Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa no se contesta con un número: cada papel cuelga de una norma, cada norma cuenta desde un día distinto y manda la que acaba más tarde.
Si tu archivo va a vivir seis años en cajas, que al menos se encuentre: mira qué equipos ponemos en asesorías y en gestorías.
Lo esencial
- Casi todo lo que pasa por la contabilidad se guarda seis años desde el cierre del ejercicio, aunque Hacienda solo pueda revisar cuatro.
- El registro de jornada es lo primero que sale del archivo: cuatro años desde cada registro.
- Los diez años son para tres casos concretos, no para todo el mundo.
- Escrituras, libro de actas y libro registro de socios no salen mientras la sociedad exista.
- Guardar de más también incumple: los datos personales sin obligación legal de conservar tienen que desaparecer.
El archivo de un ejercicio, en cinco relojes
4 añoslo primero que sale Registro de jornada, desde cada registro. También las declaraciones y los documentos de cotización, si no se archivan con la contabilidad. Estatuto, art. 34.9 · LGT, art. 66
5 añoscomo referencia Prevención de riesgos laborales: la ley no fija plazo. Se toma como referencia la prescripción de las infracciones muy graves. Ley 31/1995, art. 23 · LISOS, art. 4.3
6 añoslo habitual Libros, facturas, extractos, albaranes, correspondencia, nóminas y contratos, contados desde el último asiento del ejercicio. Código de Comercio, art. 30.1
10 añossolo a veces Un año con pérdidas que se compensan, las deducciones pendientes y el expediente de blanqueo de los sujetos obligados. LGT, art. 66 bis · Ley 10/2010, art. 25
No salemientras vivas Escrituras, libro de actas y libro registro de socios: el libro sigue recibiendo asientos mientras la sociedad exista. CCom, arts. 26 y 30 · LSC, art. 104
La respuesta corta
En España, casi todo el papel de una empresa se guarda seis años desde el cierre del ejercicio, por el Código de Comercio. El registro de jornada, cuatro. Diez si compensas pérdidas. Escrituras, actas y libro de socios no salen nunca.
¿Cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa?
Cuatro años para Hacienda, seis para el Código de Comercio y diez en casos concretos. Manda casi siempre el de seis: el papel de la contabilidad cuenta desde el último asiento.
Hacienda revisa un impuesto durante cuatro años y el papel que lo justifica tiene que estar mientras pueda hacerlo. El Código de Comercio llega más lejos: libros, correspondencia y justificantes del negocio, seis años desde el último asiento.
| Papel | Plazo y norma | Desde qué día cuenta | Reloj que manda |
|---|---|---|---|
| Fiscal y contable | |||
| Facturas emitidas y recibidas | 4 años (LGT, arts. 66 y 67.1; Ley del IVA, art. 165.Uno) y 6 como justificante (CCom, art. 30.1) | Fin del plazo de cada declaración; cierre del ejercicio | 6 años |
| Factura de un equipo de más de 3.005,06 € sin IVA | El año de compra, los cuatro siguientes y cuatro más (Ley del IVA, arts. 107, 108 y 165.Uno). Y mientras se amortice en un ejercicio no prescrito (LGT, art. 70.3) | Año de compra o de entrada en funcionamiento | Unos 9 años |
| Justificantes de un año con pérdidas que se compensan | 10 años (LGT, art. 66 bis.2; Ley del IS, art. 26.5). Pasados, siguen la declaración y la contabilidad (art. 66 bis.3) | Día siguiente al fin del plazo del impuesto de ese año | 10 años |
| Declaraciones presentadas y sus ficheros | 4 años (LGT, arts. 66, 67.1 y 29.2.d) | Día siguiente al fin del plazo de cada una | 4 años6 si se archivan con la contabilidad |
| Mercantil | |||
| Libro diario, inventarios y cuentas anuales | 6 años (CCom, art. 30.1) | Último asiento del libro, que suele leerse como el cierre del ejercicio | 6 años |
| Extractos bancarios, albaranes, presupuestos aceptados y correspondencia comercial | 6 años. El artículo 30.1 nombra «correspondencia, documentación y justificantes» | Último asiento del ejercicio | 6 años |
| Contratos con clientes y proveedores | 5 años para reclamar (Código Civil, art. 1964.2) y 6 como documentación del negocio (CCom, art. 30.1) | Fin del contrato; cierre del ejercicio | 6 añosdesde que termina |
| Escrituras, libro de actas y libro registro de socios | Toda la vida de la sociedad (CCom, arts. 26.1 y 30.1; LSC, art. 104). Extinguida, 6 años desde la cancelación registral (CCom, art. 30.2; RRM, art. 247.5) | No empieza a contar | No sale |
| Laboral | |||
| Nóminas y justificantes de pago | 4 años (LISOS, art. 21.1). La orden de 1994 del recibo de salarios dice 5 (art. 3). Y 6 como justificante del gasto (CCom, art. 30.1) | Pago de cada nómina; cierre del ejercicio | 6 añospor la norma laboral sola, entre 4 y 5 |
| Documentos de cotización, altas, bajas y variaciones | 4 años (LISOS, art. 21.1; RD 84/1996, art. 52.1; LGSS, art. 24.1) | Fin del plazo de ingreso de cada mes | 4 años6 con la contabilidad |
| Registro diario de jornada | 4 años (Estatuto, art. 34.9). A tiempo parcial, los resúmenes mensuales, 4 años (art. 12.4.c) | Cada registro | 4 años |
| Contratos de trabajo | Sin plazo expreso. Las infracciones laborales prescriben a los 3 años y las de Seguridad Social a los 4 (LISOS, art. 4); las acciones del contrato, al año de terminar (Estatuto, art. 59.1) | Fin de la relación laboral | Mientras durey 4 años más |
| Prevención de riesgos: plan, evaluación, planificación, vigilancia de la salud y accidentes | Sin plazo en la Ley 31/1995 (art. 23.1). Como referencia, los 5 años de las infracciones muy graves (LISOS, art. 4.3) | Fecha del documento; lo que sigue en vigor no sale | 5 añoslo que ya no está en vigor |
| Datos personales, ayudas y blanqueo | |||
| Datos personales sin obligación legal de conservar, como los currículos no seleccionados | No más de lo necesario (RGPD, art. 5.1.e). Las imágenes de cámaras, un mes (LOPDGDD, art. 22.3). Lo suprimido queda bloqueado mientras prescriben las responsabilidades (art. 32) | Captación o fin de la finalidad | Al revésaquí guardar de más es el incumplimiento |
| Justificantes de una subvención, Kit Digital incluido | Mínimo 4 años (Orden ETD/1498/2021, art. 9.3; Ley General de Subvenciones, arts. 14.1.g y 39) | Fin del plazo para justificar la ayuda | Su convocatoria |
| Expediente de diligencia debida, solo si eres sujeto obligado por blanqueo | 10 años, y después se elimina (Ley 10/2010, arts. 2.1.m y 25.1). Los asesores fiscales y los contables externos lo son | Fin de la relación de negocios o de la operación | 10 años |
Cómo leer esta tabla: plazos generales para una sociedad con ejercicio natural, comprobados en el BOE el 21 de septiembre de 2026. La prescripción se interrumpe con una comprobación, un recurso o una complementaria (LGT, art. 68), y entonces las fechas cambian. Convenios, sectores regulados y subvenciones pueden pedir más. Es una referencia orientativa: confírmalo con tu asesor.
Base legal Código de Comercio, art. 30.1 · Ley General Tributaria, arts. 66, 67.1 y 70 · LISOS, art. 21.1 · Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9
¿Desde qué día cuenta cada plazo?
Lo fiscal cuenta desde que acaba el plazo de la declaración; lo laboral, desde cada registro; lo mercantil, desde el último asiento del libro, no desde la fecha del papel.
Es la diferencia que casi nadie escribe y la que decide cuándo se vacía una caja. Una factura de enero y otra de diciembre salen el mismo día, porque cuelgan del mismo libro y el último asiento se escribe al cerrar el año.
El último asiento
La página de diciembre de 2025 de un libro diario y cuatro apuntes que llegan tarde. Apunta los que quieras y mira cómo se mueve el pie del libro, que es desde donde corren los seis años.
Libro diario, diciembre de 2025ejercicio natural
- 01-12-2025 Alquiler de la oficina
- 15-12-2025 Factura de tóner y papel
- 30-12-2025 Nóminas de diciembre
Seis años por la fecha del asiento30-12-2031 Último asiento de la página: 30-12-2025 (CCom, art. 30.1)
Seis años por el día en que se escribió30-12-2031 Escrito también el 30-12-2025
Fecha que cubre las dos lecturas: 30-04-2032. Son seis años desde el último día en que pudo escribirse un asiento de 2025, porque los libros se legalizan como muy tarde cuatro meses después del cierre. La caja de 2025 se vacía en 2032 en las dos lecturas: lo que cambia es el día.
Asientos que llegan tarde
Amortización de la multifunciónSe apunta el mismo 31 de diciembre
ApuntadoFactura de la luz de diciembreLlega el 14 de enero de 2026
ApuntadoFactura de un proveedor traspapeladaAparece el 9 de marzo de 2026
ApuntadoRegularización y asiento de cierreAl formular las cuentas, el 31 de marzo de 2026
ApuntadoUn error de 2025 descubierto en julio de 2026Con las cuentas ya aprobadas
No entraEjercicio natural: si el tuyo cierra otro día, el último asiento es el de ese cierre. El Código de Comercio no aclara cuál de las dos lecturas manda, así que enseñamos las dos y la fecha que las cubre. Referencia orientativa, no asesoramiento. Fuentes: CCom, arts. 27.2 y 30.1; Ley 14/2013, art. 18.1; Plan General de Contabilidad, marco conceptual y norma de registro y valoración 22.ª; Ley de Sociedades de Capital, art. 253.1.
Foto: Colección Kuhn, dominio público.
Base legal CCom, arts. 27.2 y 30.1 · Ley 14/2013, art. 18.1 (legalización de libros) · Plan General de Contabilidad, marco conceptual y norma 22.ª · Ley de Sociedades de Capital, art. 253.1
Documentación fiscal: ¿hasta cuándo la puede pedir Hacienda?
Cuatro años desde que acaba el plazo de cada declaración. Pero Hacienda puede pedirte un papel de un año prescrito si sostiene algo de un año que no lo está.
El artículo 70 de la Ley General Tributaria lo dice de dos maneras: para informar sobre terceros el plazo es el mercantil, y lo que justifica un dato de un año prescrito se guarda mientras viva el año al que afecta. El Tribunal Económico-Administrativo Central lo aplicó así en 2020.
De ahí sale el caso más incómodo, la factura de un equipo de más de 3.005,06 € sin IVA: entre la regularización del IVA y la amortización, vive cerca de una década. Pasa con las multifunciones A3 en color y las de blanco y negro compradas, no en renting.
Base legal LGT, arts. 29.2, 66, 66 bis, 67.1, 68 y 70 · Ley del IVA, arts. 107, 108 y 165.Uno · Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 26.5 · AEAT, conservación de libros · TEAC, resolución de 1 de junio de 2020
Documentación contable y mercantil: los seis años que arrastran a todo lo demás
Seis años desde el último asiento para libros, facturas, extractos y correspondencia. Tres libros no empiezan a contar mientras la sociedad viva, y si se disuelve los papeles se depositan.
El libro de actas y el de socios no arrancan porque siguen recibiendo asientos mientras la sociedad exista. Si la empresa cierra, el deber pasa a los liquidadores y los libros se depositan en el Registro Mercantil, salvo que ellos asuman guardarlos seis años.
Los contratos con clientes salen con la caja de su ejercicio, se firmen en papel o con firma electrónica.
Base legal CCom, arts. 25.1, 26.1, 28.2, 30.1 y 30.2 · Reglamento del Registro Mercantil, art. 247.5 · Ley de Sociedades de Capital, art. 104.1
Documentación laboral: nóminas, seguros sociales, contratos y registro de jornada
Cuatro años es el plazo laboral de referencia, pero la nómina se queda seis porque también justifica un gasto. El registro de jornada sale a los cuatro, y conviene que salga.
Es la rama donde más se contradicen las listas que circulan: tres, cuatro o cinco años según la página. Las tres cifras existen: tres es la prescripción de las infracciones laborales; cuatro, lo que la LISOS obliga a conservar; cinco, lo que aún dice la orden de 1994.
Si el expediente del personal sigue en papel, digitalizarlo por lotes ahorra el viaje al archivo: lo contamos en escanear treinta contratos y en escáneres para despachos.
Base legal LISOS, arts. 4.1, 4.2 y 21.1 · Estatuto de los Trabajadores, arts. 12.4.c, 34.9 y 59.1 · Orden de 27 de diciembre de 1994, art. 3 · RD 84/1996, art. 52.1 · Ley General de la Seguridad Social, art. 24.1
Prevención de riesgos laborales: lo que la ley no fecha
La Ley 31/1995 obliga a conservar el plan, la evaluación, la vigilancia de la salud y la relación de accidentes, pero no dice cuántos años. Lo que sigue en vigor no sale.
La referencia que se usa, y conviene contrastarla con tu servicio de prevención, son los cinco años de las infracciones muy graves. Con agentes cancerígenos, los historiales médicos se guardan cuarenta años. Al cesar la actividad, todo se remite a la autoridad laboral.
Base legal Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales, arts. 23.1 y 23.2 · LISOS, art. 4.3 · RD 665/1997, art. 9.3
Datos personales: cuando guardar de más es el problema
Aquí el riesgo es el contrario: los datos personales se conservan mientras dure la finalidad o una obligación legal. El currículo que no seleccionaste tiene fecha de caducidad, no de archivo.
El RGPD lo llama limitación del plazo de conservación y las cámaras se borran en un mes. El papel que nadie recoge de la impresora es el mismo problema: documentos olvidados e impresión segura.
¿Cuándo se vacía de verdad el archivo?
Por tandas, no papel a papel: el archivo de un ejercicio sale a los cuatro, a los cinco y a los seis años, y lo retenido cabe en una carpeta.
Como el Código de Comercio arrastra a seis años casi todo lo que pasa por la contabilidad, la mayoría de las cajas salen juntas. Lo que se queda tiene nombre propio: apártalo el día que entra.
Tu estantería, año a año
Los papeles del ejercicio 2025 de una sociedad con ejercicio natural, repartidos en seis baldas. Pasa un año y mira cuáles se pueden vaciar al acabarlo.
Dos cosas que retienen papel
Al acabar2026
Siguen llenas las seis baldas. La primera no se vacía hasta 2029.
Facturas y librosCódigo de Comercio, art. 30.1
- Libro diario y cuentas anuales
- Facturas emitidas y recibidas
- Extractos y albaranes
- Declaraciones de 2025
- Factura de la multifunción
2031 sale al acabar
Nóminas y seguros socialesLISOS, art. 21.1 y CCom, art. 30.1
- Nóminas de 2025 y sus justificantes de pago
- Documentos de cotización, altas y bajas
Por la norma laboral sola saldría en 2030; con la orden de 1994 del recibo de salarios, en 2031. El reloj contable cubre las dos lecturas.
2031 sale al acabar
Registro de jornadaEstatuto de los Trabajadores, art. 34.9
- Registros diarios de 2025, del 1 de enero al 31 de diciembre
2029 sale al acabar
Contratos con clientesCódigo Civil, art. 1964.2 y CCom, art. 30.1
- Contratos terminados durante 2025
- Presupuestos aceptados y pedidos
2031 sale al acabar
Prevención de riesgosLey 31/1995, art. 23 y LISOS, art. 4.3
- Evaluación de riesgos sustituida en 2025
- Planificación de 2025 y parte de un accidente
Lo que sigue en vigor no sale: el plan y la evaluación vigentes se quedan en la balda.
2030 sale al acabar
Escrituras y actasCCom, arts. 26 y 30 · LSC, art. 104
- Escritura de constitución y poderes
- Libro de actas
- Libro registro de socios
No sale mientras la sociedad exista
Todavía no ha vencido ningún plazo del ejercicio 2025. La primera tanda sale al acabar 2029.
Referencia orientativa para una sociedad con ejercicio natural y sin comprobaciones abiertas. Si Hacienda o la Inspección de Trabajo han actuado sobre ese ejercicio, los plazos se interrumpen (LGT, art. 68) y las fechas cambian. El cálculo se hace en tu navegador.
Seis años de papel ocupan lo que ocupan. Que al menos se encuentre.
Un escaneo a PDF con texto buscable no te deja tirar el papel antes de tiempo, pero sí encontrar una nómina de 2027 sin bajar al archivo. Te decimos qué puede hacer hoy tu equipo y qué haría falta.
Base legal CCom, art. 30.1 · LGT, arts. 66, 66 bis.2 y 67.1 · Ley del IVA, arts. 107, 108 y 165.Uno · Estatuto, art. 34.9 · LISOS, arts. 4.3 y 21.1 · Código Civil, art. 1964.2
¿Es obligatorio guardar documentos 10 años?
No con carácter general. Los diez años salen de tres sitios y solo dos obligan: las pérdidas y deducciones pendientes, y el expediente de blanqueo de los sujetos obligados.
Si compensas bases negativas o arrastras deducciones, la Administración tiene diez años para comprobar de dónde salen. Pasados, todavía puedes tener que aportar la declaración de aquel año y la contabilidad.
Los sujetos obligados por la ley de blanqueo guardan diez años el expediente de diligencia debida: los asesores fiscales lo son, pero el plazo es de ese expediente, no de su archivo. El tercer origen ni siquiera obliga: es lo que tarda en prescribir el delito fiscal agravado.
Base legal LGT, arts. 66 bis.2 y 66 bis.3 · Ley del IS, art. 26.5 · Ley 10/2010 de prevención del blanqueo, arts. 2.1.m y 25.1 · Código Penal, arts. 131.1 y 305 bis
¿Qué hago si me piden un papel de hace años?
Mirar la norma, no la carta. Un requerimiento solo puede exigir lo que estás obligado a conservar, y puede pedir papeles que ya podías haber destruido.
Que llegue una carta pidiendo cinco documentos de 2017 no los convierte en obligatorios: muchas veces la contestación correcta es decir que ese papel ya no se conserva, con su artículo.
El requerimiento y la carpeta
Una carta pide cinco papeles de un ejercicio concreto y en tu carpeta hay ocho. Entrégalos uno a uno: cada entrega se contesta en la propia carta, con la norma que decide.
La carta pide papeles del ejercicio
La carpeta de la empresa8 papeles
- Factura de compra de la multifunciónMás de 3.005,06 € sin IVA, comprada ese añoEntregado
- Libro diario y libro de inventarios y cuentas anualesLa contabilidad de ese ejercicioEntregado
- Registro de jornadaLos registros diarios de la plantillaEntregado
- Declaración del Impuesto sobre SociedadesCon los justificantes de las pérdidas de ese año, que se compensaron despuésEntregado
- Facturas recibidas de un proveedorCompras corrientes del ejercicioEntregado
- Finiquito firmadoDe un trabajador que se fue ese añoEntregado
- Extractos bancariosLos doce meses del ejercicioEntregado
- Nóminas y documentos de cotizaciónDel personal de ese añoEntregado
Requerimiento de información
Agencia Tributaria · 1 de octubre de 2026
Requerimiento a una sociedad limitada con ejercicio natural, sin comprobaciones previas sobre ese año. Se requiere aportar, del ejercicio 2020:
- Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales
- Facturas recibidas del proveedor que se indica
- Extractos bancarios de las cuentas de la sociedad
- Factura de compra del equipo de reprografía
- Declaración del Impuesto sobre Sociedades y justificantes de las bases negativas
Lo que queda contestado
Entrega un papel de la carpeta y aquí se escribe lo que dice la norma sobre ese documento en el ejercicio que pide la carta.
Lo que contesta la norma, papel a papel
- Ejercicio 2023: los cinco papeles que pide la carta son exigibles. El Impuesto sobre Sociedades de 2023 no prescribe hasta julio de 2028 y el plazo mercantil llega más lejos.
- Ejercicio 2020: los cinco siguen siendo exigibles aunque el impuesto prescribiera en julio de 2025, por tres relojes distintos: los seis años del Código de Comercio hasta el 31 de diciembre de 2026, la regularización del IVA del equipo y los diez años de las bases negativas.
- Ejercicio 2017: el libro diario, las facturas y los extractos ya podían destruirse (seis años cumplidos el 31 de diciembre de 2023); la factura del equipo depende de si seguías deduciendo su amortización en un ejercicio no prescrito; la declaración con las bases negativas sigue siendo exigible hasta julio de 2028.
- Los tres papeles que nadie pide (nóminas y cotización, registro de jornada y finiquito) tienen sus propios plazos y a esta carta no se aportan.
Supuesto fechado el 1 de octubre de 2026, con ejercicio natural y sin comprobaciones previas, que interrumpirían la prescripción (LGT, art. 68). Referencia orientativa: un requerimiento se contesta con tu asesor. El cálculo se hace en tu navegador.
Con el resultado delante, la conversación con el asesor cambia de pregunta: ya no es «¿lo tengo?», sino «¿esto me lo pueden seguir pidiendo?», que es la que decide qué se contesta.
Base legal LGT, arts. 29.2.f, 66, 67.1, 70.1, 70.2, 70.3 y 93 · CCom, art. 30.1 · LGSS, art. 24.1 · Estatuto, art. 59.1 · TEAC, doctrina de 1 de junio de 2020
¿En papel o escaneado? El soporte no cambia el plazo
Escanear no acorta ningún plazo. El archivo digital sirve para encontrar y para tener copia, pero tirar el original de una factura exige digitalización certificada con software homologado.
Se digitaliza para vaciar la sala y el papel sigue ahí, por duplicado. Lo que cambia es el tiempo de búsqueda, y lo escaneado necesita copia: ayuda tener el mantenimiento informático al día, con el flujo de digitalizar documentos y gestión documental.
Base legal LGT, arts. 29.2.d y 29.2.e · Ley del IVA, art. 165.Uno · RGPD, art. 5.1.e
Lo que haríamos nosotros con la documentación de una empresa
Una regla para casi todo, tres excepciones apartadas el primer día y la caja rotulada con el año en que sale.
Lo que haríamos nosotros
Guardar seis años desde el cierre y escribir en el lomo el año en que la caja sale.
Apartar el primer día las tres excepciones: el equipo caro, el año con pérdidas y la balda que no sale nunca.
El registro de jornada, fuera a los cuatro años. Escanear para encontrar, no para tirar.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con el «guárdalo todo diez años por si acaso»: choca con el RGPD y con el metro cuadrado de una oficina.
Y con los tres años que se dan por buenos para el papel laboral: son lo que tardan en prescribir las infracciones, no un plazo de conservación. La LISOS sanciona no conservar cuatro.
Lo que no sabemos
Si «último asiento realizado» es la fecha contable del apunte o el día en que se escribe: la norma no lo aclara y no hemos encontrado doctrina que lo cierre.
Por eso proponemos la fecha que cubre las dos y que lo confirme tu asesor. Tampoco está publicado el reglamento del registro horario digital.
Preguntas frecuentes sobre cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa
Ninguno por deber de archivo. Los veinte años que circulan son el plazo en que prescribe la acción hipotecaria del Código Civil, que es otra cosa: el tiempo que se puede reclamar una hipoteca, no lo que hay que guardar. Si tu empresa tiene una hipoteca viva, lo razonable es conservar la escritura y los justificantes de pago mientras dure y algunos años más, y consultarlo con tu asesor.
Las nóminas y los documentos de cotización, sí: la LISOS obliga a conservarlos cuatro años y la orden de 1994 del recibo de salarios habla de cinco. Como además son justificantes de un gasto contabilizado, se acaban quedando los seis años del Código de Comercio. Los contratos de trabajo no tienen un plazo expreso: se guardan mientras dure la relación y unos años más, por si hay reclamaciones o una inspección.
Cuatro años, contados desde el día siguiente al fin del plazo para presentar cada declaración. Hay dos excepciones que importan: la comprobación de las bases negativas y de las deducciones pendientes dura diez años, y un papel de un año prescrito sigue siendo exigible si justifica algo de un año que no lo está.
Los mismos seis años que el resto de la documentación del negocio. El artículo 30 del Código de Comercio habla de libros, correspondencia, documentación y justificantes, y un albarán entra ahí aunque no sea una factura. Si soporta un apunte contable, sale del archivo con la caja de su ejercicio.
El deber de conservar no se apaga con el cierre. Si el empresario cesa en su actividad sigue obligado, y si fallece recae sobre sus herederos. En la disolución de una sociedad responden los liquidadores y, con la escritura de extinción, los libros y los justificantes se depositan en el Registro Mercantil, salvo que los liquidadores asuman conservarlos seis años desde la cancelación registral.
Depende de qué libros lleves. Si ejerces una actividad empresarial con contabilidad conforme al Código de Comercio, te aplican también los seis años. Si eres profesional en estimación directa con libros registro fiscales, tu reloj general es el de la Ley General Tributaria: cuatro años desde que acaba el plazo de la declaración de la renta de cada ejercicio.
La orden que regula el programa fija un mínimo de cuatro años a contar desde que vence el plazo para justificar la ayuda. Es un mínimo: cada convocatoria puede pedir más, y la Ley General de Subvenciones obliga a conservar los justificantes mientras puedan ser objeto de comprobación y control.
La Ley General Tributaria sanciona no llevar ni conservar la contabilidad y los libros exigidos por las normas tributarias con una multa proporcional del uno por ciento de la cifra de negocios, con un mínimo de 600 euros; el resto de incumplimientos contables tienen una multa fija de 150 euros. En el terreno laboral, no conservar cuatro años la documentación de afiliación, cotización y recibos de salarios es una infracción leve de la LISOS. El importe concreto depende del caso: consúltalo con tu asesor.
¿Tu archivo ocupa una sala y nadie encuentra nada? Te decimos qué sale hoy de tu equipo y qué haría falta para digitalizarlo por ejercicios.
Revisamos el flujo de escaneo de tu oficina, el volumen que mueves y el equipo que tienes. Sin compromiso y sin cambiar de máquina si la tuya llega.
Despachos que viven del archivo
Escrito por el equipo de Inforcopy (INFORCOPY SISTEMAS, S.L.), que desde 1995 instala y mantiene fotocopiadoras e impresoras multifunción en Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca, buena parte de ellas en asesorías, gestorías y notarías. Normativa comprobada en el BOE, en la sede de la Agencia Tributaria y en la base de doctrina del TEAC el 21 de septiembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor fiscal, contable o laboral.
