Inventario de equipos de la oficina Ocho columnas · las filas las pones tú
- Equipo
- Modelo y n.º de serie
- Asignado a
- Ubicación
- Guarda datos
- Cifrado
- Propiedad y fin de contrato
- Fecha de compra
Un inventario de equipos informáticos no se prueba el día que se rellena. Se prueba cuando roban un portátil, cuando se devuelve la multifunción o cuando se va alguien. Estas son las ocho columnas que contestan esas tres situaciones, con su fuente.
La respuesta corta
Un inventario de equipos informáticos es la lista de cada ordenador, portátil, móvil, router, NAS y multifunción de la oficina, con quién lo usa, dónde está, si guarda datos y si están cifrados. Sirve el día que falta uno: roban un portátil, devuelves la multifunción o se va alguien.
Lo esencial
- Ocho columnas: equipo, modelo y número de serie, asignado a, ubicación, guarda datos, cifrado, propiedad con su fin de contrato y fecha de compra.
- La multifunción va dentro: cinco modelos de nuestro catálogo llevan disco duro según su ficha.
- Si roban un portátil con datos personales, hay 72 horas para avisar a la AEPD, salvo que el riesgo sea improbable. El cifrado cambia la respuesta.
- La obligación con nombre propio es del ENS, para el sector público y sus proveedores. Para el resto, es la base de las medidas que pide el RGPD.
- Con la fecha de compra se planifica la renovación por lotes, para que no falle todo el mismo año.
¿Qué es un inventario de equipos informáticos y qué debe incluir?
Es la lista de cada equipo de la oficina con ocho datos: qué es, modelo y número de serie, a quién está asignado, dónde está, si guarda datos, si está cifrado, de quién es y cuándo se compró.
Columnas que lo resuelven Las ocho
El Esquema Nacional de Seguridad pide detallar la naturaleza de cada elemento y su responsable. INCIBE añade, en su política de borrado seguro para la pyme, la información contenida en cada dispositivo.
Si ya tienes una hoja y dudas con alguna fila, escríbenos con tu lista de equipos. Si no, pruébala aquí: añade tus equipos y mira qué columnas pide cada uno.
Tu inventario crece
Toca un tipo de equipo para añadir su fila. Cada uno trae las columnas que necesita: mira cómo crece la hoja.
| Equipo | Modelo y n.º de serie | Fecha de compra |
|---|---|---|
| Todavía no hay equipos. Añade el primero con los botones de arriba. | ||
Tu plantilla tiene 0 equipos: de momento, solo las tres columnas que apunta todo el mundo.
3 de 8 columnas
Ocho filas como mucho en este ejemplo: quita una para añadir otra.
| Tipo | Columnas que trae | Aviso |
|---|---|---|
| Móvil | Asignado a, Guarda datos, Cifrado | Sale de la oficina: cifrado imprescindible. INCIBE pide registrar qué móvil tiene cada persona. |
| Multifunción | Ubicación, Guarda datos, Propiedad y fin de contrato | Guarda datos, en su disco. En renting, anota la fecha de fin: ese día sale de la oficina. |
| NAS | Ubicación, Guarda datos, Cifrado | Guarda datos: es la copia de todo lo demás. |
| Ordenador | Asignado a, Ubicación, Guarda datos | Anota el sistema operativo junto al modelo: decide cuándo toca renovarlo. |
| Portátil | Asignado a, Ubicación, Guarda datos, Cifrado | Sale de la oficina: cifrado imprescindible. |
| Router | Ubicación, Guarda datos | No guarda datos de clientes, pero sí la configuración y las claves de la red. |
Plantilla orientativa para una oficina. No sustituye a un inventario auditado ni a una certificación. Las tres columnas de partida son las que llevan casi todas las plantillas; las demás salen de las fuentes de la tabla de abajo. Las filas se crean en tu navegador y no se guardan.
La hoja crece por columnas, no solo por filas: el portátil trae «Asignado a» y «Cifrado» porque sale de la oficina, y la multifunción, «Guarda datos» y la fecha de fin del renting.
| Columna | Qué se anota | Qué contesta | Quién lo pide |
|---|---|---|---|
| Equipo | Ordenador, portátil, móvil, router, NAS o multifunción | ¿Qué hay en la oficina? | ENS, op.exp.1: «detallando su naturaleza» |
| Modelo y n.º de serie | Modelo exacto y número de la etiqueta | ¿Cuál es, si hay dos iguales? | ENS, refuerzo R1: el etiquetado forma parte del inventario |
| Asignado a | La persona responsable del equipo | ¿De quién era? | ENS, op.exp.1: «identificando a su responsable»; INCIBE, móviles corporativos |
| Ubicación | Sala, puesto o «sale de la oficina» | ¿Dónde está ahora? | INCIBE-CERT, guía de inventario: columna «Ubicación» |
| Guarda datos | Sí o no, y qué: clientes, copias, claves de la red | ¿Qué se ha perdido? | INCIBE, borrado seguro: «la información contenida» |
| Cifrado | Sí o no, y el día que se comprobó | ¿Hay que avisar a alguien? | RGPD, arts. 32 y 34; AEPD, guía de brechas |
| Propiedad y fin de contrato | Compra, renting o alquiler, y fecha de fin | ¿Cuándo se devuelve? | Propuesta nuestra, por los equipos en renting |
| Fecha de compra | Mes y año | ¿Cuándo toca renovarlo? | Ley 27/2014, art. 12.1.a (periodo de amortización) |
Plantilla orientativa para una oficina: cada columna lleva la fuente que la pide, y la de propiedad es propuesta nuestra por los equipos en renting. No sustituye a un inventario auditado ni a una certificación.
¿La impresora va en el inventario?
Sí, y la multifunción con disco la primera: guarda en él lo que se copia, se escanea y se imprime, y en renting sale de la oficina en una fecha fija.
Columnas que lo resuelven Guarda datos · Propiedad y fin de contrato
INCIBE lo dice para la pyme: atención a los «dispositivos que almacenan información de uso (impresoras, GPS, etc.)». De las ocho páginas que mejor responden hoy a esta pregunta, ninguna nombra el disco de la impresora.
En nuestro catálogo, cinco Sharp llevan disco duro según su ficha: la MX-C557F, la MX-C607F, la MX-B557F, la MX-M2651 y la MX-M4071S. La BP-50C26 y la BP-70C31 llevan SSD, que también guarda.
Sharp MX-C557F
Multifunción A4 color, hasta 52 páginas por minuto- Disco duro según su ficha: una fila con «Guarda datos: sí» desde el primer día
- Escaneo de hasta 114 imágenes por minuto con OCR de serie, según su ficha en nuestro catálogo
- Hasta 4.500 hojas de capacidad, con grapado y perforado opcionales
Para oficinas medianas o grandes que imprimen y escanean mucho en A4. Si trabajas en A3, mira las multifunción A3 color; y si dudas, el selector de equipo.
Inforcopy es distribuidor de Sharp y de Epson. El criterio de esta recomendación es que el disco del equipo figura en su ficha oficial, no la marca. Sin precio: depende del volumen y de si se compra o se pone en renting.
Este modelo ya no está disponible en nuestro catálogo. Mira las multifunción A4 color que tenemos hoy.
La fila avisa a tiempo: si la multifunción está en renting, su fecha de fin marca cuándo pedir por escrito el borrado del disco. Lo explicamos en cómo proteger los datos con las fotocopiadoras.
Una auditoría de impresión parte de ese mismo inventario, y la ciberseguridad de la impresora empieza por saber cuántas hay.
¿Es obligatorio tener un inventario de equipos informáticos?
Con nombre propio, solo para el sector público y sus proveedores, por el ENS. Para el resto, el RGPD pide medidas de seguridad apropiadas, imposibles sin saber qué equipos hay.
Columnas que lo resuelven Equipo · Asignado a
El Real Decreto 311/2022, en su medida op.exp.1, dice: «Se mantendrá un inventario actualizado de todos los elementos del sistema, detallando su naturaleza e identificando a su responsable». Se aplica en las tres categorías: básica, media y alta.
Pero su artículo 2 fija a quién obliga: a todo el sector público y a las empresas privadas que le presten servicios o provean soluciones. Una oficina que no trabaja para ningún organismo no está obligada por el ENS.
El RGPD, en su artículo 32, pide medidas «apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo», entre ellas el cifrado. No usa la palabra inventario, pero cifrar un portátil exige saber que existe y quién lo lleva.
¿Qué pasa si roban un portátil de la empresa?
Si llevaba datos personales, hay 72 horas desde que lo sabes para avisar a la AEPD, salvo riesgo improbable. Si estaba cifrado con una contraseña fuerte, la AEPD da el riesgo por mitigado.
Columnas que lo resuelven Asignado a · Guarda datos · Cifrado
El plazo está en el artículo 33 del RGPD: notificar «sin dilación indebida y, de ser posible, a más tardar 72 horas» después. La guía de brechas de la AEPD aclara que cuentan fines de semana y festivos.
La notificación pide describir la naturaleza de la brecha y cuántas personas afecta. Sin inventario, nadie sabe de quién era el portátil ni qué llevaba. Con él, son tres celdas.
Casi todas las plantillas se quedan en el modelo, la ubicación y la fecha de compra. Pruébalo con la que has montado arriba.
Roban un portátil
Tres incidentes, tres preguntas cada uno. Contesta tocando la columna de tu plantilla del bloque de arriba; si no la tienes, dilo y la añadimos.
Roban un portátil. Lunes a primera hora. Una comercial llama: anoche le robaron el portátil del coche.
- ¿De quién era?
- ¿Guardaba datos de clientes?
- ¿Estaba cifrado?
Toca la columna de tu plantilla que contesta «¿De quién era?»
Las nueve respuestas
Portátil robado Pendiente Pendiente Pendiente Fin del renting Pendiente Pendiente Pendiente Baja de una persona Pendiente Pendiente Pendiente
Contestada: la fila y la columna estánA medias: la columna está, el equipo noSin respuesta: la columna no estaba
| Incidente | Pregunta | Columna que la contesta |
|---|---|---|
| Roban un portátil | ¿De quién era? | Asignado a |
| Roban un portátil | ¿Guardaba datos de clientes? | Guarda datos |
| Roban un portátil | ¿Estaba cifrado? | Cifrado |
| Acaba el renting de la multifunción | ¿Cuándo acaba el contrato? | Propiedad y fin de contrato |
| Acaba el renting de la multifunción | ¿Guarda datos? | Guarda datos |
| Acaba el renting de la multifunción | ¿Qué modelo es? | Modelo y n.º de serie |
| Se va una persona | ¿Qué equipos tenía? | Asignado a |
| Se va una persona | ¿Dónde están ahora? | Ubicación |
| Se va una persona | ¿Hay que borrarlos antes de reasignarlos? | Guarda datos |
Referencia orientativa, no asesoramiento. Si hay datos personales en juego, habla con tu delegado de protección de datos. Los incidentes son supuestos de ejemplo; el plazo de 72 horas y el cifrado salen de los artículos 33 y 34 del RGPD y de la guía de brechas de la AEPD de junio de 2021. Todo se calcula en tu navegador.
INCIBE pide borrar un móvil «antes de la devolución del dispositivo» en su política de móviles corporativos, y revocar accesos cuando alguien se va.
¿Se puede llevar el inventario de equipos informáticos en Excel?
Sí. En una oficina de pocos puestos basta una hoja con las ocho columnas y una persona responsable que la toque cada vez que entra o sale un equipo.
Columnas que lo resuelven Modelo y n.º de serie
Puede que no necesites un programa. La guía de inventario de INCIBE-CERT cuenta la hoja Excel entre las formas más comunes y ve adecuado el inventario manual «cuando el número de activos es reducido».
Deja de bastar con varias sedes, con portátiles que cambian de mano cada semana o cuando nadie sabe quién la actualiza. Ahí compensa que los equipos se registren solos.
El ENS añade un refuerzo: «El etiquetado del equipamiento y del cableado formará parte del inventario.» Con el mismo código en el equipo y en su fila, el número de serie se lee sin dar la vuelta al portátil.
Anota también la dirección IP de routers e impresoras de red, y guarda una copia de su configuración antes de tocar nada.
¿Cuándo toca renovar un ordenador o una multifunción?
No hay fecha legal. La tabla fiscal amortiza un ordenador en cuatro años como pronto y ocho como mucho; una impresora de oficina dura de tres a cinco, y los equipos profesionales pueden superar los cinco a siete.
Columnas que lo resuelven Fecha de compra · Propiedad y fin de contrato
La Ley del Impuesto sobre Sociedades da a los equipos para procesos de información un coeficiente máximo del 25 % y un periodo máximo de ocho años. Eso dice cuánto tarda en amortizarse, no cuándo deja de servir.
Para impresoras usamos nuestra cifra de cuánto dura una impresora de oficina; para ordenadores, portátiles y NAS, de cuatro a siete años. Elige el año de compra de cada equipo.
Cuándo toca renovar
Elige el año de compra de cada equipo y mira su estado de 2026 a 2030. Si tres o más caen el mismo año, te avisamos.
Equipo Año de compra20262027202820292030Ordenador Revisar7 años Renovar8 años Renovar9 años Renovar10 años Renovar11 añosPortátil Aún bien2 años Aún bien3 años Revisar4 años Revisar5 años Revisar6 añosMultifunción Revisar4 años Revisar5 años Revisar6 años Revisar7 años Renovar8 añosNAS Revisar6 años Revisar7 años Renovar8 años Renovar9 años Renovar10 años
- Ordenador (2019) Revisar ya; renovar en 2027.
- Portátil (2024) Aún bien hasta 2027; revisar desde 2028; renovar en 2032.
- Multifunción (2022) Revisar ya; renovar en 2030.
- NAS (2020) Revisar ya; renovar en 2028.
Mantenimiento informático de Inforcopy
Lo que dice nuestra página del servicio: «Reparación y mantenimiento de equipos informáticos y redes, instalación y configuración de redes, soporte técnico remoto y en sitio, optimización del rendimiento de los sistemas, mantenimiento preventivo y asesoramiento para mejorar la seguridad informática», desde Toledo, Alcorcón, Ciudad Real y Cuenca. Para la multifunción, el renting de multifunción. Sin precio: depende del número de equipos y de lo que haya que cubrir.
| Equipo | Aún bien | Revisar | Renovar | De dónde sale |
|---|---|---|---|---|
| Ordenador | Menos de 4 años | De 4 a 7 años | 8 años o más | Ley 27/2014: 25 % máximo (cuatro años como pronto) y ocho años como mucho; revisar de cuatro a siete, franja nuestra |
| Portátil | Menos de 4 años | De 4 a 7 años | 8 años o más | Ley 27/2014: 25 % máximo (cuatro años como pronto) y ocho años como mucho; revisar de cuatro a siete, franja nuestra |
| Multifunción | Menos de 3 años | De 3 a 7 años | 8 años o más | Vida útil que publicamos para impresoras («entre 3 y 5 años»; los equipos profesionales «pueden superar los 5-7») |
| NAS | Menos de 4 años | De 4 a 7 años | 8 años o más | Ley 27/2014: 25 % máximo (cuatro años como pronto) y ocho años como mucho; revisar de cuatro a siete, franja nuestra |
Plan orientativo. La tabla fiscal dice cuánto tarda en amortizarse un equipo, no cuándo deja de servir; la franja de cuatro a siete años para ordenadores, portátiles y NAS es nuestra hasta tener una cifra propia publicada. No usamos garantías de fabricante. El cálculo se hace en tu navegador y el plan viaja al formulario de presupuesto.
Si varios equipos caen el mismo año, escalona: adelanta uno y retrasa otro. Si renuevas cerca del cierre del ejercicio, pregunta a tu asesor por la libertad de amortización.
Si algo se avería antes, cuenta cómo responde el soporte técnico; el mantenimiento periódico estira cada fila del plan.
Lo que haríamos nosotros con el inventario de equipos
Opinión de Inforcopy, separada del dato
Empezaríamos por la multifunción y los portátiles, los que salen de la oficina: uno en la mochila cada tarde, la otra en el camión al acabar el renting.
Una sola persona responsable de la hoja y un repaso cada vez que entra o sale alguien, no una vez al año. Y antes de apuntar «Cifrado: sí», lo comprobaríamos en el equipo.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con que la hoja de cálculo envejece mal por definición. En una oficina de diez puestos el problema no es la hoja: es que nadie la toca cuando llega un equipo nuevo.
Lo que no sabemos
Si tu empresa está obligada por el ENS: depende de tus contratos con la Administración. Pregúntalo a quien los firma o a tu asesor antes de darlo por hecho.
Plantilla de inventario de equipos informáticos: las ocho columnas
Esta es la cabecera, lista para una hoja de cálculo: pégala en la primera fila y añade una fila por equipo.
| Columna | Ejemplo de cómo se rellena |
|---|---|
| Equipo | Portátil |
| Modelo y n.º de serie | El modelo y el número de su etiqueta |
| Asignado a | Nombre de la persona |
| Ubicación | Sale de la oficina |
| Guarda datos | Sí: correo y ficheros de clientes |
| Cifrado | Sí, comprobado el día de la entrega |
| Propiedad y fin de contrato | Compra |
| Fecha de compra | Mes y año de la factura |
El ejemplo es un supuesto, no un equipo real. Las columnas se copian separadas por tabuladores: al pegarlas en Excel o en una hoja de Google, cada nombre cae en su celda.
Preguntas frecuentes sobre el inventario de equipos informáticos
Ocho, para que sirva cuando pasa algo: tipo de equipo, modelo y número de serie, a quién está asignado, dónde está, si guarda datos, si está cifrado, si es propio o de renting con su fecha de fin, y la fecha de compra.
Sí. INCIBE recomienda llevar un registro de los móviles asignados, con qué dispositivo y a quién, y borrar la información antes de devolverlos. Salen de la oficina cada día, así que el cifrado es imprescindible.
Cada vez que entra, sale o cambia de manos un equipo. El ENS habla de un inventario actualizado: una hoja de hace dos años no contesta a nada. Nosotros añadiríamos un repaso completo una vez al año.
No del todo. El inventario de activos de la seguridad de la información suma a los equipos los datos, los programas y los servicios. Y el inventario del inmovilizado es contable: lo lleva tu asesor. La fecha de compra sirve para los tres.
Es otro documento. El RGPD, en su artículo 30, pide registrar para qué se usan los datos personales, de qué categorías y durante cuánto tiempo, no qué equipos hay. Se complementan: el inventario dice en qué equipo viven esos datos.
No hay una cifra oficial. La tabla del Impuesto sobre Sociedades permite amortizarlo en cuatro años como mínimo y ocho como máximo, que es cuánto tarda en deducirse, no cuánto funciona. También cuenta si admite el sistema operativo que necesitas.
Sin dilación indebida y, si es posible, en 72 horas desde que se tiene constancia, fines de semana y festivos incluidos, salvo que sea improbable que haya riesgo para las personas. Es una referencia orientativa: con datos personales en juego, consulta a tu delegado de protección de datos.
¿Tu plantilla ya tiene la fila de la multifunción?
Si los equipos de la oficina necesitan revisión, mira nuestro mantenimiento informático para empresas. Para la impresión, el renting con mantenimiento, la compra del equipo o el selector de multifunción.
Para seguir leyendo
Seguridad en impresoras de empresaLo que se protege y lo que se olvida
La impresora en la redRiesgos reales, sin alarmas
Firmware de la impresoraCuándo y cómo se actualiza
Impresión seguraQue nada se quede en la bandeja
Equipo de Inforcopy, distribuidor de equipos de impresión y mantenimiento informático para oficinas desde 1995. Publicado el 26 de octubre de 2026. Fuentes comprobadas el 25 de septiembre de 2026: BOE (ENS, RGPD y Ley 27/2014), AEPD e INCIBE. Referencia orientativa, no asesoramiento: con datos personales en juego, consulta a tu delegado de protección de datos.
