¿Cómo no malgastar papel en la oficina? ¡8 Tips!

El papel, o más específicamente, las hojas de papel, siguen siendo uno de los insumos de mayor consumo en oficinas y empresas. Esto no es de extrañar, porque cada tanto es necesario hacer impresiones para distintos fines, por ello, se sigue recurriendo al alquiler de impresoras o a la compra mediante la venta de fotocopiadora.

Sin embargo, la realidad es que cuanto más se usen, mayor es el impacto en el medio ambiente, y claro, en los gastos de la empresa.

Lo ideal quizás sería no tener que utilizar hojas de papel para nada, pero existen cuestiones burocráticas o por temas prácticos que aún están presentes en las oficinas. Lo bueno es que existen maneras efectivas de no malgastarlo.

Reutiliza las hojas con una cara en blanco

Muchas veces imprimimos documentos que quedan con una o hasta una cara y media en blanco. En lugar de desechar estas hojas, puedes reutilizarlas para notas, borradores, o como hojas de registro.

Establecer una bandeja para las hojas reutilizables es una gran manera de alentar a todo el equipo a aprovechar al máximo el papel disponible. Al tenerlas a la vista, no se olvidan, y se ocupan más de usarlas.

Impresiones a doble cara de ahora en más

Configura las impresoras para que todas las impresiones predeterminadas se realicen a doble cara. Esto puede reducir el consumo a la mitad en documentos que no necesitan páginas individuales, precisamente porque se aprovechan ambas caras de una misma hoja.

Además, puedes implementar políticas que alienten a los empleados a imprimir solo cuando sea absolutamente necesario y solo las partes de documentos que realmente requieran.

Notifica por correo electrónico en lugar de papel

Antes, en las oficinas, se notificaba a los empleados de una empresa mediante hojas con información impresa sobre cuestiones esenciales habituales, porque era la única alternativa.

Esto ha cambiado, por ende, crea listas de distribución para llegar rápidamente a todos los colaboradores o a ciertos grupos, evitando impresiones repetitivas. Además, el correo electrónico permite realizar búsquedas rápidas, ahorrando tiempo en comparación con archivos en papel.

Empezar a digitalizar la información

La digitalización es clave para reducir la dependencia de este recurso, y si tienes en cuenta nuestra venta de equipo multifunción, al comprar uno con escáner, estarás haciendo una sabia inversión.

Documentos, contratos y otros archivos convencionales e importantes, pueden escanearse y almacenarse en plataformas en la nube, facilitando el acceso, la organización y la seguridad de la información sin necesidad de espacio físico ni papel.

Establecer una política de archivo digital y designar responsables del proceso de digitalización va a hacer sin lugar a dudas más efectiva esta transición.

Usa aplicaciones de firma digital

Las firmas digitales son cada vez más populares, porque han facilitado el trabajo remoto y la reducción de papel en procesos de aprobación y contratos.

Utilizar aplicaciones de firma digital elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos, además de ahorrar tiempo. Plataformas como DocuSign o Adobe Sign son de las más recomendadas y seguras para gestionar este factor a incluir.

Opta por documentos compartidos en la nube

Para trabajos en equipo, los documentos compartidos en la nube son una alternativa ideal. Google Docs, Microsoft 365 o plataformas similares permiten que varias personas trabajen simultáneamente en un solo archivo.

Esto evita la impresión de múltiples versiones de un mismo documento y asegura que todos los colaboradores siempre accedan a la versión más reciente.

Implementa el uso de pizarras y tableros digitales

Sustituye los documentos impresos para reuniones por pizarras o tableros digitales que puedan emplearse para presentaciones y notas compartidas. Con una pantalla o una pizarra electrónica, se hasta más moderno proyectar archivos y tomar apuntes, minimizando la necesidad de material impreso.

Al terminar la reunión, es una buena opción guardar o enviar estos archivos de forma online a los participantes.

Capacita al personal en prácticas de ahorro

No basta contar con la información correcta para cumplir con el objetivo principal, del mismo modo es fundamental difundirla. Educar a los colaboradores sobre la importancia del ahorro de papel y cómo llevarlo a cabo forma parte del proceso.

Organiza sesiones o difunde guías de buenas prácticas para recordar cómo pueden minimizar el consumo de papel, desde imprimir solo lo esencial hasta optar por formatos digitales siempre que sea posible.

Fomentar una cultura de sostenibilidad ayudará a que el esfuerzo con lo que respecta al tema central, se mantenga en el tiempo, y mejore cada vez más.