Software de reconocimiento de caracteres (OCR): automatiza la extracción de datos

Inforcopy somos una empresa especializada en el alquiler, renting y venta de fotocopiadoras, equipos multifunción e impresoras. A lo largo de más de 25 años de servicio hemos visto cómo ha ido evolucionando la importancia del correcto tratamiento de la información. De hecho, a día de hoy, es uno de los activos más valiosos de las empresas.

Una gestión eficiente  y segura no solo es clave para optimizar procesos. También contribuye a mejorar la toma de decisiones y aumentar la productividad. En este contexto, podemos asegurar que  la digitalización se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas que buscan adaptarse a las nuevas demandas del mercado y mantenerse competitivas.

Por eso, hoy, queremos profundizar en el software de reconocimiento de caracteres (OCR). Se trata de una tecnología que te ayudará a automatizar la extracción de datos de documentos físicos y convertirlos en información digital de forma rápida, precisa y segura.

¿Qué es el software de reconocimiento de caracteres (OCR) en profundidad?

Empezando por lo más básico, podemos decir que el software de reconocimiento de caracteres (OCR  del inglés Optical Character Recognition) es una tecnología se centra en  analizar imágenes de documentos físicos para convertir los caracteres impresos que detecta en texto digital. Hoy en día, este proceso se realiza mediante complejos algoritmos. Estos consiguen identificar patrones, formas y estructuras en las imágenes que relacionan con caracteres del alfabeto.

Aunque pueda parecer una tecnología novedosa, lo cierto es que los inicios de la tecnología OCR se encuentran ya en el s. XIX, con las ideas del físico e inventor israelí Emanuel Goldberg. Los primeros equipos que existieron operaban con un reconocimiento muy básico de patrones basados en luces y sombras con las que detectaban las letras. Eran equipos muy limitados que solo podían trabajar sobre un texto perfectamente alineado. Además, eran muy grandes físicamente. A mediados del siglo pasado hubo un salto tecnológico con el que aparecieron máquinas que encaminaron el proceso de las que encontramos hoy, aunque con limitaciones.

En la actualidad, contamos con sofisticados escáneres integrados en las fotocopiadoras y equipos multifunción que nos permiten digitalizar prácticamente cualquier tipo de documento que necesitemos. Posteriormente, este puede ser legible y editable a través de la utilización del software adecuado. Simplemente, debemos escanearlo y seleccionar la opción de guardar como texto editable (OCR).

¿Cuáles son las ventajas del software de reconocimiento de caracteres (OCR) para tu negocio?

Visto lo anterior, parece evidente que el uso del software OCR puede aportarte numerosos beneficios, entre los que destacan:

Aumento de la eficiencia y la productividad: Ya que es un modo de automatizar la extracción de datos de documentos físicos.

Reducción de costes: Se disminuyen los gastos asociados a la introducción manual de datos, la impresión y el almacenamiento de documentos físicos.

Mejora de la precisión y la calidad de los datos:Porque consigue minimizar los errores humanos en la captura de datos, asegurando la integridad y fiabilidad de la información.

Mejora del acceso a la información: Al facilitar la consulta y recuperación de documentos digitales, agilizando procesos y mejorando la toma de decisiones.

Mayor seguridad y control de la información: Porque protege tus documentos digitales mediante medidas de seguridad y control de acceso, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información confidencial.

Cumplimiento normativo: También facilita el cumplimiento de las normativas legales y regulatorias que exigen la conservación y el acceso a registros documentales.

Contribución a la sostenibilidad:ya que se reduce el consumo de papel y tinta.

La implementación de herramientas avanzadas de reconocimiento de caracteres puede transformar radicalmente la forma en que las empresas gestionan sus documentos. Al automatizar la extracción de datos, se reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y se minimizan los errores asociados a la entrada de información. Para complementar esta tecnología, es recomendable considerar opciones como el renting de equipo multifunción de Inforcopy, que permite acceder a dispositivos de alta calidad sin una inversión inicial elevada.

La venta de fotocopiadoras ecológicas se presenta como una alternativa sostenible, ideal para empresas que buscan mejorar su eficiencia y reducir su huella de carbono. Por último, para aquellos que necesitan soluciones flexibles, el alquiler de impresora para gestoría puede ser la respuesta perfecta, asegurando que siempre cuenten con el equipo adecuado para sus necesidades específicas.

En Inforcopy, te ofrecemos una amplia gama de soluciones como fotocopiadoras, impresoras y equipos multifunción adaptados a las necesidades específicas de tu negocio.