleados.
• Mayor productividad. Como se minimizan interrupciones por impresiones innecesarias o problemas relacionados, los empleados pueden enfocarse en tareas más importantes.