Calcular costo por página de impresoras

Tener a la mano una impresora siempre es grandioso por la utilidad que suponen, tanto en el hogar como en empresas. Sin embargo, una de las preguntas más importantes que surge al usarlas es: ¿Cuánto cuesta realmente imprimir cada página?

No muchos se animan a hacerlo, pero es ideal porque calcular el costo por página es fundamental para optimizar recursos y reducir gastos innecesarios.

¿A qué refiere el proceso de saber el costo por página?

Antes que nada, es ideal evaluar diversos factores que contribuyen al gasto total de impresión, como los siguientes elementos:

• Precio de la tinta o el tóner. Adicionalmente de la propia impresora, la compra de tinta o tóner es de los más altos, sobre todo si hablamos de cartuchos de calidad de la marca.
• Costo de las hojas. El precio del papel puede variar según la calidad, el grosor y el tamaño, incluso de la marca, aunque las estándar cumplen bien su misión para no gastar mucho.
• Costo de mantenimiento. Incluye limpieza, reparaciones y reemplazo de piezas, como los rodillos o cabezales de impresión, algo común luego de cierto tiempo de uso.
• Consumo de energía. Aunque menos evidente, la electricidad utilizada durante la impresión o el tiempo que esté encendido el equipo con base a preferencias, influye.
• Velocidad de impresión. A mayor velocidad, menor desgaste de componentes, algo que sin duda va a impactar el costo final.
• Costos indirectos. Estos pueden incluir el transporte para comprar suministros o suscripciones de servicios de impresión.

¿Por qué es importante hacer este cálculo?

En principio, si se trata de un equipo equipo multifunción en una oficina o empresa, es ideal para un mejor control de gastos. Permite identificar cuánto dinero se está destinando a la impresión y ajustar presupuestos.

Asimismo, se apunta a la optimización de recursos, porque es de utilidad para a elegir entre impresoras más eficientes o a priorizar impresiones esenciales.

No podemos dejar de lado que hacer esto es esencial de cara a la planificación a largo plazo. Es fundamental para empresas y proyectos grandes donde los costos acumulativos de impresión pueden ser significativos.

¿Cómo hacer el cálculo correctamente?

El cálculo del costo por página puede parecer complicado al principio, pero siguiendo estos pasos, se vuelve sencillo:

• Identifica el costo de la tinta o el tóner. Divide el precio total del cartucho entre el número de páginas que promete imprimir, tomando en cuenta rendimiento estimado del fabricante. Digamos que si un cartucho cuesta 50 € y rinde 500 páginas, el costo por página de la tinta sería 0.10 €.
• Añade el costo del papel. Calcula el precio por hoja del paquete que utilizas, y es que hacer esto es sencillo. Si un paquete de 500 hojas cuesta 5 €, cada hoja tiene un costo de 0.01 €.
• Incluye el mantenimiento. Divide el costo anual del mantenimiento por la cantidad promedio de páginas impresas al año, el cual por cierto, no es algo en lo que pensar cuando hablamos del renting de impresoras, pues está incluido en el servicio.
• Suma el consumo de energía. Para ser todavía más precisos con respecto al objetivo central, piensa en usar herramientas como los medidores para hacer una estimación lo más acertada posible del costo total.
• Calcula el total. Suma los costos obtenidos en los pasos anteriores para obtener el costo total por página, porque según cada caso, varía, y el tuyo puede ser diferente al de otros.

Maneras en las que puedes ahorrar

Reducir el costo por página no solo implica hacer cálculos, sino también tomar medidas para optimizar su uso:

• Imprime en modo borrador. Esta configuración utiliza menos tinta y sigue siendo legible para documentos internos.
• Utiliza papel reciclado. Es una opción más económica y sostenible que emplear cuando sea más conveniente.
• Compra cartuchos genéricos. Aunque más baratos que los originales, asegúrate de elegir marcas al menos confiables.
• Mantenimiento regular. Evita gastos inesperados al mantener tu impresora en buen estado sin esperar que se dañe.
• Reduce impresiones innecesarias. Evalúa si realmente necesitas una copia física o si puedes almacenar documentos digitalmente.

Rentar impresoras como una opción de ahorro

En algunos casos, especialmente para empresas, rentar una impresora puede ser una solución más económica. Al optar por un servicio de renta, normalmente se incluyen:

• Mantenimiento periódico. Lo que reduce costos inesperados.
• Tinta y papel. Algunos planes ofrecen suministros incluidos.
• Renovación de equipos. Dispones de acceso a impresoras modernas sin un gran desembolso inicial.

La renta de impresoras es ideal para quienes tienen altos volúmenes de impresión o necesitan equipos especializados, pero no desean asumir todos los costos de propiedad, aunque en otros casos su compra en venta de impresoras en Inforcopy es lo mejor.