Digitalización de documentos: ahorrando espacio y mejorando la eficiencia con Inforcopy

Inforcopy somos una empresa especializada en la venta, alquiler y renting de fotocopiadoras y equipos multifunción. Nuestro objetivo es el de proporcionarte los soluciones de impresión y digitalización de documentos. Nos encargamos de ofrecerte las herramientas necesarias para que puedas dar el salto hacia la digitalización.

Y es que, vivimos en la era digital, cada vez son más los trámites y gestiones que podemos hacer directamente a través de internet. Y, sin embargo, la evolución desde lo analógico, puede parecer difícil o costosa en ocasiones. La gestión de la documentación en papel se ha convertido en un obstáculo para la eficiencia y la productividad de las empresas. Entre otras cuestiones, la acumulación de archivos, la dificultad para localizarlos y el riesgo de pérdida o deterioro son solo algunos de los problemas que genera el almacenamiento tradicional de documentos.

¿Por qué digitalizar tus documentos?

Podemos decir que las ventajas de digitalizar los documentos son numerosas, pero podemos resumirlas en las siguientes:

• Ahorro de espacio: Y esta no es ni mucho menos una cuestión baladí, especialmente para las empresas que deben manejar mucha documentación. El proceso de digitalización te permitirá decir adiós a los archivadores y carpetas repletas de papeles. Podrás liberar espacio físico en tu oficina, que podrás destinar a otros usos más productivos.
• Mejora de la eficiencia: Es una ventaja evidente si piensas que tanto la búsqueda como el acceso a la información se vuelven mucho más rápidos y sencillos cuando los documentos están digitalizados. Esto te permitirá ahorrar tiempo y mejorar la productividad de tu equipo. Con un sistema de gestión documental adecuado, podrás clasificar, buscar y acceder a tus archivos de forma rápida y sencilla, sin necesidad de rebuscar entre pilas de papeles.
• Optimización del flujo de trabajo: Una de las grandes ventajas de la digitalización de documentos, más si se suma a otras tecnologías como la IA, es que facilita la automatización de tareas repetitivas. Esto te permitirá optimizar el flujo de trabajo y reducir los costes operativos.
• Mayor seguridad:Implementando una adecuada cultura de la seguridad en tu empresa, podrás asegurarte de que los documentos digitales estarán más seguros que los documentos físicos. Esto se debe a que pueden almacenarse en servidores con medidas de seguridad avanzadas. Además, la digitalización facilita la realización de copias de seguridad y la recuperación de información en caso de pérdida o daño.
• Acceso remoto: Por último, el acceso a los documentos digitales puede realizarse desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de internet. Esto te permite trabajar de forma más flexible y colaborativa con tu equipo.

¿Cómo digitalizar tus documentos?

El proceso de digitalización de documentos puede parecer complejo, pero con las herramientas y el asesoramiento adecuados, puede ser una tarea mucho más sencilla y asequible de lo que habías imaginado. Básicamente, los pasos a dar son los siguientes:

• Preparación de los documentos:  Además de decidir qué documentos es necesario digitalizar, hay que prepararlos. Esto puede incluir la eliminación de grapas o clips y asegurarse de que los documentos estén limpios y en buen estado.
• Escaneo: La herramienta que se emplea en la digitalización es el escáner. Este permite crear copias digitales de los documentos. Es importante seleccionar la resolución adecuada y el formato de archivo que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
• Indexación y organización: Los documentos digitales deben ser indexados para facilitar su búsqueda y acceso. Esto puede implicar la asignación de etiquetas, categorías o códigos.
• Almacenamiento: También tienen que almacenarse de manera segura. Esto puede ser en servidores locales o en la nube, dependiendo de las preferencias y políticas de seguridad de la empresa.
• Acceso y recuperación: Hay que establecer sistemas para acceder y recuperar los documentos digitalizados de manera eficiente. Esto puede incluir sistemas de gestión documental o bases de datos.
• Preservación: Es importante considerar la preservación a largo plazo de los documentos digitales, lo que puede incluir la creación de copias de seguridad y la actualización de formatos para evitar la obsolescencia tecnológica.
• Seguridad y privacidad: Además, se deben implementar medidas para proteger la información digitalizada, especialmente si contiene datos sensibles o confidenciales.

En Inforcopy, te acompañamos en este viaje hacia la eficiencia ofreciendo las mejores fotocopiadoras, equipos multifunción y soluciones digitales del mercado