Expediente de personal · archivo de la empresa
Cuánto tiempo hay que guardar los contratos de trabajo tiene una respuesta que sorprende: ninguna ley les pone plazo propio. Lo tienen las nóminas, la cotización y el registro de jornada. Para tu caso, consulta a tu graduado social o a tu abogado laboralista.
Rótulo de la carpeta
Se abre El día del alta en la Seguridad Social
Se cierra El día de la baja
Se vacía Papel a papel, cada uno según su norma
Plazo del contrato Ninguno escrito en la ley
La respuesta corta
En España, ninguna ley fija cuánto se guarda un contrato de trabajo: lo que tiene plazo es lo que genera. Nóminas, entre cuatro y seis años; seguros sociales, altas y registro de jornada, cuatro. Del contrato, lo prudente es guardarlo mientras dure y cuatro años más.
Lo esencial
- El contrato de trabajo no tiene plazo de conservación en ninguna norma: los «cuatro años» que circulan salen de la prescripción.
- Para las nóminas conviven tres cifras vigentes: cuatro años, cinco y seis como justificante contable.
- Registro de jornada, cotización, altas y bajas: cuatro años, cada papel desde su fecha.
- Un despido impugnado o un accidente de trabajo alargan el expediente entero.
- Si la nómina se paga por transferencia, no se firma: el justificante del banco hace de firma.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los contratos de trabajo?
Ninguna ley le fija un plazo propio. Lo prudente es guardarlo mientras dure la relación y cuatro años más, que es lo que tardan en prescribir las cuotas y las sanciones de la Seguridad Social.
El Estatuto de los Trabajadores obliga a poner el contrato por escrito, a comunicarlo al servicio público de empleo en diez días y a entregar la copia básica. De conservarlo no dice nada, y el Real Decreto 1424/2002 tampoco.
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) sanciona no conservar cuatro años la documentación de afiliación, altas, bajas, cotización y recibos de salarios. El contrato no está en la lista, aunque muchas guías se lo atribuyen: ninguna de las once páginas que hemos revisado lo advierte.
Los cuatro años del contrato salen de otro sitio: es lo que tardan en prescribir las cuotas y las infracciones de Seguridad Social. Se cuentan desde el fin de la relación, no desde la firma.
| Papel | Plazo y norma | Desde qué día | Referencia prudente |
|---|---|---|---|
| Contrato de trabajo y prórrogas | Sin plazo propio (Estatuto, art. 8; RD 1424/2002). Acciones del contrato, 1 año (Estatuto, art. 59.1); cuotas y sanciones de Seguridad Social, 4 (LGSS, art. 24.1; LISOS, art. 4.2) | Fin de la relación | Mientras dure y 4 años más |
| Nóminas (recibos de salarios) | 4 años (LISOS, art. 21.1); 5 (Orden de 1994, art. 3); 6 como justificante del gasto (Código de Comercio, art. 30.1) | Cada pago; cierre del ejercicio | 6 añoscon la contabilidad |
| Documentos de cotización | 4 años (LISOS, art. 21.1; LGSS, art. 24.1); 5 junto a los recibos (Orden de 1994, art. 3) | Cada mes | 5 añoscon las nóminas |
| Altas, bajas y variaciones | 4 años (RD 84/1996, art. 52.1; LISOS, art. 21.1) | Cada comunicación | 4 años |
| Registro de jornada | 4 años (Estatuto, art. 34.9; a tiempo parcial, art. 12.4.c) | Cada registro | 4 añoslo primero que sale |
| Finiquito firmado | 1 año para reclamar (Estatuto, arts. 59.1 y 59.2); como justificante del pago, 6 (Código de Comercio, art. 30.1) | Fin de la relación | 6 años |
| Datos del candidato no seleccionado | Sin obligación de conservar: no más de lo necesario (RGPD, art. 5.1.e) | Fin del proceso | Al revésaquí guardar de más es el incumplimiento |
Plazos generales para una empresa sin inspecciones ni pleitos abiertos. Un despido impugnado, un accidente de trabajo o un convenio pueden alargarlos. Referencia orientativa: confírmalo con tu graduado social o tu abogado laboralista. Quedan fuera las relaciones laborales especiales, el servicio del hogar y los riesgos con reglamento propio.
Si llevas los expedientes de personal de tus clientes, mira qué equipos ponemos en gestorías y en asesorías para escanearlos a una carpeta por trabajador.
Qué guarda Contrato y prórrogas
Hasta Mientras dure y 4 años (referencia)
NormaEstatuto, arts. 8 y 59.1 · RD 1424/2002, art. 1 · LGSS, art. 24.1 · LISOS, arts. 4.2 y 21.1
¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas en una empresa?
Entre cuatro y seis años desde cada pago. Las tres cifras están vigentes a la vez, y la que manda en la práctica es la más larga: la de la contabilidad.
La LISOS pide cuatro años de recibos de salarios. La Orden de 27 de diciembre de 1994, que aprobó el modelo de recibo, dice cinco, junto a los boletines de cotización. Guardar cinco años cumple las dos normas.
La tercera cifra viene del Código de Comercio: la nómina pagada justifica un gasto, y los justificantes del negocio se guardan seis años. Por eso las nóminas salen del archivo con la contabilidad.
Qué guarda Nóminas
Hasta6 años desde el cierre del ejercicio
NormaLISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3 · Código de Comercio, art. 30.1
¿Y el registro de jornada, los seguros sociales y las altas?
Cuatro años, cada papel desde su fecha. Es la cifra que no cambia en ningún supuesto normal, y el registro de jornada es lo primero que puede salir del expediente.
El Estatuto obliga a conservar cuatro años el registro diario de jornada y, a tiempo parcial, el resumen mensual. La cotización, las altas y las bajas tienen el mismo plazo por el reglamento de afiliación.
Qué guarda Registro de jornada, cotización, altas y bajas
Hasta4 años desde cada registro o comunicación
NormaEstatuto, arts. 34.9 y 12.4.c · RD 84/1996, art. 52.1 · LISOS, art. 21.1
¿Y si hay un despido o un accidente de trabajo?
Entonces el expediente no se toca. Un despido impugnado lo ata a la sentencia, y un accidente lo ata como mínimo cinco años, que es lo que tardan en prescribir las prestaciones.
El despido se impugna en veinte días hábiles y las demás acciones del contrato prescriben al año (Estatuto, art. 59). Si hay demanda, contrato, nóminas y carta de despido son la prueba: se guardan hasta la sentencia firme.
Con un accidente, el reloj se alarga: cinco años para reclamar prestaciones (LGSS, art. 53.1) y para la infracción muy grave de prevención. El recargo por falta de medidas lo paga la empresa, sin seguro posible (LGSS, art. 164).
El expediente, página a página
Elige cómo acabó la relación y hojea el expediente con las flechas. Cada página dice si el 1 de marzo de 2030 ya podrías destruirla.
Supuesto fijo. Contrato temporal del 01-03-2022, prórroga del 01-03-2023 y fin de la relación el 31-12-2025. Formación en prevención del 10-01-2025. En el caso del accidente, un accidente con baja el 15-06-2025.
¿Cómo acabó la relación?
Con baja voluntaria podrías destruir 5 de las 7 páginas el 1-3-2030; con despido impugnado, ninguna segura; con accidente de trabajo, ninguna.
Contrato temporal
Firmado el 01-03-2022El papel que abre el expediente. Ninguna norma le fija plazo de conservación.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Depende Hasta que la sentencia sea firme. Es la primera prueba del pleito, y después vuelve a correr su reloj. Estatuto, art. 59.3
Con baja voluntaria Se puede destruir Referencia prudente: fin de la relación y cuatro años más, hasta el 31-12-2029. El 1-3-2030 ya ha pasado. LGSS, art. 24.1 · LISOS, art. 4.2
Con accidente de trabajo Aún no Como mínimo hasta el 15-06-2030: cinco años para reclamar prestaciones y para la infracción muy grave de prevención. LGSS, art. 53.1 · LISOS, art. 4.3
Prórroga del contrato
Firmada el 01-03-2023Sigue la suerte del contrato que prorroga.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Depende Igual que el contrato: depende de cuándo sea firme la sentencia. Estatuto, art. 59.3
Con baja voluntaria Se puede destruir Igual que el contrato: la referencia llega al 31-12-2029. LGSS, art. 24.1 · LISOS, art. 4.2
Con accidente de trabajo Aún no Igual que el contrato: como mínimo hasta el 15-06-2030. LGSS, art. 53.1 · LISOS, art. 4.3
Nóminas
De marzo de 2022 a diciembre de 2025Cuatro años por la LISOS, cinco por la Orden de 1994 y seis como justificante del gasto.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Aún no La de diciembre de 2025 llega al 31-12-2031, y una sentencia puede añadir nóminas nuevas a la carpeta. LISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3 · CCom, art. 30.1
Con baja voluntaria Aún no La de diciembre de 2025 se queda hasta el 31-12-2031 como justificante contable. LISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3 · CCom, art. 30.1
Con accidente de trabajo Aún no Hasta el 31-12-2031, como en los otros dos casos: el accidente no acorta el plazo contable. CCom, art. 30.1
Registro de jornada
Último registro, 31-12-2025Cuatro años desde cada registro diario.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Depende Si el pleito discute horas o jornada, el registro es prueba y se guarda hasta la sentencia firme. Estatuto, arts. 34.9 y 59.3
Con baja voluntaria Se puede destruir El último registro vence el 31-12-2029. Estatuto, art. 34.9
Con accidente de trabajo Depende Por el Estatuto, hasta el 31-12-2029. El registro del día del accidente es prueba: lo prudente es guardarlo hasta el 15-06-2030. Estatuto, art. 34.9 · LGSS, art. 53.1
Alta y baja en la Seguridad Social
Alta 01-03-2022 · baja 31-12-2025Cuatro años desde cada comunicación.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Depende Una sentencia de readmisión puede reabrir el alta: se guarda hasta que sea firme. RD 84/1996, art. 52.1 · Estatuto, art. 59.3
Con baja voluntaria Se puede destruir Cuatro años desde la baja de diciembre de 2025: vence a finales de 2029. RD 84/1996, art. 52.1 · LISOS, art. 21.1
Con accidente de trabajo Depende Por la norma, hasta finales de 2029. Como acredita que el trabajador estaba de alta el día del accidente, lo prudente es guardarla hasta el 15-06-2030. RD 84/1996, art. 52.1 · LGSS, art. 53.1
Formación en prevención
Impartida el 10-01-2025La Ley de prevención obliga a conservarla, pero no dice cuánto tiempo.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Depende Si la formación entra en lo que se discute, hasta la sentencia firme. Ley 31/1995, art. 23.1
Con baja voluntaria Se puede destruir, por referencia La referencia son los cinco años de la infracción muy grave de prevención: hasta el 10-01-2030. Ley 31/1995, art. 23.1 · LISOS, art. 4.3
Con accidente de trabajo Aún no Es la primera prueba de que se cumplió con la prevención: como mínimo hasta el 15-06-2030. Ley 31/1995, art. 23.1 · LISOS, art. 4.3
Carta de fin y finiquito
Firmados el 31-12-2025Un año para reclamar; como justificante del pago, seis.
Elige arriba cómo acabó la relación para ver hasta cuándo se guarda esta página.
Con despido impugnado Aún no Es el documento del pleito: no sale mientras dure, y después sigue su plazo contable. Estatuto, art. 59 · CCom, art. 30.1
Con baja voluntaria Aún no Como justificante del pago se queda hasta el 31-12-2031. Estatuto, art. 59 · CCom, art. 30.1
Con accidente de trabajo Aún no Hasta el 31-12-2031 como justificante del pago, y es prueba si el accidente acaba en reclamación. Estatuto, art. 59 · CCom, art. 30.1
Referencia orientativa sobre un supuesto fijo, con la fecha de 1 de marzo de 2030 elegida a propósito para que el resultado no caduque. Si hay pleito, accidente o inspección, la carpeta no se toca sin tu graduado social o tu abogado laboralista. Los veredictos están escritos en la página: no se calcula ni se envía nada.
Lo que casi nunca cambia son las nóminas: la contabilidad las retiene seis años pase lo que pase. El resto depende de cómo acabó, y conviene escribirlo en la carpeta el día de la baja.
Qué guarda El expediente entero
Hasta La sentencia firme, o 5 años si hubo accidente
NormaEstatuto, art. 59 · LGSS, arts. 53.1 y 164 · LISOS, art. 4.3 · Ley 31/1995, art. 23.1
¿Es obligatorio firmar las nóminas? ¿Vale enviarlas por correo?
Solo hay que firmarlas si se pagan en efectivo o con cheque. Con transferencia, la Orden de 1994 sustituye la firma por el justificante del banco, y el correo o el portal sirven mientras puedas demostrar que la nómina llegó.
Firmar tampoco es estar de acuerdo: la firma da fe de que el trabajador cobró, sin que suponga su conformidad. Lo que sí obliga es entregarla, y no hacerlo a tiempo es infracción leve (LISOS, art. 6.2).
¿Nómina en mano o en el portal?
Mueve el interruptor a la forma en que entregas la nómina. Debajo se reescribe lo que conserva la empresa y lo que tendría que enseñar si el trabajador dice que no la recibió.
En mano, con firma
Prueba del pago
El recibo firmado: la firma «dará fe de la percepción» de las cantidades, sin que suponga conformidad con ellas.Orden de 1994, art. 2.1
Prueba de la entrega
La misma firma, que el trabajador pone al recibir el duplicado.Orden de 1994, art. 2.1
Si dice «no la recibí», enseñas
El duplicado con su firma. Sin él no hay una forma sencilla de probar ni el pago ni la entrega.
Plazo
De cuatro a seis años, igual en las tres posiciones: cambiar la forma de entrega no cambia el plazo.LISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3 · CCom, art. 30.1
Por correo electrónico
Prueba del pago
El comprobante de la transferencia, que sustituye a la firma.Orden de 1994, art. 2.2
Prueba de la entrega
El correo enviado con el PDF y su fecha. Ninguna norma regula el correo: vale como cualquier otra prueba.Estatuto, art. 29.1
Si dice «no la recibí», enseñas
El correo enviado y el comprobante del banco. Y ojo: mandar la nómina por correo es enviar datos personales, a la dirección correcta y con el fichero protegido.
Plazo
De cuatro a seis años, igual en las tres posiciones: cambiar la forma de entrega no cambia el plazo.LISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3 · CCom, art. 30.1
En un portal con acuse de lectura
Prueba del pago
El comprobante de la transferencia, igual que por correo.Orden de 1994, art. 2.2
Prueba de la entrega
El registro del portal: cuándo se puso la nómina a disposición y cuándo la descargó el trabajador.LISOS, art. 21.1 («registros o soportes informáticos»)
Si dice «no la recibí», enseñas
El registro de lectura o de descarga, junto al comprobante del banco. Si el portal no guarda ese registro, la entrega es difícil de probar.
Plazo
De cuatro a seis años, igual en las tres posiciones: cambiar la forma de entrega no cambia el plazo.LISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3 · CCom, art. 30.1
Lo que dice la Orden de 1994 sobre la firma, en tres casos. Si pagas en efectivo y envías por correo, necesitas las dos cosas: el recibo firmado y el correo. Referencia orientativa: no sustituye a tu graduado social.
Darla en mano tiene su riesgo: la nómina olvidada en la bandeja, que contamos en documentos olvidados en la impresora. Lo evitan la impresión confidencial y la autenticación con tarjeta. Si el portal pide firmar el acuse, mira las firmas electrónicas.
Qué guarda Recibo de salarios y prueba de entrega
Firma Solo con pago en efectivo o cheque
NormaOrden de 1994, art. 2 · Estatuto, art. 29.1 · LISOS, art. 6.2
¿Y si hay que demostrar que se pagó?
Hace falta la copia que prueba el pago, no todas las que existen. Con transferencia, el recibo y el justificante del banco; en efectivo, el recibo firmado. Y el documento de cotización no lo sustituye ninguna otra copia.
Una misma nómina acaba guardada cinco veces: archivo, programa, correo, Seguridad Social y contabilidad. Conservar no es guardarlas todas, sino saber qué copia prueba el pago y cuál solo ocupa sitio.
La nómina y sus cinco copias
La nómina de marzo de 2024 existe en cinco sitios a la vez. Quita copias y mira qué deja de poder demostrar la empresa y con cuál de las que quedan bastaría.
-
Recibo firmado en el archivoPor transferencia: Prueba el importe y que el trabajador recibió el duplicado. El pago lo prueba el banco. En efectivo: Prueba el pago, el importe, la fecha y la entrega. Es el recibo que la ley pide guardar. Orden de 1994, art. 2
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PDF del programa de nóminasPor transferencia: Prueba el importe y los conceptos. Es el recibo que hay que conservar cuando no se recoge la firma. En efectivo: Prueba el importe y los conceptos; el recibo que cuenta es el firmado. Orden de 1994, art. 2.2 · LISOS, art. 21.1
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Correo con el que se envióPrueba la entrega y su fecha, no el pago. Estatuto, art. 29.1
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Documento de cotizaciónPrueba que se cotizó a la Seguridad Social por esa base, no que se pagó el salario. Hay que conservarlo. LISOS, art. 21.1 · Orden de 1994, art. 3
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Por transferencia: Apunte contable con el justificante de la transferencia En efectivo: Apunte contable del pago en cajaPor transferencia: Prueba el pago, la fecha y el importe, porque el comprobante del banco sustituye a la firma. Y es el justificante del gasto. En efectivo: Prueba que la empresa apuntó el gasto, no que el trabajador cobró. Orden de 1994, art. 2.2 · Código de Comercio, art. 30.1
Lo que la empresa puede demostrar
- Que pagó Lo pruebacon el apunte con el justificante
- Cuánto pagó Lo pruebacon el recibo firmado, el PDF y el apunte con el justificante
- Cuándo pagó Lo pruebacon el apunte con el justificante
- Que el trabajador la recibió Lo pruebacon el recibo firmado y el correo
- Que cotizó por ella Lo pruebacon el documento de cotización
Con lo que queda, bastaría con: el PDF, el apunte con el justificante, el documento de cotización y el correo.
Con transferencia, la norma pide el recibo, el justificante del pago y la cotización. El correo añade la prueba de la entrega.
Nómina de marzo de 2024 de una empresa sin inspecciones abiertas: por la LISOS se guarda hasta 2028, por la Orden de 1994 hasta 2029 y por el Código de Comercio hasta el 31-12-2030. Referencia orientativa: qué guardar lo decides con tu asesor. Todo se resuelve en tu navegador y no se envía nada.
Escanear las nóminas y el expediente a una carpeta por trabajador
Te decimos qué puede hacer hoy tu multifunción y qué haría falta para que cada nómina y cada contrato caigan en la carpeta de su trabajador. Sin prometer digitalización certificada: el plazo lo sigue marcando la norma.
Inforcopy es distribuidor de Sharp y de Epson; el criterio de esta recomendación es el volumen de papel de tu archivo, no la marca.
Qué guarda La copia que prueba cada cosa
Obligatorias Recibo, justificante del pago y cotización
NormaOrden de 1994, arts. 2 y 3 · LISOS, art. 21.1 · Código de Comercio, art. 30.1
Documentación laboral y datos personales: cuando guardar de más es el problema
Pasado el plazo, conservar no es prudencia. El RGPD pide no guardar datos más tiempo del necesario, y la ley española de protección de datos deja lo suprimido bloqueado solo mientras prescriben las responsabilidades.
Pasa con el expediente del extrabajador cuando vencen sus relojes y con los currículos de candidatos no seleccionados, que ninguna norma obliga a conservar. Guardarlos «por si acaso» es lo que prohíbe el Reglamento General de Protección de Datos.
El informe del reconocimiento médico tampoco va al expediente: la Ley de prevención lo reserva al personal sanitario, y la empresa solo recibe si el trabajador es apto.
Qué guarda Nada que no tenga plazo legal
Hasta El fin de la finalidad, más el bloqueo
NormaRGPD, art. 5.1.e · LOPDGDD, art. 32 · Ley 31/1995, art. 22.4
¿En papel o escaneado? El plazo de los contratos de trabajo es el mismo
El soporte no cambia ningún plazo: la LISOS admite «registros o soportes informáticos». Lo que cambia es cuánto tardas en encontrar un papel el día que te lo piden.
Puede que no necesites nada nuevo: si la plantilla es pequeña, una carpeta por trabajador con la fecha de salida en el lomo resuelve el archivo. El escaneo compensa cuando llevas los expedientes de muchos, como una gestoría.
Y escanear no es ordenar: sin un nombre y una carpeta fijos por trabajador, el PDF se pierde igual que el papel, y lo escaneado necesita copia y mantenimiento informático.
Para escanear el archivo de personal
- Escanear treinta contratos sin subirlos uno a unoEl lote entero de una vez, separado por documento
- OCR a pie de impresoraQue el PDF salga con texto buscable por nombre o DNI
- Cómo digitalizar documentosEl flujo completo, del cristal a la carpeta
- Escaneo inteligentePlantillas de nombre y destino en la multifunción
- Escáneres de alta velocidad para despachosCuando el volumen supera al alimentador de la multifunción
- Transformación documentalPor qué digitalizar no es solo escanear papeles
- Gestión documental automatizadaClasificar lo escaneado sin hacerlo a mano
Qué guarda Lo mismo, en otro soporte
Hasta El mismo plazo que el papel
NormaLISOS, art. 21.1 («registros o soportes informáticos»)
Lo que haríamos nosotros con los contratos de trabajo y las nóminas
Lo que haríamos nosotros
Una carpeta por trabajador con la fecha de salida en el lomo. El contrato, mientras dure y cuatro años; las nóminas, seis, con la contabilidad; el registro de jornada, fuera a los cuatro.
Si hay pleito o accidente, la carpeta se aparta entera y no se toca hasta que lo diga el asesor. Y un original firmado no lo destruiríamos sin preguntarle antes.
Con lo que no estamos de acuerdo
Con los «cuatro años del contrato según la LISOS»: el artículo citado habla de afiliación, cotización y recibos, no del contrato. La cifra es razonable; la atribución, no.
Y con el «guárdalo todo diez años por si acaso»: choca con el RGPD y con el espacio que tiene una oficina.
Lo que no sabemos
Cuánto guardar cuando hay pleito: depende de cuándo sea firme la sentencia, y eso no lo fija ninguna tabla. Tampoco qué valor dará un juez al correo con la nómina, que ninguna norma regula.
Preguntas frecuentes sobre cuánto tiempo hay que guardar los contratos de trabajo
Las nóminas, sí: cuatro años por la LISOS (art. 21.1), cinco por la Orden de 27 de diciembre de 1994 (art. 3) y seis como justificante contable (Código de Comercio, art. 30.1). El contrato de trabajo no tiene un plazo legal propio; la referencia prudente es guardarlo mientras dure la relación y cuatro años más. Pasados esos plazos no hay obligación de conservarlos, y los datos personales que ya no hacen falta deben suprimirse.
Solo mientras dura el plazo más largo que les afecta, que suele ser el contable: seis años desde el cierre del ejercicio en que se pagaron. Una nómina de un ejercicio cerrado hace más de seis años ya no hay que conservarla, salvo que esté en un pleito, en una inspección abierta o en un accidente de trabajo pendiente de resolver.
Ninguno de la documentación laboral de una empresa. La cifra de veinte años que circula es el plazo de prescripción de la acción hipotecaria (Código Civil, art. 1964.1), que no tiene que ver con contratos de trabajo ni con nóminas. Hay plazos muy largos para riesgos concretos, como la exposición a agentes cancerígenos, pero tienen su propio reglamento.
No conservar durante cuatro años los recibos de salarios y los documentos de cotización es una infracción leve (LISOS, art. 21.1). Las leves se sancionan con multas de 70 a 150 euros en su grado mínimo, de 151 a 370 en el medio y de 371 a 750 en el máximo (LISOS, art. 40.1.a).
El trabajador tiene un año desde el fin de la relación para reclamar lo que se le deba (Estatuto de los Trabajadores, art. 59). Pero el finiquito firmado es también el justificante de un pago, así que la referencia práctica son los seis años del Código de Comercio (art. 30.1).
Ninguna norma obliga a conservarlo. El RGPD pide no guardar datos personales más tiempo del necesario para su finalidad (art. 5.1.e), así que, cerrado el proceso, lo correcto es suprimirlo, salvo que el candidato haya aceptado seguir en la base de datos para otros procesos. Lo que se suprime queda bloqueado solo mientras pueden exigirse responsabilidades (LOPDGDD, art. 32).
Ninguna de las normas que citamos le obliga: los plazos de este artículo son de la empresa. Al trabajador le conviene guardarlas para reclamar cantidades o comprobar su vida laboral, pero cuánto tiempo depende de lo que quiera poder demostrar, y eso se lo puede orientar un graduado social.
¿El archivo de personal de tus clientes ocupa un armario entero? Te decimos qué puede escanear tu multifunción a una carpeta por trabajador y qué haría falta.
Miramos el volumen que mueves, el equipo que tienes y cómo nombras los ficheros. Sin compromiso, en venta o en renting, y sin cambiar de máquina si la tuya llega.
Despachos que llevan el archivo de personal de otros
Escrito por el equipo de Inforcopy (INFORCOPY SISTEMAS, S.L.) y publicado el 14 de octubre de 2026. Desde 1995 instalamos y mantenemos fotocopiadoras e impresoras multifunción en Madrid, Toledo, Ciudad Real y Cuenca, muchas de ellas en gestorías y asesorías. Normativa comprobada en el BOE el 25 de septiembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu graduado social o de tu abogado laboralista.
