Impacto del software OCR en la productividad de la oficina

La productividad en las oficinas es un factor de suma importancia para las empresas, y en este sentido, la digitalización de documentos y la automatización de tareas cumplen con un rol esencial. 

Uno de los actores más importantes en este escenario es el software Optical Character Recognition, que ha revolucionado la manera en que las empresas manejan la información.

Sin embargo, no muchas lo conocen, siendo ideal saber qué es el software OCR, su impacto y más, de cómo mejora la productividad en las oficinas y cómo implementarlo correctamente.

¿Qué es un software OCR?

El software OCR es básicamente un programa que nos facilita mucho poder convertir un texto impreso o escrito a mano en documentos digitalizados que pueden ser editados, buscados y almacenados electrónicamente.

Mediante algoritmos avanzados de reconocimiento de patrones y aprendizaje automático, el mismo es capaz de identificar caracteres en imágenes escaneadas como lo permiten nuestros equipos multifunción o fotografías y los traduce en texto legible por máquinas.

Por ejemplo, una empresa que maneja grandes volúmenes de facturas en papel puede emplearlo para escanear y digitalizar estos documentos, transformándolos en archivos editables y buscables.

Esto no solo reduce la necesidad de almacenamiento físico, sino que también facilita la búsqueda y recuperación de información, siendo indispensable para aprovecharlo un medio como el que hallas en el alquiler de fotocopiadora o en la venta de impresora si prefieres.

Impacto que tiene el software OCR

Ha generado un impacto significativo en cómo las empresas manejan su información y optimizan procesos:

• Reducción del uso de papel. Se elimina la necesidad de archivar documentos físicos, lo que contribuye a un entorno de trabajo más sostenible y ordenado.
• Ahorro de tiempo. Las tareas manuales como la transcripción de datos se reemplazan con procesos automatizados, permitiendo que los empleados se concentren en actividades más importantes.
• Mayor precisión. Al eliminar errores humanos en la transcripción de datos, mejora la calidad y la fiabilidad de la información almacenada.
• Acceso rápido a la información. Con OCR, los documentos se convierten en archivos buscables, haciendo más simple encontrar datos específicos en cuestión de segundos.
• Integración con otros sistemas. OCR se integra con sistemas de gestión de documentos, ERP y software de contabilidad, creando un flujo de trabajo más eficiente.

¿Cómo influye en la productividad de la oficina?

El impacto en la productividad quizás no es tan notable a primeras, pero sí que lo es, y se refleja:

• Digitalización automática. Transformar montones de documentos físicos en archivos digitales reduce significativamente el tiempo empleado en procesos manuales.
• Mejor organización de los datos. Los archivos se almacenan en bases de datos o en la nube, mejorando la accesibilidad y eliminando la pérdida de documentos.
• Búsqueda más rápida. Encontrar documentos específicos es más fácil gracias a funciones de búsqueda por palabras clave según se requiera.
• Colaboración más eficiente. Los documentos digitalizados pueden compartirse rápidamente entre equipos, eliminando la necesidad de enviar copias físicas.
• Automatización de flujos de trabajo. OCR permite automatizar procesos como la entrada de datos, la verificación de facturas y el procesamiento de formularios.
• Mayor seguridad. Se pueden proteger con contraseñas y cifrado, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado o pérdidas por desastres físicos.
• Posible escalabilidad. Las empresas serán capaces de manejar un mayor volumen de archivos sin necesidad de contratar más personal para tareas administrativas.

Consejos para implementarlo

Para maximizar los beneficios es importante considerar algunos aspectos clave al implementarlo:

• Evalúa las necesidades de tu empresa. Identifica qué tipo de documentos se digitalizarán y cómo se integran con los flujos de trabajo actuales.
• Selecciona un software adecuado. Opta por aquellos que sean compatible con tus sistemas y que ofrezca las funciones que necesitas, como soporte para varios idiomas o integración con aplicaciones existentes.
• Capacita a tu personal. Siempre garantiza que los empleados entiendan cómo usar el software y cómo puede facilitar su trabajo diario.
• Organiza la digitalización por etapas. Comienza con el proceso usando los más relevantes o aquellos que se utilizan con mayor frecuencia.
• Almacenamiento estructurado. Procura que los archivos digitalizados se almacenen de manera organizada para facilitar su recuperación cuando haga falta.
• Implementa controles de calidad. Realiza pruebas regulares para garantizar que esté funcionando correctamente y que los datos sean precisos.
• Integra con otros sistemas. Conéctalo con herramientas como sistemas de gestión de documentos o plataformas en la nube para optimizar los flujos de trabajo.
• Considera la seguridad. Protege cada uno de los archivos que lo requieran con medidas de seguridad como cifrado y acceso restringido.
• Monitorea los resultados. Evalúa cómo la implementación de OCR está impactando la productividad y realiza ajustes según sea necesario.
• Actualiza regularmente. Mantenlo actualizado para garantizar que aprovechas las últimas funciones y mejoras de seguridad.