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escanear con un equipo multifuncional

14 Consejos para escanear con un equipo multifuncional

Contar con un equipo multifunción en la oficina o en el hogar, supone un listado grande de beneficios, porque como nos lo indica su nombre, funciona para muchas tares, entre ellas, escanear.

A menudo subestimados, los escáneres de los mismos suponen muchas utilidades para la digitalización de documentos e imágenes, y con razón.

En este sentido, si deseas maximizar el rendimiento al cumplir con dicha tarea, te indicaremos consejos clave.

Limpia regularmente el cristal del escáner

Un cristal sucio o con huellas digitales va a afectar la calidad de tus escaneos, incluso si hablamos de medios de máxima calidad como los nuestros en la venta de impresoras.

Por lo tanto, antes de empezar a escanear, utiliza un paño de microfibra limpio y un poco de limpiador sin alcohol para eliminar cualquier mancha o partícula de polvo.

Configura la resolución adecuada

La resolución de escaneo, medida en píxeles por pulgada, o lo que es igual, DPI, es crucial para obtener resultados óptimos. Para documentos de texto, 300 DPI suelen ser suficientes.

Si estás escaneando fotografías o gráficos detallados, aumenta la resolución a 600 DPI o más. Ten en cuenta que a mayor resolución, mayor será el tamaño del archivo que es resultante.

Organiza tus documentos antes de escanear

Clasifica los documentos por tamaño y tipo antes de colocarlos en el alimentador de documentos automático o sobre el cristal del escáner. Mira que no tengan grapas, clips o dobleces que puedan atascar el equipo o dañar el cristal.

Utiliza el software del fabricante

La mayoría de los equipos multifuncionales como los que brindamos en alquiler de impresoras en Madrid, vienen con un software especializado que optimiza el proceso de escaneo.

Estas herramientas facilitan ajustar configuraciones como el formato del archivo (PDF, JPEG, TIFF), el rango de color (blanco y negro, escala de grises, o color) y las opciones de compresión. Siempre es recomendable utilizar el software oficial para garantizar compatibilidad y calidad.

Elige el formato de archivo correcto

El formato del archivo depende del uso que planeas darle al documento escaneado. Para textos editables, el formato PDF es ideal. Si necesitas conservar la calidad de una imagen, elige JPEG o TIFF. Asegúrate de seleccionar el formato adecuado antes de empezar a escanear para evitar conversiones posteriores.

Nombra y organiza los archivos de inmediato

Es fácil acumular archivos desordenados cuando se digitalizan muchos documentos. Implementa un sistema de nombres claro y consistente, como ‘Factura_Enero_2025’ o ‘Contrato_Cliente_X’. Guarda los archivos en carpetas organizadas para facilitar su búsqueda en el futuro.

Corrige la orientación y el encuadre

Algunos documentos pueden estar torcidos o mal alineados después del escaneo. Usa las herramientas de corrección automática que ofrece el software de tu equipo o edita manualmente la orientación y el encuadre para obtener un resultado profesional.

Ajusta el rango de color según el documento

Para documentos en blanco y negro como contratos o facturas, selecciona la opción de ‘blanco y negro’ o ‘escala de grises’ para reducir el tamaño del archivo. Si estás digitalizando imágenes o gráficos, procura elegir la opción ‘color’ para mantener la fidelidad visual.

Escanea en lotes cuando sea posible

Si tienes una gran cantidad de documentos, utiliza el alimentador automático para hacer dicho proceso, pero en lotes. Esto acelera la tarea principal y minimiza el tiempo que necesitas dedicar al escaneo manual.

Realiza pruebas para ajustar

Antes de empezar con documentos importantes como contratos o certificados, realiza un escaneo de prueba, pero ¿Por qué? Te preguntarás, pues para verificar la calidad, la orientación y la configuración de resolución, asegurando que todo esté en orden antes de proceder con el documento original.

Mantén actualizado el software del equipo

Los fabricantes suelen lanzar actualizaciones de software para mejorar el rendimiento y corregir errores. Verifica periódicamente si hay actualizaciones disponibles y su software asociado, y de haberlas, pues descargarlas.

Protege tus archivos digitales

Una vez escaneados, protege tus documentos digitales mediante contraseñas o encriptación, especialmente si contienen información confidencial. Además, considera hacer copias de seguridad en un disco duro externo o en la nube para evitar pérdidas de datos.

Escanea a la nube directamente

Algunos modelos facilitan enviar los documentos escaneados directamente a servicios en la nube como Google Drive, Dropbox u OneDrive. Configura esta opción para simplificar el almacenamiento y el acceso remoto.

Consulta el manual de usuario

Por último, no subestimes el manual de usuario, porque este contiene información valiosa sobre cómo aprovechar al máximo las capacidades de tu equipo multifuncional, incluyendo consejos específicos para la tarea central.

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Sobre el Marcos

Con una sólida experiencia en soluciones de impresión y gestión documental, formado en Ingeniería de Sistemas en la Universidad Politécnica de Madrid. Tras 10 años trabajando en el sector de alquiler de impresoras, me enfoco en ofrecer a las empresas estrategias para mejorar su flujo de trabajo y optimizar el rendimiento de sus equipos de impresión.

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