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 Gestión documental: claves para una oficina eficiente

Inforcopy nacimos como empresa hace ya más de 25 años con un objetivo en mente: convertirnos en el aliado tecnológico de las empresas e instituciones, ofreciendo soluciones tecnológicas especializadas y adaptadas a sus necesidades. Algo en lo que seguimos trabajando en la actualidad. Y es que, en la era digital, la gestión documental sigue siendo un aspecto fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa. Optimizar los procesos de creación, almacenamiento y acceso a la información es clave para mejorar la productividad, la eficiencia y la seguridad de los datos.

Nosotros nos hemos especializado en ofrecerte soluciones de impresión y gestión documental como fotocopiadoras y equipos de impresoras multifunción. Porque sabemos que una oficina eficiente comienza con una buena gestión documental. Por ello, queremos compartir contigo algunas claves para que puedas optimizar tus procesos y sacar el máximo partido a tu información.

Digitalización: el primer paso hacia la eficiencia

Hoy en día no tenemos dudas de que el primer paso para una gestión documental eficiente es la digitalización de tus documentos. Se trata de un proceso que aportará muchas ventajas al funcionamiento de tu empresa, podemos mencionar que te permitirá:

  • Reducir el espacio físico necesario para el almacenamiento de documentos.
  • Mejorar el acceso a la información, ya que podrás localizar cualquier documento de forma rápida y sencilla.
  • Aumentar la seguridad de tus datos, puesto que estarán protegidos en un entorno digital.
  • Facilitar la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa.

Organización y clasificación: la clave para encontrar lo que necesitas

Una vez digitalizados tus documentos, es importante organizarlos y clasificarlos de forma adecuada. De esta manera, cualquier miembro de tu equipo que lo necesite podrá:

  • Encontrar cualquier documento de forma rápida y sencilla.
  • Evitar la pérdida de información importante.
  • Cumplir con las normativas legales vigentes en materia de conservación de documentos.

Además, no podemos perder de vista que la información es un activo valioso para cualquier empresa. Pero también es muy golosa para los delincuentes informáticos o hackers. En este sentido, es fundamental tomar las medidas apropiadas para protegerla de accesos no autorizados y evitar que caiga en las manos equivocadas. Para ello, es necesario establecer un control de acceso y las medidas de  seguridad adecuadas, desde antivirus y firewalls hasta el cifrado de datos para poder proteger los documentos.

Automatización de procesos: ahorrando tiempo y esfuerzo

La automatización de procesos puede ayudarte a ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión documental. De hecho, se ha convertido en una herramienta fundamental para optimizar la eficiencia y productividad. Mediante la implementación de soluciones tecnológicas, las organizaciones pueden automatizar tareas repetitivas y manuales, liberando tiempo y recursos valiosos para enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor.

Existen diferentes herramientas que facilitan este proceso como:

  • Software de gestión documental (DMS): Los sistemas DMS permiten almacenar, organizar, recuperar y compartir documentos de forma digital. Algunos DMS incluyen funcionalidades de automatización para tareas como la creación de documentos, la aprobación de flujos de trabajo y la gestión de permisos.
  • Software de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR): El OCR permite convertir documentos físicos en formato digital y editable. Esto facilita la automatización de tareas como la extracción de datos y la indexación de documentos.
  • Software de firma electrónica: La firma electrónica permite firmar documentos digitales de forma segura y legal. Esto facilita la automatización de flujos de trabajo que requieren la aprobación de múltiples personas.
  • Herramientas de workflow: Las herramientas de workflow permiten automatizar flujos de trabajo complejos que involucran múltiples tareas y participantes.

Además, debes tener en cuenta que en la era digital, no es necesario imprimir todos los documentos. La impresión bajo demanda te permite imprimir solo los documentos que realmente necesitas, lo que te ayuda a:

  • Reducir el consumo de papel, lo que es beneficioso para el medio ambiente.
  • Ahorrar costes en impresión.
  • Evitar la acumulación de documentos impresos en la oficina.

En Inforcopy, te ofrecemos soluciones de impresión bajo demanda que te ayudarán a optimizar el uso del papel. Contamos con fotocopiadoras  multifuncionales de última generación que te permiten imprimir, copiar, escanear y enviar faxes de forma eficiente.

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