Cómo proteger los datos y documentos con las fotocopiadoras de Inforcopy

Cómo proteger los datos y documentos es un tema candente. Trabajar con documentos implica que se deben implementar las medidas de seguridad apropiadas para mantener los datos de manera confidencial.

Especialmente en la era digital, donde los archivos y la información son vulnerables a ataques, robos, pérdidas o filtraciones. En este sentido, en Inforcopy tenemos muy presente la importancia  de contar con fotocopiadoras que garanticen la protección de los datos y los documentos, tanto en papel como en formato electrónico.

¿Qué riesgos tiene la impresión y la copia de documentos?

La impresión y la copia de documentos pueden suponer un riesgo para la seguridad de la información, si no se toman las medidas adecuadas. Es importante que siempre hagas un uso responsable y que tengas especial cuidado cuando trates con información sensible. Algunos de los peligros más habituales son los de acceso no autorizado a:

• Documentos impresos o copiados, que pueden contener información confidencial o sensible, como datos personales, financieros, comerciales, etc. Esto puede ocurrir si se dejan los documentos en la bandeja de salida de la fotocopiadora, si se extravían o si se tiran a la papelera sin destruir.
• Algunos documentos almacenados en la memoria interna de la fotocopiadora, que pueden ser recuperados por personas malintencionadas, si no se borran o se cifran adecuadamente. En este sentido, hay que tener especial cuidado si se usa la función de escaneo a correo electrónico, si se imprime desde un dispositivo móvil o si se conecta la fotocopiadora a una red insegura.
• Archivos enviados o recibidos por la fotocopiadora, que pueden ser interceptados o modificados por terceros, si no se usan protocolos de comunicación seguros. Especialmente si se usa la función de fax, si se imprime desde un ordenador o si se conecta la fotocopiadora a internet.

¿Cómo proteger los datos y los documentos con las fotocopiadoras de Inforcopy?

Para proteger los datos y los documentos con las fotocopiadoras de Inforcopy, puedes contar con las siguientes medidas de seguridad:

• La autenticación de usuarios, que permite restringir el acceso a la fotocopiadora mediante un código PIN, una tarjeta o una huella dactilar, evitando así el uso indebido o fraudulento de la misma.
• La impresión segura, con la que se pueden retener los documentos en la memoria de la fotocopiadora hasta que el usuario los libera introduciendo su código PIN. Así se evita que los documentos queden expuestos en la bandeja de salida.
• El borrado seguro, la mejor manera de eliminar los datos almacenados en la memoria interna de la fotocopiadora. Utiliza un algoritmo de sobreescritura, evitando así que puedan ser recuperados por terceros.
• El cifrado de datos, ayuda a proteger los datos almacenados o transmitidos por la fotocopiadora. Emplea  un algoritmo de encriptación, evitando así que puedan ser leídos o modificados por terceros.
•  El protocolo HTTPS, que permite establecer una conexión segura entre la fotocopiadora y el servidor web, mediante un certificado digital. De este modo se evita que los datos enviados o recibidos por internet puedan ser interceptados o alterados por terceros.

Estas son solo algunas de las medidas de seguridad que te ofrecen las fotocopiadoras de Inforcopy, pero hay  más, como el bloqueo de puertos, el filtrado de direcciones IP, el firewall, el antivirus, el control de acceso a la red, el registro de actividad, la auditoría de seguridad, etc. Todas estas medidas te permiten proteger los datos y los documentos, y cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD GDD).

Para garantizar la seguridad de la información, es fundamental elegir soluciones que ofrezcan robustas características de protección. Las fotocopiadoras de Inforcopy no solo permiten realizar copias de documentos, sino que también están diseñadas con tecnología avanzada que incluye opciones de cifrado y autenticación de usuarios. Esto es especialmente relevante para organizaciones que manejan datos sensibles y buscan un alquiler de equipos multifunción de Inforcopy.es que se adapte a sus necesidades.

Optar por un renting de fotocopiadoras proporciona flexibilidad y acceso a los últimos modelos, asegurando que siempre cuenten con las mejores herramientas para proteger su información. Para entidades locales, el renting de impresoras para ayuntamientos en Madrid es una opción ideal, ya que permite gestionar documentos de manera eficiente y segura, adaptándose a las exigencias del sector público.

En Inforcopy, estamos comprometidos con la seguridad de tus datos y documentos. Por eso, te ofrecemos las mejores soluciones de impresión, alquiler y renting de equipos multifuncionales.