Tu fotocopiadora tiene disco duro
Configuraciones del sistema Configuración de Seguridad Inic. datos privados/máquina
El disco duro de la fotocopiadora guarda trabajos, escaneos, faxes y la libreta de contactos de toda la oficina. Antes de que el equipo salga, al renovarlo o al terminar el renting, conviene saber qué opción del menú lo borra de verdad.
Equipo de Inforcopy · Publicado el 20 de octubre de 2026 · Manuales y normas comprobados el 25 de septiembre de 2026
La respuesta corta
Casi todas las multifunciones de oficina guardan en un disco duro o en un SSD lo que copian, escanean e imprimen, y la libreta de contactos. Restaurar los valores de fábrica no lo borra. Antes de devolverla hay que usar la función de borrado del fabricante y pedir un papel que lo pruebe.
Lo esencial
- Una multifunción A3 guarda trabajos, escaneos, contactos y usuarios en un disco duro o, en los modelos nuevos, en un SSD.
- Restaurar los valores de fábrica devuelve los ajustes, pero deja dentro la libreta y los usuarios.
- La función que borra todo tiene nombre propio en cada marca: en una Sharp serie BP, «Inic. datos privados/máquina».
- Sobrescribir vale en un disco duro y no basta en un SSD: ahí lo que aguanta es el cifrado activo desde el primer día.
- El certificado tiene que decir equipo, número de serie, método, quién, cuándo, dónde y cómo se comprobó.
Casi todo lo publicado se queda en «haz un borrado seguro antes de devolverla». De las nueve primeras páginas que hemos leído, ninguna da la ruta del menú de una multifunción ni distingue bien un SSD de un disco duro.
¿Qué guarda el disco duro de una fotocopiadora?
Los trabajos en espera, el archivo de documentos, la libreta de contactos, los usuarios con sus códigos y los buzones de fax. Con el kit de seguridad, los datos de cada trabajo se borran al terminarlo; lo demás se queda hasta que alguien lo borra.
Una multifunción es un ordenador con escáner, como contamos al hablar de la ciberseguridad en la impresora. Su almacenamiento no es la RAM, que marca la velocidad de impresión: es lo que sigue ahí al desenchufarla.
Según las fichas de Sharp de los equipos que vendemos, la serie BP lleva SSD y la serie MX, disco duro:
| Equipo | Almacenamiento según su ficha | Qué cambia al borrarlo |
|---|---|---|
| Sharp BP-70C31 y BP-50C26serie BP, A3 color | SSD de serieadmiten el kit de seguridad de datos BP-FR12U | Memoria flash: la sobrescritura no llega a todas las celdas |
| Sharp MX-C557F, MX-C607F, MX-B557F, MX-M2651 y MX-M4071Sserie MX, A3 | Disco duromagnético, de platos | La sobrescritura desde el menú sirve |
| Sharp MX-C357F y MX-C407Fserie MX, A4 color | Disco duro opcionalla ficha lo da como opción | Depende de cómo se pidió el equipo |
| Sharp MX-B427W y MX-C300WA4 de sobremesa | Memoria internasin disco en la ficha | Se borra con la función del fabricante; no hay disco que retirar |
Tipo de almacenamiento según las fichas de producto de Sharp España, leídas el 21 de septiembre de 2026. No damos capacidades porque las fichas no las separan con claridad por modelo, y tu equipo puede llevar opciones distintas: compruébalo en su etiqueta o en el menú de estado. Más modelos en fotocopiadoras A3 color.
Puede que no necesites más. Si tu equipo es una A4 sin disco, basta con la opción de borrado del fabricante; y si la multifunción se queda en tu oficina, el borrado espera al día en que salga.
Lo dice el manual «Esta función debe ser ejecutada cuando la máquina se deseche o se cambie el propietario de la máquina.»Sharp, guía del kit de seguridad de datos BP-FR12U, sobre «Inic. datos privados/máquina»
¿Restaurar los valores de fábrica borra el disco duro de la fotocopiadora?
No. En una Sharp, «Restaurar Valores Predeterminados de Fábrica» devuelve los ajustes de la máquina a su estado inicial, pero deja dentro la libreta de direcciones, los usuarios y los buzones. Formatear tampoco basta: borra el índice, no los datos.
Lo dice la propia guía de Sharp: la opción que borra la libreta existe para los datos que no pueden borrarse o inicializarse
ni con «Borrar Toda La Memoria» ni con el restablecimiento de fábrica.
Con el formato pasa igual. Ricoh lo dice en su lista de métodos de borrado: El disco duro está formateado. No se han sobrescrito los datos.
Epson, lo mismo de su borrado rápido.
Lo dice el manual «Select High Speed to perform a quick format on the encrypted hard drive. Data recovery is still possible if you select this option.»Epson, manual de administrador de la WF-C20750: el borrado rápido es un formato, y los datos se pueden recuperar
¿Cómo se borra el disco duro de una fotocopiadora?
Con la función de borrado del fabricante, desde el panel y con el equipo todavía en tu oficina. Lo que consigue depende del soporte: en un disco duro basta sobrescribir; en un SSD hace falta cifrado activo o el borrado propio de la unidad.
La guía SP 800-88 de NIST, revisada en septiembre de 2025, distingue tres niveles: limpiar (que no se pueda leer desde la propia máquina), purgar (que no se pueda ni en un laboratorio) y destruir (el soporte deja de servir).
En un disco duro, sobrescribir cada sector suele impedir la recuperación incluso en laboratorio, según NIST. En un SSD no: la unidad reparte la escritura y guarda copias en celdas de reserva que la sobrescritura no alcanza.
Lo que mejor aguanta en los dos es el cifrado activo desde el primer día: borrar la clave deja ilegible el resto. NIST lo cuenta como purgar si nunca se guardó nada sin cifrar.
Intenta recuperarlo
Elige lo que lleva el equipo y cómo se ha borrado, y lanza tres intentos de recuperación, de menos a más esfuerzo. Elige un método de borrado para lanzar la prueba.
- Desde el panel de la máquina Sin probar
- Con un programa de recuperación Sin probar
- En un laboratorio Sin probar
Nivel de NIST en que queda Sin probar
- Restaurar valores de fábrica (disco duro o SSD): reaparecen la libreta y los usuarios desde el propio panel. Ningún nivel de NIST.
- Borrado rápido o formato (disco duro o SSD): el panel no enseña nada, pero un programa de recuperación devuelve los archivos. Ningún nivel.
- Sobrescribir desde el menú: en disco duro no se recupera nada, ni en laboratorio en la práctica (limpiar); en SSD puede quedar parte en celdas de reserva.
- Cifrado activo desde el primer día y borrado de la clave (disco duro o SSD): nada legible, si nunca se guardó nada sin cifrar (purgar).
- Destruir el disco (disco duro o SSD): nada, si se desintegra; doblarlo o taladrarlo puede dejar trozos legibles (destruir).
Referencia orientativa: simulación con los criterios de NIST SP 800-88 Rev. 2 (septiembre de 2025) y los manuales de Sharp, Epson y Ricoh: los tres intentos son niveles de esfuerzo, no pruebas reales, y el resultado se decide en tu navegador con esas reglas. El método que vale para tu empresa lo decide tu responsable de seguridad o tu delegado de protección de datos.
Así funciona el kit de Sharp que citábamos en la seguridad del equipo de impresión: cada trabajo se cifra y se borra al terminar. Conviene pedirlo activado desde la instalación.
Destruir es la salida cuando el disco no se va a reutilizar, pero no vale cualquier golpe:
La función de borrado en cada marca
Inforcopy es distribuidor de Sharp y de Epson. En esta tabla las dos marcas van con el mismo criterio que las demás: el nombre que da su manual oficial y lo que dice de él, sin valorar cuál borra mejor.
| Marca y modelo del manual | Nombre de la función | Qué dice el fabricante |
|---|---|---|
| Sharpserie BP con el kit BP-FR12U | Inic. datos privados/máquina Configuraciones del sistema › Configuración de Seguridad | Debe ejecutarse al desechar la máquina o cambiar de propietario; al terminar imprime un informe. Guía en español |
| Epson WorkForce Pro WF-C20750 | Erase All Data and Settings System Administration › Reset | «High Speed» deja datos recuperables; «Overwrite» tarda unas 2,5 horas y no los deja. Manual |
| Ricohguía de seguridad | Eliminar toda la memoriacon seis métodos a elegir | El método «Formato» no sobrescribe; los otros cinco, sí. Manual |
| CanonimageRUNNER ADVANCE C3330i | Initialize All Data/Settings | Pensada para devolver o desechar la máquina; imprime un informe con el número de serie. Manual |
| Konica Minoltabizhub C554 | Overwrite All Data Security Settings › HDD Settings | Para desecharla o devolverla a la empresa de renting; pide avisar antes al servicio técnico. Manual |
| Kyoceracon su kit de seguridad | System Initialization | Sobrescribe el disco o el SSD al desechar la máquina; en SSD, con una sola pasada. Manual |
| Toshiba | Sin manual de usuario público localizado | Pregunta a tu distribuidor el nombre de la función y si imprime informe. |
Nombres literales de los manuales oficiales de cada fabricante, en el idioma en que se publican, leídos el 25 de septiembre de 2026. Son de los modelos citados: en otro modelo de la misma marca la ruta puede cambiar.
¿Qué hay que hacer antes de devolver una fotocopiadora de renting?
Que se ejecute la función de borrado del fabricante con el equipo todavía en tu oficina, guardar el informe que imprime la máquina y exigir un certificado con el número de serie del disco. Y hacerlo antes de firmar la retirada, no después.
INCIBE lo dice sin rodeos en su blog para empresas: Cuando venza el contrato del servicio o se sustituya cualquier equipo de impresión, debe realizarse un borrado seguro del contenido de su disco duro interno.
El equipo de renting de fotocopiadoras no es tuyo, pero los datos sí. El Reglamento General de Protección de Datos pide ser capaz de demostrarlo
(art. 5.2), y su art. 28.3.g obliga al encargado a suprimirlos al acabar el servicio.
Si tu proveedor es encargado o no lo decide el contrato, y lo valora tu delegado de protección de datos. En tu mano está que el equipo no salga sin el borrado del disco.
En la Administración, el Esquema Nacional de Seguridad manda que los soportes liberados a otra organización
se borren sin posibilidad de recuperación. Afecta a los ayuntamientos y a quien les presta servicio.
344.579 personas La aseguradora sanitaria estadounidense Affinity Health Plan devolvió varias fotocopiadoras a su empresa de renting sin borrar los discos, con datos de hasta 344.579 personas, y acordó pagar 1.215.780 dólares. Fuente: Departamento de Salud de EE. UU.
En despachos con expedientes, como asesorías o notarías, conviene escribirlo en el procedimiento de renovación.
Después viene la retirada, con sus propios papeles, que explicamos en la guía para reciclar impresoras de empresa.
¿Qué debe decir un certificado de borrado seguro?
Tiene que identificar el equipo y el disco (fabricante, modelo y número de serie), decir el método y la técnica con la herramienta usada, quién lo hizo, cuándo, dónde y cómo se comprobó. Son los campos que pide NIST en su apartado 4.6.
INCIBE lo pide en su política de borrado seguro para pymes: un documento que identifique claramente que el proceso de borrado se ha realizado, detallando cuándo y cómo ha sido realizado
.
El informe que imprime la máquina es un buen registro, pero no lo firma una persona. Prueba este certificado de borrado con las preguntas de un auditor:
El certificado que te dan
Un certificado de borrado de seis líneas, como los que llegan con la retirada. Hazle las preguntas que le harías y mira qué puede demostrar este papel y qué no.Certificado de borrado de datos Ejemplo inventado, sin datos de nadie
- Equipomultifunción color A3
- N.º de serie del disco7PJ2K9QX
- Métodoborrado seguro
- Fecha21/10/2026
- Firmatécnico de retirada, con nombre y firma
- Resultadocorrecto
Pregúntale al papel
Elige una pregunta Cada pregunta señala la línea del papel que la contesta, si la hay.
Has hecho 0 de 6 preguntas
Este papel responde 2 de 6 preguntas, 1 a medias y deja 3 sin respuesta.
Ante quién sirve: ante tu propia auditoría y, si alguien lo pregunta, para demostrar lo que pide el artículo 5.2 del RGPD. Con tres huecos, no lo demuestra. La valoración jurídica es de tu delegado de protección de datos.
Lo que habría que pedir para que sirviera
- Fabricante, modelo y número de serie del equipo, además del disco.
- El método (limpiar, purgar o destruir), la técnica y la función o herramienta usada, con su versión.
- El lugar del borrado: tu oficina o las instalaciones de quien retira.
- Cómo se comprobó, con el informe que imprime la máquina adjunto.
- Un teléfono o correo de quien firma.
- ¿Qué equipo es? No lo dice: «multifunción color A3» vale para miles de máquinas.
- ¿Qué se borró exactamente? Sí: el número de serie identifica el disco.
- ¿Con qué método y qué herramienta? No lo dice: «borrado seguro» no es un método.
- ¿Cuándo y dónde? A medias: dice cuándo, no dónde.
- ¿Quién lo hizo y lo firma? Sí, si el nombre y el cargo se leen.
- ¿Cómo se comprobó? No lo dice: «correcto» es una conclusión, no una comprobación.
Los campos que pide NIST SP 800-88 Rev. 2 en su apartado 4.6 para un certificado de borrado, contrastados con la política de borrado de INCIBE. El certificado es un ejemplo inventado para la prueba. Referencia orientativa, no asesoramiento jurídico.
¿Renuevas o devuelves la multifunción?
Estas son las seis preguntas que le haríamos a tu certificado. Si nadie te las sabe contestar, hablamos: te contamos cómo hacemos la retirada del equipo viejo cuando renovamos el tuyo. Para oficinas que renuevan una multifunción o terminan su renting.Si tu empresa tiene una política de seguridad de la información, el borrado de los equipos que salen debería estar en ella. La nuestra está en medioambiente y seguridad de la información.
Lo que haríamos nosotros con el disco de la multifunción
Lo que haríamos nosotros
Ejecutar la función del fabricante con el equipo aún en la oficina y alguien de la empresa delante, guardar el informe que imprime la máquina y pedir aparte el certificado firmado, con el número de serie del disco.
En un equipo nuevo, pediríamos el cifrado activo desde la instalación, sea disco duro o SSD, y lo dejaríamos escrito junto a la impresión segura con PIN.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con que formatear sea «la opción más segura», como aún se lee en alguna página: el fabricante dice que no sobrescribe. Tampoco con las muchas pasadas como garantía: el Departamento de Defensa de EE. UU. las retiró en 2006, recuerda NIST.
Y desmagnetizar un SSD no sirve: NIST pide no hacerlo en memoria flash. La guía de INCIBE de 2016 todavía da la desmagnetización por válida en discos duros; nos quedamos con el criterio más reciente, el de 2025.
Lo que no sabemos
Qué guarda cada firmware y qué hacen los modelos sin documentación pública: de Toshiba no hemos encontrado manual de usuario con su función de borrado. La guía de Sharp tampoco dice si el restablecimiento de fábrica toca los trabajos o el archivo. Si tu modelo no aparece, pregúntalo antes de la retirada.
Preguntas frecuentes sobre el disco duro de la fotocopiadora
Sí. Una multifunción de oficina guarda en su disco duro o en su SSD los trabajos en espera, el archivo de documentos, los escaneos y la libreta de contactos. Además tiene memoria RAM, que trabaja mientras imprime y se vacía al apagarla: lo que sigue ahí después de apagarla está en el disco.
Depende del equipo y del método. Epson calcula unas 2,5 horas para sobrescribir el disco de su WF-C20750; Sharp solo avisa de que la inicialización lleva un tiempo y de que no se puede detener. Hay que dejarla terminar sin cortar la corriente.
Si el equipo es tuyo, sí, aunque la máquina se queda sin su almacenamiento. Si es de renting, el equipo es del arrendador y el disco también: pregunta antes qué permite el contrato, porque sacarlo por tu cuenta puede contar como un daño al equipo.
Es una salida válida cuando el disco no se va a reutilizar. NIST advierte de que doblarlo o taladrarlo puede dejar partes legibles en un laboratorio, así que conviene hacerlo en una instalación especializada y que el certificado diga la técnica y el número de serie.
Pide lo mismo que pedirías al devolver una: que se haya inicializado con la función del fabricante y el papel que lo prueba, con el número de serie del disco. Así no heredas los contactos ni los archivos de la empresa anterior.
La inicialización completa de una Sharp devuelve toda la configuración a los valores de fábrica, así que hay que volver a configurar la red y los usuarios si el equipo se reutiliza. Antes de lanzarla, exporta lo que quieras conservar, como la libreta de direcciones.
Ninguna ley pide un papel con ese nombre, pero casi ninguna multifunción está libre de datos personales: la libreta de contactos y los escaneos los llevan. El certificado sirve para demostrar lo que se hizo si alguien lo pregunta; si hace falta en tu caso, lo decide tu responsable de seguridad.
¿Renuevas la multifunción?
Pídenos el presupuesto del equipo nuevo, en compra o en renting, y pregúntanos cómo hacemos la retirada del viejo. Si dudas de si toca cambiarlo, empieza por la vida útil de una impresora.- Renting de multifuncionesEquipo, mantenimiento y renovación en una cuota
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Equipo de Inforcopy Inforcopy trabaja desde 1995 en equipos de impresión y asistencia informática para empresas y administraciones, con sedes en Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca. Este artículo se ha contrastado con los manuales oficiales de cada fabricante, la guía NIST SP 800-88 Rev. 2 y las publicaciones de INCIBE.
