200 facturas Es el lote que llega a una asesoría el día 5 de cada mes. Por un alimentador dúplex de una pasada son 1 min 49 s. Por el cristal, 33 minutos de máquina y 400 veces levantar la tapa.
Digitalizar facturas en una oficina española no lo decide el programa, sino la máquina: el alimentador marca los minutos, la resolución marca si se lee la letra pequeña y Hacienda marca cuándo puedes tirar el papel.
La respuesta corta
Hace falta un equipo con alimentador a doble cara, escanear a 200 ppp como mínimo, en grises y en PDF/A, con un fichero por factura. Y para tirar el papel, además, un programa homologado por Hacienda: el equipo pone la imagen, el programa pone la validez.
Lo esencial
- El mínimo legal de resolución es de 200 ppp, igual en blanco y negro, en grises o en color.
- Los formatos admitidos son PDF/A, PNG, JPEG 2000, PDF 1.4 o superior y TIFF 6.0 o superior. El JPEG corriente no está en la lista.
- Cada factura es un fichero distinto, aunque tenga varias páginas: nada de un PDF con el trimestre entero dentro.
- Con 200 facturas a dos caras, un alimentador dúplex de una pasada tarda menos de dos minutos y un reversible de sobremesa, casi una hora.
- El ticket térmico aguanta años si se guarda a oscuras y sin plásticos: lo que lo borra es dónde se deja.
¿Qué exige Hacienda para poder tirar la factura en papel?
Escanear no basta. Para prescindir del original hace falta una digitalización certificada: un programa homologado por la Agencia Tributaria que gobierne el escaneo entero, con el formato, la resolución y la firma que fija la norma.
La Orden EHA/962/2007 permite «prescindir de los originales en papel» solo a las facturas digitalizadas de forma certificada. Esos cinco controles dan para un artículo aparte; aquí va lo que decide tu equipo.
- Un programa de la listaLa Agencia Tributaria publica los homologados y los sigue ampliando. Ni Sharp ni Epson figuran en ella.
- 200 ppp y formato admitidoEl mínimo está en una Resolución de 2007 que casi nadie cita con la cifra delante, y es más alto que el de qué resolución usar al escanear cualquier documento.
- Imagen fiel y sin pérdidaSi se comprime, la técnica tiene que ser sin pérdida de información. Eso multiplica el peso por cinco y se nota en las copias de seguridad.
- Un fichero firmado por facturaNada de un PDF con doscientas páginas: la norma entiende por imagen un fichero distinto para cada factura.
Base legal. Orden EHA/962/2007, art. 7 · Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007, apartados primero a tercero · lista de software homologado, actualizada el 17 de septiembre de 2026.
El matiz que no suele contarse es el orden: la norma exige un proceso «sin intervención en momento alguno de operador». Escanear a una carpeta y pasar los PDF después por un programa no lo es.
Si el papel llega por lotes, primero el equipo que los traga y después el programa. Te hacemos presupuesto del equipo que resuelve tu volumen.
- Vía certificada
- programa homologado
- 200 ppp
- formato de la lista
- un fichero por factura
¿Qué equipo hace falta para digitalizar facturas en España?
Uno con alimentador automático de documentos y, si el lote es grande, dúplex de una pasada. El cristal vale para una factura suelta; a partir de ahí decide el alimentador.
Foto: Rjluna2, CC BY-SA 4.0.
El cristal escanea una cara cada vez: cinco segundos de máquina por página según la ficha de Epson, más levantar la tapa y colocar la hoja, que no lo cronometra nadie.
El alimentador reversible se traga el taco, pero para la segunda cara da la vuelta a cada hoja. Por eso se desploma a doble cara: de 24 a 7,5 imágenes por minuto en la misma máquina.
El dúplex de una pasada lleva dos cabezales y lee las dos caras en un viaje. Y conviene traducir la unidad: «ipm» son imágenes por minuto, y una imagen es una cara.
| Clase | Una cara | Dos caras | Lote que admite | Modelo de referencia |
|---|---|---|---|---|
| Cristaluna cara cada vez, a mano | 5 spor página | no aplica | una hoja | Epson WorkForce Pro WF-C5890DWF |
| Alimentador reversibleda la vuelta a cada hoja | 24 ipm | 7,5 ipm | 50 páginas | Epson WorkForce Pro WF-C5890DWF |
| Dúplex de una pasadados cabezales, un viaje | 110 ipm | 220 ipm | 150 hojas | Sharp MX-M4071S (A3, monocromo) |
| Dúplex de una pasadael lote más grande del catálogo | 140 ipm | 280 ipm | 300 hojas | Sharp BP-70C31 (A3, color) |
Cómo leer esta tabla: cifras de las fichas oficiales de sharp.es y epson.es del 21 de septiembre de 2026, a A4 y con los ajustes de fábrica. Son máximos de máquina: no cuentan grapas ni recargas.
Pasa el lote por el escáner
Elige el lote que te llega y cómo lo meterías en el equipo. El contador recorre las hojas con la velocidad que publica el fabricante y al final te dice qué clase de alimentador necesitas. Para escáneres dedicados, mira los escáneres de alta velocidad para despachos.
50de 50 hojas
Tiempo de máquina2 min 05 s
El taco entra de una sola carga en la bandeja del alimentador.
Referencia: Epson WorkForce Pro WF-C5890DWF, 24 ipm a una cara, bandeja de 50 páginas.
Lo que llevas probado
Con este lote no hace falta un equipo nuevo
Cincuenta hojas de una cara entran de una carga en casi cualquier alimentador de sobremesa. Lo que conviene revisar es el perfil de escaneo: destino, formato y separación en un fichero por factura.
Si el lote crece cada mes, el salto que importa es a un equipo A4 con alimentador dúplex de una pasada, o pasar por nuestro selector de equipo.
Sharp MX-M4071S
Sharp · multifunción A3 monocromo- Alimentador dúplex de una pasada de 150 hojas
- 220 imágenes por minuto a doble cara, según ficha
- Escaneo a PDF, PDF/A-1a y PDF/A-1b desde el panel
Para asesorías y administraciones que reciben lotes de unas 200 facturas a dos caras y quieren pasarlos en dos cargas, no en cuatro.
Inforcopy es distribuidor de Sharp y de Epson. El criterio de esta recomendación es el tipo de alimentador y la velocidad que publica la ficha del fabricante, no la marca. Sin precio: en estos equipos el importe depende del volumen y de si se compra o se pone en renting.
Este modelo ya no está disponible en el catálogo. Puedes ver los equivalentes en fotocopiadoras A3 monocromo o contarnos tu volumen en contacto.
Tiempo de máquina según la ficha oficial del fabricante, en condiciones de prueba. No cuenta quitar grapas, recargar la bandeja ni las hojas de tamaños distintos. El cálculo se hace en tu navegador y es una referencia orientativa.
- Alimentador
- dúplex de una pasada
- capacidad por encima del lote del mes
¿Cómo se prepara un lote de facturas para el escáner?
Quitando grapas y clips, apartando los tamaños raros, pegando los tickets a un folio y decidiendo antes cómo se corta el lote en un fichero por factura.
Es la parte que ninguna ficha cuenta y la que se come los minutos que ahorra el alimentador. Un lote preparado pasa de una vez; uno con grapas se atasca.
- Grapas y clips fueraUna grapa rasga la hoja dentro del alimentador y puede rayar el cristal de paso.
- Los tamaños raros, aparteMezclar A4 con A5 y con tickets desalinea el taco. Se hacen montones por tamaño.
- Los tickets, sobre un folioPegados por una esquina y con pegamento de barra, nunca con celo encima del texto.
- Las facturas largas, por el cristalUn ticket de un metro no pasa recto: va al cristal o en dos capturas que se unen después.
- Un fichero por facturaPor separación automática al cambiar de trabajo o metiendo una hoja en blanco entre facturas.
- El nombre, decidido antesFecha, proveedor y número. Cambiarlo después son doscientos ficheros a mano, salvo que los lea un gestor que clasifique las facturas con IA.
Ese último punto es el que más se paga luego. Si el trabajo se repite cada mes, merece la pena dejarlo en un botón del panel: es lo que explicamos en escanear por lotes.
- Lote
- sin grapas
- tamaños separados
- un fichero por factura
¿En qué formato y a qué resolución se escanea una factura?
A 200 ppp como mínimo, que es lo que fija la Resolución de la Agencia Tributaria de 24 de octubre de 2007, y en un formato de su lista: PDF/A, PNG, JPEG 2000, PDF 1.4 y TIFF 6.0 o superiores. El JPEG corriente no vale.
La cifra lleva en el BOE desde 2007 y casi nadie la escribe. La Resolución pide «como mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada)», y la pide igual «en blanco y negro, color o escala de grises».
La lista tiene una trampa dentro: incluye JPEG 2000, que no es el JPEG normal. Y añade una condición que casi todos se saltan: si se comprime, tiene que ser «sin pérdida de información».
Ahí está el coste de disco. Lo hemos medido: una factura en grises a 200 ppp ocupa 343 KB en PDF corriente y 1,8 MB sin pérdida. Entre PDF y PDF/A no cambia el peso, solo el contenido del fichero.
| Ajuste | PDF o PDF/A | Sin pérdida | Un lote de 200 |
|---|---|---|---|
| 150 ppp, grisespor debajo del mínimo legal | 198 KB | 1,1 MB | 39 MB |
| 200 ppp, grisesel ajuste de referencia | 343 KB | 1,8 MB | 67 MB |
| 200 ppp, colorun 9 % más que en grises | 374 KB | 3,9 MB | 73 MB |
| 200 ppp, blanco y negrodoce veces más ligero | 29 KB | 28 KB | 6 MB |
| 300 ppp, grisesel doble que a 200 ppp | 742 KB | 3,6 MB | 145 MB |
Cómo leer esta tabla: medición propia del 21 de septiembre de 2026 sobre una página de prueba, no sobre un equipo del catálogo; da cifras del mismo orden que la tabla oficial de un fabricante de escáneres. La columna «sin pérdida» es la que pide la norma.
La pantalla de escaneo
Los tres ajustes que aparecen en el panel de cualquier multifunción, con el peso que sale de cada combinación y lo que dice la norma sobre ella.
Escanear a carpetaA4 · una cara
Formato
Resolución
Color
349 KBpor factura de una página
Un lote de 200 facturas ocupa 68 MB.
- Formato admitido PDF/A está en la lista de formatos estándares de uso común de la Agencia Tributaria (ISO 19005).
- Llega al mínimo de 200 ppp La Resolución de 24 de octubre de 2007 pide 200 ppp como mínimo, sea cual sea el modo de color.
- Legibilidad mínima: 3,9 Índice de calidad para la minúscula más pequeña de una factura, de 1 mm. La escala llama «mínima» a 3,6 y «buena» a 5,0.
Para la digitalización certificada, la norma pide compresión sin pérdida de información: con ese ajuste, cuenta con unas cinco veces más de disco. Si lo que buscas es texto buscable, eso lo pone el OCR de la multifunción.
Pesos medidos por nosotros sobre una página de prueba escaneada a 300 ppp, no sobre tu equipo. La legibilidad es el índice de calidad de la fórmula que publica la Universidad de Cornell, para una minúscula de 1 mm. Que el formato esté en la lista de la Agencia Tributaria es necesario, no suficiente: hace falta además un programa homologado. Referencia orientativa.
Base legal. Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007, apartados primero y segundo · formatos estándares de uso común, sede de la Agencia Tributaria, actualizada el 25 de marzo de 2026.
- Escaneo
- 200 ppp
- grises
- PDF/A
¿Blanco y negro, grises o color?
Grises. El color añade menos de un 10 %, así que no es el problema. El blanco y negro pesa doce veces menos, pero a 200 ppp se come la letra pequeña.
Es la creencia más extendida sobre el escaneo y la medición no la sostiene: pasar de grises a color a 200 ppp sube el fichero de 343 a 374 KB. Lo que multiplica es la resolución.
El blanco y negro sí cambia el orden de magnitud: 29 KB en vez de 343. A cambio pierde los sellos de color y las anotaciones a lápiz, y el umbral puede tragarse un ticket tenue.
La legibilidad también se calcula. Con el índice de la Universidad de Cornell, los grises a 200 ppp leen igual que el blanco y negro a 300 para una letra de un milímetro; a 150 ppp esa letra cae por debajo de lo «apenas legible».
- Color
- grises
- color solo si hay sellos que importen
- 300 ppp solo con letra muy pequeña
¿Por qué se borran los tickets de gastos, y qué hago con ellos?
Porque el papel térmico no lleva tinta, lleva un revelador que reacciona al calor. Y ese calor, la luz, el sudor o el plástico lo siguen activando después: lo que decide cuánto dura es dónde lo guardas.
Un ticket es una factura simplificada, y el reglamento pide que conserve «su legibilidad durante todo el periodo de conservación». Un ticket ilegible no cumple, aunque lo tengas guardado.
Los fabricantes declaran diez años para el térmico convencional y hasta veinticinco en calidades de archivo, si se guarda como ellos dicen: a oscuras, bajo 25 °C y con menos del 65 % de humedad.
Y las advertencias llevan décadas publicadas: los Archivos Nacionales de Estados Unidos avisaban ya en 1996 de que la imagen del papel térmico «puede empezar a deteriorarse en tan solo seis meses».
El ticket que se borra
Un ticket de ejemplo y seis sitios donde acaba guardándose de verdad. Elige uno y haz correr el tiempo: lo que cambia no es el papel, es dónde lo has dejado. Para el resto de papeles, mira cómo digitalizar documentos.
Estación de servicio
Avenida de ejemplo, 1 · Toledo
NIF B00000000 Gasóleo A38,42 L Precio por litro1,42 € Total54,56 € IVA 21 % incluido9,47 € 02/10/2026 08:14
Factura simplificada
NIF B00000000 Gasóleo A38,42 L Precio por litro1,42 € Total54,56 € IVA 21 % incluido9,47 € 02/10/2026 08:14
Factura simplificada
Estamos enel día de la compra
El reglamento de facturación pide que la factura conserve su legibilidad desde la fecha en que se expide y durante todo el periodo de conservación.
En la cartera, el roce y el sudor van sobre el papel desde el primer día.
Lo que dice el fabricante El sudor y otros fluidos corporales hacen que la imagen impresa se desvanezca (guía técnica de conservación de Jujo Thermal). Fuera de las condiciones que marca la ficha, ningún fabricante garantiza una duración: no hay cifra publicada.
La pérdida de contraste del ticket es una representación, no una medida: nadie publica una curva de desvanecimiento. Las cifras de años son las que declaran los fabricantes de papel térmico para un papel bien guardado, y las de los plazos, las de la norma española. Referencia orientativa: para acreditar un gasto cuyo ticket ya no se lee, pregunta a tu asesor.
Base legal y fuentes. Real Decreto 1619/2012, arts. 4, 8.1 y 20.1 · guía técnica de conservación de Jujo Thermal · durabilidad declarada por Koehler Paper y Mitsubishi HiTec Paper · boletín 96-03 de los Archivos Nacionales de Estados Unidos · ficha del papel térmico del programa de conservación de la Universidad de Illinois.
- Ticket
- escanear el mismo día
- a oscuras y sin plásticos
- guardar el papel igual
Lo que haríamos nosotros
Lo que haríamos nosotros
Escanearíamos el lote el día que llega, por el alimentador, en grises a 200 ppp y en PDF/A, con un fichero por factura y el nombre decidido antes. A 300 ppp subiríamos solo con letra muy pequeña.
Con los tickets, el mismo día: fuera de la cartera y de la funda de plástico, escaneados y en un sobre de papel. Y no tiraríamos nada mientras el escaneo no lo haga un programa homologado.
Con lo que no estamos de acuerdo
Circula mucho el «escanea las facturas una por una» y el «usa un escáner de alta resolución» sin decir cuál. Lo primero ignora el alimentador; lo segundo no dice nada: la cifra es 200 ppp y está en el BOE.
Tampoco compartimos el «por si acaso» de escanearlo todo a 600 ppp y en color: multiplica el archivo, llena la copia de seguridad y no añade nada que la norma pida.
Lo que no sabemos
No sabemos cuánto durará un ticket concreto, porque nadie sabe qué papel usó la tienda. Ni cuánto tardas tú en colocar una hoja en el cristal: lo vamos a cronometrar con nuestros clientes.
Y no entramos en el suministro inmediato de información ni en las rectificativas. Eso es de tu asesor fiscal, y conviene preguntárselo antes de destruir nada.
Preguntas frecuentes sobre digitalizar facturas
No. Ninguna norma obliga a escanear una factura que ya tienes en papel: lo que obliga es a conservarla y a que siga siendo legible durante todo el plazo. La digitalización certificada es una opción, y lo que te da a cambio es poder destruir el original. Aparte va la factura electrónica, que es otra cosa: cuando la factura nace electrónica no hay nada que escanear.
Para tenerla localizada, sí. Para tirar el papel, no: una foto con el móvil no es una digitalización certificada, aunque la aplicación la guarde en PDF. El proceso tiene que hacerlo un programa homologado por la Agencia Tributaria, de principio a fin y sin que un operador intervenga por el camino.
Puedes, pero entonces no es una digitalización certificada. La Resolución de 24 de octubre de 2007 entiende por imagen un fichero digital distinto para cada factura, aunque tenga varias páginas. En la práctica se resuelve con la separación automática del alimentador o metiendo una hoja en blanco entre facturas.
PDF/A es la versión del PDF pensada para archivo: lleva dentro el perfil de color, los metadatos y las fuentes, así que no depende de nada externo para abrirse igual dentro de quince años. Pesa unos 3 KB más que el mismo PDF y figura en la lista de formatos de la Agencia Tributaria como ISO 19005.
No basta con la multifunción. Casi cualquier equipo profesional da 200 ppp y PDF/A desde el panel, que son dos de las condiciones, pero la homologación de la Agencia Tributaria es del programa, no de la máquina. Ni Sharp ni Epson figuran hoy en su lista de software homologado.
No conocemos ningún método fiable, y desconfiamos de los remedios caseros que circulan: el papel térmico se revela con calor, así que calentarlo suele oscurecerlo entero y acabar de estropearlo. Lo que sí funciona es no llegar ahí: escanear el ticket el mismo día y guardar el papel a oscuras y sin plásticos.
La Agencia Tributaria publica la lista de programas homologados en su sede electrónica y la actualiza a menudo: la última actualización que hemos visto es del 17 de septiembre de 2026. Nosotros no recomendamos ninguno. Lo que hacemos es decirte qué sale hoy de tu equipo y qué preguntarle al proveedor de software que elijas.
Equipos para digitalizar facturas en tu oficina
El equipo de este artículo es el que pasa el lote grande sin partirlo: alimentador dúplex de una pasada y salida a PDF/A desde el panel. En venta o en renting.
Sharp MX-M4071S
A3 monocromo · alimentador dúplex de una pasada de 150 hojas · 220 ipm a doble cara · PDF/A-1bEste modelo ya no está en el catálogo. Los equivalentes están en fotocopiadoras A3 monocromo.
¿Cuántas facturas te llegan cada mes?
- AsesoríasLotes del trimestre, escaneo a carpeta y mucho volumen en pocos días.
- GestoríasDocumentación de terceros, tamaños mezclados y tráfico constante de papel.
- NotaríasCopias fieles, archivo largo y equipos que no pueden fallar un martes.
Equipo de Inforcopy
Somos INFORCOPY SISTEMAS, S.L. Desde 1995 vendemos, alquilamos y mantenemos multifunciones Sharp y Epson en Toledo, Madrid, Ciudad Real y Cuenca, y damos mantenimiento informático a las oficinas donde están instaladas. Este artículo no es asesoramiento fiscal: las normas se citan con su enlace al BOE y a la sede de la Agencia Tributaria para que puedas leerlas y contrastarlas con tu asesor.
Somos INFORCOPY SISTEMAS, S.L. Desde 1995 vendemos, alquilamos y mantenemos multifunciones Sharp y Epson en Toledo, Madrid, Ciudad Real y Cuenca, y damos mantenimiento informático a las oficinas donde están instaladas. Este artículo no es asesoramiento fiscal: las normas se citan con su enlace al BOE y a la sede de la Agencia Tributaria para que puedas leerlas y contrastarlas con tu asesor.
